Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuoja

Työterveyslaitos ylläpitää asiakas- ja markkinointirekisteriä, joka sisältää Työterveyslaitoksen asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöt, Työterveyslaitokseen yhteydessä olleet henkilöt, uutiskirjeiden tilaajat sekä markkinointiluvan antaneet. Työterveyslaitos harjoittaa myös alaansa liittyvää tiedotustoimintaa eri kohderyhmille.

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa

Käsittelemme henkilötietoa seuraavia tarkoituksia varten:

  • Asiakassuhteen hoito ja asiakkuudenhallinta
  • Markkinointiviestintä ja suoramarkkinointi

    • Asiakassuhteen ylläpitämiseksi voimme lähettää asiakasviestintää niistä asioista, jotka liittyvät kiinteästi ostettuihin palveluihin tai koulutuksiin. 

    • Voimme lähettää sähköistä suoramarkkinointia, mikäli siihen on annettu lupa (markkinointilupa). Markkinointiluvan voi peruuttaa milloin tahansa sähköpostista löytyvän linkin avulla.

    • Voimme soittaa tai lähettää kirjeitse suoramarkkinointia ilman erillistä lupaa. Jos et halua, että olemme sinuun postitse tai puhelimitse yhteydessä, otathan meihin yhteyttä.

    • Lähetämme sähköisiä uutiskirjeitä, joiden tilaajaksi voi liittyä kiinnostuksen mukaan. Näiden tilauksen voi peruuttaa uutiskirjeestä löytyvän linkin avulla. 

    • Voimme kohdentaa mainontaa myös sosiaalisen median kanavissa perustuen henkilötietoihin. Mikäli sähköiseen suoramarkkinointiin on annettu lupa, niin henkilötietoja voidaan siirtää sosiaalisen median yrityksille, kuten Meta ja LinkedIn. Sähköisen suoramarkkinointiluvan voi perua milloin tahansa sähköpostista löytyvän linkin avulla.

  • Myynti
  • Mielipide- tai markkinatutkimus tai muu osoitteellinen lähetys
  • Asiakkaiden segmentointi
  • Myynti- ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentaminen verkossa
  • Henkilökohtaisen kohdennetun sisällön tuottaminen verkossa
  • Tilastointitarkoitukset
  • Tiedotustoiminta

Oikeusperusteet henkilötiedon käsittelylle ovat

  • Suostumus (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 a) silloin, kun annat suostumuksesi käsitellä henkilötietoa, esimerkiksi tilaat uutiskirjeen tai annat suoramarkkinointiluvan.
  • Sopimus (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 b) silloin, kun olet Työterveyslaitoksen asiakkaana, esimerkiksi ostat tuotteen tai palvelun.
  • Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 c) silloin, kun kyse on Työterveyslaitoksen lakisääteisten velvoitteiden hoitamisesta, esimerkiksi kirjanpitolain velvoitteiden täyttämisestä.
  • Yleinen etu (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 e) silloin, kun Työterveyslaitos harjoittaa alaansa liittyvää tiedotustoimintaa.
  • Oikeutettu etu (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 f) silloin, kun käsittelemme henkilötietoa esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseksi, tilastointitarkoituksiin ja joissain tapauksissa suoramarkkinointiin. Oikeutettu etu muodostuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisestä asiakassuhteesta. 

Mitä henkilötietoa käsittelemme

Tyypillisiä käsiteltäviä henkilötietoja ovat

  • Yhteystiedot: asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden nimi, kieli, puhelinnumero, sähköposti, osoitetiedot, ammatti/arvo, yritystiedot, asema yrityksessä, henkilön antamat kiinnostustiedot
  • Asiakassuhteen tiedot: asiakasorganisaation nimi, toimitusosoite, laskutusosoite, y-tunnus, asiakasryhmä, toimiala, alv-ryhmä, maksuehto, asiakasluokitus, yrityksen kieli, valuutta, myyntialue, ulkomaisen asiakkaan alv-tunniste, puhelin, www-osoite, verkkokaupan käyttäjätunnus, käynnit ja tapaamiset
  • Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot: tiedot tuotteiden tai palveluiden ostoista, annetut tarjoukset sekä tehdyt sopimukset, tiedot toimituksista ja maksutavoista, tiedot koulutuksista, joihin henkilö on osallistunut
  • Henkilön antamat suostumukset ja kiellot: suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä tiedot uutiskirjeiden tilauksista
  • Käyttäytymistiedot: henkilön käyttäytymistiedot verkkopalveluissamme, tiedot kohdennettujen toimenpiteiden toteuttamisesta ja tuloksista, sähköpostiviestien avaamisesta ja sähköpostiviestien linkkien klikkaamisesta kertyvät seurantatiedot, muut yhteydenottamisen tai kohdentamisen kannalta tarpeelliset tiedot
  • Chat-keskustelut: näiden sisältö, määrä, ajankohta ja kesto. Keskusteluja tallennetaan palvelun kehittämiseksi ja tilastointitarkoituksiin. Chat sisältää yhteydenottolomakkeen, johon voit halutessasi jättää yhteystietosi
  • Tekniset tunnistetiedot: IP-osoite, käytettävä selain, käyttöjärjestelmä, laitemalli, evästeet ja muut tunnisteet

Mistä saamme henkilötiedot

Tietoja kerätään sekä nykyisiltä että potentiaalisilta asiakkailta itseltään. Tietojen keruu tapahtuu tilauksen, tarjouspyynnön, sopimuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä. Tietoja kerätään myös erilaisissa tilaisuuksissa ja tapahtumissa, uutiskirjeen tilauksen, verkko-ostosten ja koulutuksien ilmoittautumisen yhteydessä sekä erilaisiin palveluihin, markkinointikampanjoihin ja kilpailuihin rekisteröitymisen tai ilmoittautumisen yhteydessä.

Tietoja voidaan kerätä ja päivittää Työterveyslaitoksen tietojärjestelmistä, kun henkilö rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita, sekä Työterveyslaitoksen asiakasrekisteristä ja rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Henkilötietoja voidaan kerätä julkisista lähteistä tai henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Henkilötietoja voidaan kerätä evästeiden avulla.

Mihin luovutamme henkilötietoja

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.     

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Työterveyslaitoksen ulkopuolelle tai yhteistyökumppaneiden käyttöön.

Voimme luovuttaa henkilötietoja perintään liittyvissä asioissa perintätoimistoille.

Analytiikka- ja konsultaatiopalveluita tarjoavat yritykset voivat saada väliaikaiset käyttäjätunnukset tietojärjestelmiin, joissa käsitellään henkilötietoja.

Voimme luovuttaa henkilötietoja tieteellistä tutkimusta tekeville tahoille lain sallimilla tavoilla.   

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa lain sallimilla tavoilla.

Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena voivat olla jotkin IT-palveluntarjoajat, jolloin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen sallimilla tavoilla.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Säilytämme henkilötietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan tai niin pitkään kuin säilyttäminen on tarpeen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden toteuttamiseksi. Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme tee automaattista päätöksentekoa asiakas- ja markkinointirekisterin tietojen perusteella. Kohdennetussa markkinointiviestinnässä teemme profilointia henkilön verkkokäyttäytymisen perusteella.

Mitä tietojen antaminen merkitsee

Henkilötietojen kerääminen voi olla välttämätöntä, jotta asiakassuhde Työterveyslaitokseen voidaan perustaa.

Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle. Saat vastauksen pyyntöösi. Työterveyslaitos voi kieltäytyä toteuttamasta henkilötietopyyntöä tai rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista lain sallimissa tilanteissa.

Voit milloin tahansa hallinnoida mahdollisesti antamaasi markkinointilupaa sekä tilaamiasi uutiskirjeitä sähköpostin yhteydessä. Jokaisen sähköpostin lopussa on linkki, josta pääset hallinnoimaan näitä tietoja.

Suoramarkkinointikiellon voit myös asettaa olemalla suoraan yhteydessä osoitteeseen viestinta(at)ttl.fi

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1

Työterveyslaitos

Asiakas- ja markkinointirekisteri, suoramarkkinointikiellot: viestinta(at)ttl.fi

Tietosuojavastaavan puhelinnumero 030 474 2429 ja sähköposti: tsv(at)ttl.fi

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinulla pitää olla toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työterveyslaitoksen kanssa.

Tietoturvallinen sähköpostiviesti Työterveyslaitokselle

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojan valvontaviranomaisena toimii Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot