Tietosuojailmoitus: Psychosocial factors and health: the Finnish public sector study / Kunta- ja hyvinvointialan henkilöstön seurantatutkimus (lyhenne: FPS-tutkimus)

FPS-tutkimuksen tietosuojaseloste

REKISTERIN NIMI: Psychosocial factors and health: the Finnish public sector study / Kunta- ja hyvinvointialan henkilöstön seurantatutkimus, FPS

Rekisterinpitäjä

Työterveyslaitos

Rekisterin kuvaus

Työterveyslaitoksen Kunta- ja hyvinvointialan henkilöstön seurantatutkimuksessa (FPS) tutkitaan kunta- ja hyvinvointialojen työntekijöiden työtä, työyhteisöjä ja johtamista sekä niiden yhteyttä terveyteen ja työkykyyn. Tutkimukseen kuuluu kaksi rinnakkaista tutkimushaaraa: Kunta10-tutkimus ja Hyvinvointialueiden työhyvinvointi (ent. Henkilöstön hyvinvointi) -tutkimus. Kunta10-tutkimuksen kohteena ovat 11 kunnan (Helsinki, Espoo, Vantaa, Turku, Tampere, Oulu, Raisio, Nokia, Naantali, Virrat ja Valkeakoski) henkilöstö. Vuonna 2024 tietoa kerätään myös Uudenmaan TE-toimiston Helsingin kuntakokeilun työntekijöiltä.

Sote-työntekijöitä on seurattu Henkilöstön hyvinvointitutkimuksessa (aiemmin myös nimellä Sairaalahenkilöstön hyvinvointitutkimus), jossa vuosien 1998–2021 aikana on ollut mukana 3–5 sairaanhoitopiiriä (Varsinais-Suomi, Pirkanmaa, Kanta-Häme, Vaasa, Pohjois-Pohjanmaa) sekä Jorvin sairaala, Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän ja Pietarsaaren sosiaali- ja terveysviraston koko henkilöstö. Vuodesta 2023 lähtien Hyvinvointialueiden työhyvinvointitutkimuksessa seurataan Pirkanmaan, Kanta-Hämeen, Pohjanmaan, Länsi-Uusimaan ja Vantaa-Keravan hyvinvointialueiden henkilöstöä.

Kuntasektorin henkilöstön seurantatutkimus kestää vuoteen 2030 saakka, jolloin arvioidaan jatkotutkimuksen tarve.

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehdä tieteellistä seurantatutkimusta työolojen yhteydestä henkilöstön terveyteen ja hyvinvointiin sekä yhteyksiä sekoittavien tekijöiden merkityksestä. Henkilötietoja tarvitaan kyselyn tekemiseen ja vastausten yhdistämiseen rekisteritietoihin. Työhön liittyviä tekijöitä, terveyttä ja sekoittavia tekijöitä seurataan kyselyin sekä rekisteritietojen avulla taannehtivasti 1980–1996 ja etenevästi 1997–2030.

Mitä henkilötietoa käsittelemme

YKSILÖINTITIEDOT: nimi, osoite ja henkilötunnus.

TAUSTATIEDOT: Rekisteripohjaiset: ammattinimike, koulutus, työpaikka, työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, vakanssin laji, työsuhteen keskeytysten alku- ja loppupäivämäärä ja syykoodi, palkanmaksuun liittyvät poissaolotiedot, koulutustieto, äidinkieli, ulkomaille muuttopäivä, eläketiedot ja muut eläkkeiden kertymiseen liittyvät tiedot. Kyselypohjaiset: siviilisääty, lasten lukumäärä ja ikä.

ALTISTUMISTIEDOT: Rekisteripohjaiset: työhistoriatieto, työyksikön piirteet ja kehittämistoimenpiteet, työaikaa koskevat tiedot (Titania), asuinympäristön piirteet. Kyselypohjaiset: työhön liittyvät psykososiaaliset tekijät (työ, työyhteisö, johtaminen, työssä jatkaminen), muut työhön liittyvät tekijät. yksilölliset tekijät, elintavat.

ELINOLOTIEDOT: Rekisteripohjaiset: asuinpaikkatiedot. Kyselypohjaiset: elämäntapahtumat, omaishoitajuus, naapuruston ominaisuudet.

SAIRAUS- JA TERVEYSTIEDOT: Rekisteripohjaiset: avo- ja sairaalahoitojaksot palveluntuottaja-, diagnoosi-, toimenpide-, jatkohoito- ja riskipistekoodeineen ja aikamääreineen, pahanlaatuiset kasvaimet, korvatut reseptilääkeostot, erityiskorvausoikeudet, myönnetty kuntoutus, >9 päivän sairauspoissaolot diagnoosikoodeineen, kaikki sairauspoissaolot ilman diagnoosikoodia, työtapaturmat ja ammattitaudit, työkyvyttömyyseläkkeet diagnoosikoodeineen, kuolemansyyt. Kyselypohjaiset: oireet, koettu terveys, koettu työkyky, koettu hyvinvointi, diagnosoidut sairaudet, unen pituus, unihäiriöt, eläkeasenteet.

Mistä saamme henkilötiedot

TYÖNANTAJIEN HENKILÖREKISTERIT. Tutkimusaineisto muodostuu työnantajien rekisterien perusteella tutkittavissa organisaatioissa työsuhteessa vuosien 1990–2023 välillä olleista henkilöistä. Tiedot työsuhteista, niiden keskeytyksistä ja palkanmaksuperusteista sekä työajoista sisältäen työnantajan Titania © (CGI) vuoro- ja päivystyssuunnitteluohjelmistojen sisältämät tiedot on saatu työnantajien luvilla. Tiedot on päivitetty vuoteen 2017–2019 tutkimusorganisaatiosta riippuen.

KYSELYT. Kyselytutkimuksien kohteina ovat kyselyvuosina työssä tutkimusorganisaatioissa olevat. lisäksi kyselyjä on lähetetty tutkimusorganisaatioiden palveluksesta poistuneille. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Jokaisessa kyselyssä tutkittaville on informoitu, mistä muista tietolähteistä kerätään tietoa ja mitä tietoa kerätään. Samoin on informoitu siitä, että kyseessä on seurantatutkimus. Kyselyjä on tehty 1997/98, 2000–02, 2004/05, 2006, 2008/09, 2010, 2011/12, 2013/14, 2015/2016, 2017/2018, 2019/2020 ja 2021/2022. Hyvinvointialueiden työhyvinvointitutkimuskysely toteutettiin 2023 ja seuraava Kunta10-tutkimus toteutetaan 2024. Kyselytutkimuksia jatketaan vuorovuosina ainakin vuoteen 2030.

MUUT REKISTERIT. Vuodesta 2020 lähtien kyselytietojen yhdistämiseen rekisteritietoihin on kysytty suostumus kyselyn yhteydessä. Tutkimusaineiston seurannassa käytetyt rekisterit (rekisterinpitäjien luvilla tai viranomaisluvilla):

Digi- ja väestötietovirasto (ent. Väestörekisterikeskus): Asuinpaikka- ja rakennustunnustiedot (1980-2023), ulkomaille muuttopäivä ja äidinkieli.

KELAn rekisterit: Tietoja lääkekäytöstä (vuodesta 1994), erityiskorvausoikeuksista (vuodesta 1964), Kelan eläke-etuuksista (vuodesta 1997) sairauspoissaoloista ja niiden diagnooseista (vuodesta 1988) sekä kuntoutuksesta (vuodesta 2013) vuoden 2023 loppuun.

ETK:n (ml. yksityisten ja julkisten eläkelaitosten) ja Kevan rekisterit: Työeläketiedot ja niihin liittyvät työeläkevakuutetun työskentelyä koskevat tiedot vuodesta 1962 tai siitä saakka kun ovat sähköisessä muodossa saatavilla) vuoden 2023 loppuun.

Kevan rekisterit. Laskennallinen eläkeikä 2005–2020.

THL:n rekisterit. Sairaalahoitojaksot (ml. palveluntuottaja-, hoitojono-, jatkohoito-, hoidon tarve-, omaishoito-, diagnoosi- ja toimenpide- ja lääkityskoodit) 1980/1994-2023 (hoitoilmoitusrekisteri) sekä pahanlaatuiset kasvaimet 1952-2022 (syöpärekisteri).

Tapaturmavakuutuslaitosten liiton rekisterit: Työtapaturma, ammattitauti 1994–2023.

Tilastokeskuksen rekisterit: Koulutus, ammattitieto ja kuolleisuustiedot 1990–2022, ruututietokanta 2000–2020.

Henkilötietojen käsittelyyn käytettävät resurssit

Tiedot ovat salassa pidettäviä. Manuaalinen kyselyaineisto tuhotaan, kun se on siirretty sähköiseen muotoon. Sähköisesti tallennettu suoria henkilötietoja sisältävä Työterveyslaitoksen hallussa oleva aineisto säilytetään tietoturvallisessa IT-palvelussa, jolle on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.

Kaikki aineisto (sisältäen toisiolain piiriin kuuluvat rekisteriaineistot) säilytetään myös sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaisen (Findatan) tietoturvallisessa Kapseli-etäkäyttöjärjestelmässä.

Suorien tunnistetietojen käsittely: tunnistetiedot tarvitaan tutkimusaineistojen yhdistämiseksi. Lisäksi seurantatutkimuksessa uutta aineistoa kerätään tutkimuksen kuluessa. Tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin vaan tilastollinen käsittely tehdään pseudonymisoidulla aineistolla. Kapseli-etäkäyttöjärjestelmässä pseudonymisoinnin suorittaa Findata.

Tutkimuksen suorittajat

Työterveyslaitoksen erityisasiantuntijoilla (tilastotiede) Ville Aalto, FM, Kaisa Reuna, MSc, Aki Koskinen, FM, Kia Gluschkoff, PsT, Jaakko Airaksinen, PsT, Olli Kurkela, DI, Pyry Silomaa, FM ja Laura Koskela, FT on oikeus käsitellä Työterveyslaitoksen hallinnoimia kysely- ja rekisteriaineistoa ja rekisterissä olevia henkilötietoja. Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija (tilastotiede) Maria Hirvosella on oikeus käsitellä kyselyaineistoa sekä Titania© (CGI) rekisterin sisältämää henkilötunnisteista aineistoa. Työterveyslaitoksella työsuhteessa olevilla tutkijoilla ja Työterveyslaitoksen vierailevilla tutkijoilla on oikeus käsitellä aineistoja tutkimustyössään pseudonymisoidussa muodossa, jolloin suorat henkilötunnisteet on poistettu.

Kapseli-etäkäyttöjärjestelmässä olevaa pseudonymisoitua aineistoa on oikeus käsitellä niillä henkilöillä, joille Findata on käsittelyoikeuden luvassaan myöntänyt.

Anonymisoitua kyselyaineistoa voivat käsitellä myös yliopistojen ja muiden tutkimuslaitosten tutkijat sovitusti tutkimusyhteistyössä. Tämä edellyttää aineistopyyntöä ja sen pohjalta tehtävää aineistonluovutussopimusta. Kuntasektorin henkilöstön seurantatutkimuksen osalta aineistopyyntöjä Työterveyslaitoksella hallinnoi tutkimuksen vastuullinen johtaja Jenni Ervasti ja ne hyväksytään Työterveyslaitoksen Vastuunjako ja valtuudet -ohjeen mukaisesti.

Mihin luovutamme henkilötietoja

Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen, Findata, myöntää luvat sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön ja koostaa ja esikäsittelee yhdistettävät aineistot. Luovutamme hallussamme olevia henkilötietoja Findatalle tätä tarkoitusta varten.

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.

Anonymisoituja kyselytietoja voidaan tutkimusyhteistyössä luovuttaa yhteistyösopimusten puitteissa seuraaville tahoille: Helsingin, Turun, Tampereen, Oulun ja Itä-Suomen Yliopistot, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Keva, Kela, Tukholman yliopisto Ruotsi, Kööpenhaminan yliopisto Tanska, The National Research Centre for the Working Environment Tanska, Jönkopingin yliopisto Ruotsi, University College London Iso-Britannia, London School of Hygiene and Tropical Medicine Iso-Britannia, INSERM Ranska.

Rekisteriaineistoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena voivat olla jotkin IT-palveluntarjoajat, jolloin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen sallimilla tavoilla.

Kyselyjen osa-aineistoja voidaan luovuttaa yliopistoihin tai tieteellisiin tutkimuslaitoksiin rajattuja yhteistutkimuksia varten, jos (1) tutkimusaineisto anonymisoidaan, (2) aineisto lähetetään käyttäen turvapostia tai kansainvälistä kuriiripostia (esim. FEDEX) ja (3) luovutettua aineistoa ei ole mahdollisista palauttaa tunnisteelliseksi. Yhteistutkimuksissa käytettävästä aineistosta henkilötunnistetiedot on täysin poistettu.

Jokaisesta luovutuksesta tehdään sopimus, jossa myös varmistetaan tietosuojakysymykset kuten se, että vastaanottajaorganisaatiolla on lupa ottaa vastaan tiedot ja sovitaan kuka hävittää luovutetut tiedot vastaanottajaorganisaatiossa. Kaikki kotimaiset ja ulkomaiset luovutukset kirjataan.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Tutkimus jatkuu ainakin vuoteen 2030. Tutkimuksen päätyttyä Työterveyslaitoksen hallussa oleva tutkimusaineisto arkistoidaan tunnistetiedoin. Työterveyslaitoksen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti Työterveyslaitoksen hallinnoima tutkimusaineisto arkistoidaan pysyvästi Työterveyslaitokselle tai Kansallisarkistoon. Findatan hallinnoiman, toisiolain alaisen rekisteriaineiston osalta tutkimusaineisto hävitetään tutkimuksen päätyttyä.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Mitä tietojen antaminen merkitsee

Tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle. Saat vastauksen pyyntöösi. Työterveyslaitos voi kieltäytyä toteuttamasta henkilötietopyyntöä tai rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista lain sallimissa tilanteissa.

Oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkistaa tiedot

Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkistaa henkilötiedot. Tarkastusoikeus on lähtökohtaisesti henkilökohtainen. Tiedot voidaan antaa vain henkilölle itselleen tai hänen lailliselle edustajalleen.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Sinulla ei ole oikeutta vaatia henkilötietojesi poistamista, sillä niitä koskee lakisääteinen arkistointivelvollisuus (3-kohdan b-alakohta; Kansallisarkiston seulontapäätös).

Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

Sinulla on oikeus luovuttaa Työterveyslaitokselta saamasi itseäsi koskevat tiedot itse eteenpäin kolmannelle osapuolelle.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa kuvatuissa tilanteissa.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa itseäsi koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin tietoja ei enää käytetä tutkimukseen vaan ne siirretään arkistoitavaksi.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Työterveyslaitos ei tee rekisterin perusteella automaattista päätöksentekoa.

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi tutkimukseen tai antamasi lupa kysely- ja rekisteritietojen yhdistämiseen.

Oikeus saada tietoa tietoturvaloukkauksesta

Sinulla on oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta, jos loukkauksesta aiheutuu korkea riski yksityisyyden suojalle. Käsittelemme mahdolliset henkilötietojen tietoturvaloukkaukset heti niiden tultua ilmi ja teemme tarvittaessa tietosuoja-asetuksen mukaiset ilmoitukset valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1