Tieteellisten tutkimusten ja kehittämishankkeiden rekisterien tietosuoja

Työterveyslaitoksen eräänä lakisääteisenä tehtävänä on työn ja terveyden vuorovaikutuksen tutkiminen. Työterveyslaitoksen tutkimustoiminta on monipuolista ja olemme rekisterinpitäjiä useissa eri tutkimushankkeissa. Työterveyslaitos tekee myös monipuolista kehittämistoimintaa ja olemme rekisterinpitäjä useissa eri kehittämishankkeissa.

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa

Käsittelemme henkilötietoa tieteellisiä tutkimuksia sekä kehittämishankkeita varten.

Tieteellisissä tutkimuksissa oikeusperuste henkilötiedon käsittelylle on yleinen etu (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 e, tietosuojalaki 4.1 § kohta 3, tietosuojalaki 6.1 kohta 7, laki Työterveyslaitoksen toiminnasta ja rahoituksesta 159/1978 2 §) tai suostumus (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 a, tietosuoja-asetus artikla 9 kohta 2 a).

Kehittämishankkeissa oikeusperuste henkilötiedon käsittelylle on yleensä suostumus (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 a, tietosuoja-asetus artikla 9 kohta 2 a).

Mitä henkilötietoa käsittelemme

Tieteellisessä tutkimuksessa käsiteltävä henkilötieto riippuu tutkimuksesta. Tyypillisiä käsiteltäviä tietoja ovat esimerkiksi nimi ja yhteystiedot sekä vastaukset erilaisiin kyselyihin ja haastatteluihin tai rekistereistä kerättävä tieto. Informoimme sinua tutkimuksesta tiedotteella tai verkkosivuillamme. Säilytä saamasi informaatio tutkimuksesta, sillä saatat tarvita sitä esimerkiksi oikeuksiesi toteuttamiseen.

Kehittämishankkeessa käsiteltävä henkilötieto riippuu kehittämishankkeesta. Tyypillisiä kerättäviä tietoja ovat esimerkiksi nimi ja yhteystiedot sekä osallistuminen kehittämishankkeeseen, esimerkiksi työpajatoiminta ja siellä käsitelty tieto. Informoimme sinua kehittämishankkeesta tiedotteella tai verkkosivuillamme.

Mistä saamme henkilötiedot

Osassa tutkimuksista tieto kerätään suoraan sinulta itseltäsi, jos annat suostumuksesi osallistua tutkimukseen. Osa tutkimuksista tehdään rekisteriaineistosta, jolloin tiedot kerätään Työterveyslaitoksen tai muiden organisaatioiden rekistereistä lain sallimilla tavoilla.

Kehittämishankkeissa tieto kerätään yleensä suoraan sinulta itseltäsi. Usein kehittämishankkeita tehdään yhteistyössä eri työpaikkojen kanssa, jolloin yhteydenotto ja tiedotus voidaan tehdä myös yhdessä työnantajan kanssa.

Mihin luovutamme henkilötietoja

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.     

Käytämme palveluntarjoajia, jotka muuttavat tallennetun aineiston kuten haastattelut tekstiksi (litterointi).

Voimme luovuttaa henkilötietoja muille tieteellistä tutkimusta tekeville tahoille lain sallimilla tavoilla.

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa lain sallimilla tavoilla.

Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Jos tutkimusaineistoihin kohdistuu tieteellisen tutkimuksen tekemiseksi pyyntö, jossa tiedot siirtyisivät EU/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että henkilötietojen siirto on tietosuoja-asetuksen mukainen.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Työterveyslaitoksen tieteelliset tutkimusaineistot säilytetään tunnistetiedoin pysyvästi Kansallisarkiston määräyksen mukaan. Aineistojen jatkokäyttö tutkimukseen on mahdollista lain sallimilla tavoilla.

Kehittämishankkeissa säilytysaika määrittyy hankkeen keston mukaan ja se arvioidaan hankekohtaisesti erikseen.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme tee automaattista päätöksentekoa tieteellisten tutkimusten ja kehittämishankkeiden rekisterien tietojen perusteella.

Mitä tietojen antaminen merkitsee

Jos sinua pyydetään osallistumaan tieteelliseen tutkimukseen, sinun ei ole pakko osallistua ja antaa henkilötietojasi, vaan osallistuminen on aina täysin vapaaehtoista. Rekistereihin pohjautuvissa tutkimuksissa henkilötietojen käsittely tapahtuu lain sallimilla tavoilla. Tutkimustulokset julkaistaan aina niin, että tutkimushenkilöiden yksityisyyden suoja ei vaarannu.

Myös kehittämishankkeissa osallistuminen on Työterveyslaitoksen puolesta vapaaehtoista ja voi tapahtua yhteistyössä työpaikkojen kanssa.

Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle. Saat vastauksen pyyntöösi. Työterveyslaitos voi kieltäytyä toteuttamasta henkilötietopyyntöä tai rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista lain sallimissa tilanteissa.

Tieteellisen tutkimuksen osalta tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki antavat mahdollisuuden rajoittaa joitakin henkilön oikeuksia silloin, kun hänen tietojaan käytetään tieteelliseen tutkimukseen. Mahdolliset rajoitukset tehdään lain sallimilla tavoilla. 

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1

Työterveyslaitos

Tietosuojavastaavan puhelinnumero 030 474 2429 ja sähköposti: tsv(at)ttl.fi

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinulla pitää olla toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työterveyslaitoksen kanssa.

Tietoturvallinen sähköpostiviesti Työterveyslaitokselle

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojan valvontaviranomaisena toimii Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot