Tietosuojaseloste: Työkyvyn edistäminen vuorotyössä
Tietosuojaseloste
Työkyvyn edistäminen vuorotyössä – keskeiset kehittämiskohteet ja vaikuttavat hallintakeinot
Rekisterinpitäjä
Työterveyslaitos
00032 Työterveyslaitos
Tutkimuksen johtaja
tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen
Tutkimuksen suorittajat
Hankkeen suorittajat jakautuvat aineistolähtöisesti seuraavasti:
Kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineisto (oikeus käsitellä henkilötunnisteisia aineistoja):
- vanhempi asiantuntija Irmeli Pehkonen, FT
- tutkimuspäällikkö Mikael Sallinen, PsT
Työaikarekisteriaineisto (oikeus käsitellä henkilötunnisteetonta aineistoa):
- tutkimusprofessori Annina Ropponen
- vanhempi asiantuntija Aki Koskinen
- erityisasiantuntija Maria Hirvonen
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehdä tieteellistä tutkimusta niiden tekijöiden tunnistamiseksi, jotka ovat yhteydessä työkykyriskiin vuorotyössä. Lisäksi tarkoituksena on tunnistaa ratkaisuja, joiden avulla tätä riskiä voidaan hallita. Henkilötietoja tarvitaan kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineistojen keräämiseen. Osana henkilötietojen keräämistä työnantaja luovuttaa työntekijöidensä sähköpostiosoitteet Työterveyslaitokselle tätä nimenomaista tutkimusta varten.
Työaikarekisteriaineisto, joka sisältää myös sairauspoissaolot ilman diagnoosi- tai muuta terveydentilaa koskevaa tietoa, on työnantajalle tästä tai muusta tutkimuksesta riippumattomasti muodostunutta tietoa. Työnantaja luovuttaa aineiston (vuodet 2016-2019) Työterveyslaitokselle tutkimuskäyttöön ilman suoria henkilötunnistetietoja eli pseudonymisoidussa muodossa.
Henkilötietojen käsittelyn peruste on kysely-, haastattelu- ja työpaja-aineistojen osalta suostumus ja työaikarekisteriaineiston osalta EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e kohdan sekä Tietosuojalain 4.1.3 §:n mukaisesti yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus. Työterveyslaitoksen lakiin kirjattu tehtävä on harjoittaa ja edistää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta ja käsitellä siinä tarkoituksessa henkilötietoja työntekijöiden terveydentilan kehityksen tutkimusta ja seurantatehtävää varten. Tietojen siirtäminen ja tallentaminen Työterveyslaitokselle on suunniteltu Työterveyslaitoksen tietoturva- ja tietosuojaohjeen sekä hyvän tutkimuskäytännön mukaiseksi.
Mitään tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin. Aineistojen tilastollinen käsittely ja analysointi tehdään aineistosta, josta henkilötunnistetiedot on poistettu ja korvattu satunnaistetulla tutkimusnumerolla, jonka perusteella yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa. Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu, sillä tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa. Tässä hankkeessa on varauduttu henkilötietoa sisältävän datan tietoturvalliseen siirtoon ja käsittelyyn usein eri keinoin.
Rekisterin tietosisältö
Alla on kuvattu tietosisällöt aineistokohtaisesti.
Kyselyaineisto
Yksilöintitiedot: yksilöllinen tutkimustunniste
Henkilöstölle suunnatussa työhyvinvointikyselyssä taustatietoina ikä, sukupuoli, koulutus, työtehtävät, työuran kesto. Kyselyssä kartoitetaan työoloja, työhyvinvointia, työpaikan toimintatapoja ja työilmapiiriä, terveyttä ja elintapoja sekä kehittämistarpeita työkyvyn edistämiseksi. Johdolle, esihenkilöille, henkilöstöhallinnolle, työsuojelulle ja luottamushenkilöille suunnatussa työkykyjohtamisen kyselyssä taustatietona ammattiryhmä. Kyselyssä kartoitetaan työkykyjohtamisen tavoitteita, resursseja, riskien hallintaa, henkilöstön osaamista ja voimavaroja, sosiaalista vastuuta, käytäntöjä, mittareja, toteutusta, tiedonkulkua, seurantaa sekä arviointia ja yhteistyötä.
Haastatteluaineisto
Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste
Osallistujaorganisaatiossa toteutetaan ryhmähaastatteluja keväällä ja kesällä 2022.
Kutsumme haastatteluihin työntekijöitä, johtoa, esihenkilöitä, henkilöstöhallinnon ja työsuojelun edustajia, luottamushenkilöitä sekä työterveyshuollon edustajia.
Haastatteluissa syvennetään kyselyissä saatua tietoa. Haastatteluissa painopiste on ymmärryksen lisääminen henkilöstön työkykyyn keskeisesti vaikuttavista tekijöistä ja heidän työkykyään edistävistä keinoista.
Haastattelut nauhoitetaan ja nauhoitukset analysoidaan teemaperusteisesti. Analyysit ovat sähköisessä muodossa.
Työpaja-aineisto
Yksilöintitiedot: nimi, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste
Osallistujaorganisaatiossa toteutetaan kolme työpajaa syksyllä 2022. Kutsumme työpajoihin työntekijöitä, johtoa, esihenkilöitä, henkilöstöhallinnon ja työsuojelun edustajia, luottamushenkilöitä sekä työterveyshuollon edustajia.
Työpajoissa käydään läpi siihen mennessä saatuja tuloksia, tunnistetaan keskeiset kehittämisen kohteet ja keinot niiden kehittämiseksi sekä arvioidaan toteutettua toimintamallia työkyvyn edistämiseksi vuorotyössä.
Työpajoja ei nauhoiteta, vaan niiden osalta tutkimusaineistona toimivat kirjalliset muistiinpanot ja niiden tuotokset (molemmat sähköisessä muodossa).
Työaikarekisteriaineisto
Yksilöintitiedot: työnantajan työntekijänumero, joka mahdollistaa yksilöiden tunnistamisen, mutta ei ole henkilötunniste, jolla henkilö voitaisiin suoraan tunnistaa
Työnantajan työaikarekisteritiedoista päivämääräkohtaiset työaikatiedot ja poissaolokoodit (eivät sisällä tietoa diagnoosista tai muuta tietoa terveydentilasta) sekä työtehtävät ja työskentelypaikka työvuoron aikana. Aineisto kattaa vuodet 2016-2019.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tutkimustiedostot ja yhteenvetotiedostot ovat tietoturvallisuuskriteerit täyttävällä verkkolevyllä, jolle on oikeudet tutkimukseen osallistuneilla tutkijoilla ja TTL:n tietohallinnolla. Pääsy tiedostoihin edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa.
Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Tutkimusaineistoa ei käsitellä tutkimusryhmän ulkopuolella eikä tutkimusaineistoa siirretä Työterveyslaitoksen ulkopuolelle. Työterveyslaitoksen IT-palveluiden tuottaminen on ulkoistettu Valtti Kumppanit Oy:lle.
Henkilötietojen siirtäminen
Tutkimusaineistoa ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Hanke päättyy 28.2.2023, jonka jälkeen tutkimustulosten tieteellinen raportointi jatkuu. Aineistoa säilytetään tutkimusraportoinnin edellyttämän ajan, kuitenkin enintään 10 vuotta, minkä jälkeen se arkistoidaan Työterveyslaitosta koskevan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti pysyvästi.
Tietosuoja-asetukseen perustuvat tutkittavan oikeudet
Alla on kuvattu tutkittavan tietosuoja-asetukseen perustuvia tutkittavan oikeuksia aineistokohtaisesti.
Tutkittavalla on oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla). Tutkittavalla on myös oikeus pyytää henkilötietojensa oikaisua rekisterin ylläpitäjältä (tietosuoja-asetuksen 16 artikla). Nämä oikeudet koskevat tutkimuksessa kerättäviä haastattelu- ja työpaja-aineistoja sekä työaikarekisteriaineistoa. Tutkittavalla on myös oikeus perua suostumuksensa. Tämä oikeus koskee tutkimuksessa kerättäviä haastattelu- ja työpaja-aineistoja, joissa suostumusta kysytään. Suostumuksen perumistilanteessa henkilöstä kerätyt tiedot poistetaan tutkittavana olevasta aineistosta ja siirretään arkistoon.
Tutkittavalla on oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käyttöä tutkimuksessa (tietosuoja-asetuksen 21 artikla). Tällöin henkilön tietoja ei käytetä tutkimuksessa. Tämä oikeus koskee työaikarekisteriaineistoa.
Tutkittavalla on oikeus rajoittaa häntä koskevien tietojen käyttöä (tietosuoja-asetuksen 18 artikla). Tämä oikeus koskee tutkimuksessa kerättäviä haastattelu- ja työpaja-aineistoja sekä työnantajalta saatavaa työaikarekisteriaineistoa. Tällöin henkilön tietojen käsittely keskeytetään ja sitä jatketaan vain siinä tapauksessa, ettei rajoittamiselle ole enää perustetta.
Kyselyiden osalta suostumuksen peruuttaminen, pääsy itseä koskeviin henkilötietoihin, henkilötietojen oikaisu ja käytön rajoittaminen voidaan toteuttaa vain, mikäli henkilö on mahdollista tunnistaa kerättyjen epäsuorien henkilötunnistetietojen perusteella aineistosta
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia
(https://www.ttl.fi/tietosuojakaytanto-tyoterveyslaitoksessa/ )
(https://www.ttl.fi/tietosuojakaytanto-tyoterveyslaitoksessa/) koskevan pyynnön voi tehdä Työterveyslaitokselle lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena toimittamalla se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.
Tulosten raportoiminen
Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu tulosten raportoinnissa. Tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.
Lisätietoa tietosuojakäytännöstä:
https://www.ttl.fi/tyoterveyslaitoksen-tutkimustoiminnan-tietosuojakayt…
Tutkimusaineisto muodostaa henkilörekisterin. Annamme myös mielellämme lisätietoja:
Rekisterinpitäjä Työterveyslaitos
Topeliuksenkatu 41 b
00250 Helsinki 00032
p. 030 4741 (vaihde)
Rekisterin vastuuhenkilö
Mikael Sallinen, PsT, tutkimuspäällikkö
PL 40
00320 Työterveyslaitos
p. 030 474 2735
mikael.sallinen [at] ttl.fi
Työterveyslaitoksen tietosuojavastaava
Työterveyslaitos tsv [at] ttl.fi
030 474 2429
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Suomessa tietosuojan toteutumista valvoo tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutetun toimistosta saa tietoa henkilötietojen oikeasta käsittelystä. Sinne voi myös tehdä valituksen tietosuojan käsittelystä.
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700