Valmennus antoi työkaluja ajanhallintaan ja rohkeutta priorisoida

”Tarvitsimme lisää eväitä oman työmme hallintaan. Kaikilla tuntui olevan kiire, emmekä oikein osanneet priorisoida työtehtäviä. Kaikki työt otettiin vastaan ja lisättiin to do -listalle”, kertoo johtaja Tuija Vuorinen Kajaanin Mamselli -liikelaitoksesta.

Kajaanin kaupungin liikelaitos tarjoaa ateria- ja puhtaanapitopalveluita. Sen palveluksessa on noin 270 työntekijää.

Vuorinen on hallinnon työntekijöiden esimies. Työaikaraporteista hän näki, että saldotunnit olivat usein ”tapissa”. Porukka puski eteenpäin täydellä höyryllä. Kuormaa kasvattivat myös keskeytykset, joita aiheuttivat esimerkiksi puhelinkeskustelujen ja Skype-palaverien äänet.

Kentällä toimivat alue-esimiehet taas kokivat, että hallinnosta tulee heille monenlaista toimintaohjetta ja ideaa. Milloin niitä ehtisi toteuttaa? Kun alaisia on viitisenkymmentä, työn johtamiseen ja arjen asioiden järjestämiseen kuluu paljon aikaa.

Kajaanin Mamsellin hallinnon väki ja alue-esimiehet valitsevat vuosittain yhteisen kehittämistehtävän. Siihen osallistuminen on yksi edellytys tulospalkkion saamiseen. Vuoden 2018 tehtäväksi valittiin oman työn hallinnan parantaminen.

Tuija Vuorinen bongasi Työterveyslaitoksen Aika & fokus -verkkovalmennuksen Twitteristä. Sama valmennus oli herättänyt myös heidän henkilöstösuunnittelijansa kiinnostuksen.

”Ajattelimme heti, että tämä sopisi meille. Kaipasimmehan työkaluja nimenomaan arjen ja ajan hallintaan”, Vuorinen sanoo.

Työterveyslaitos oli luotettavaksi todettu taho: liikelaitoksen henkilöstön työkykyä oli aikoinaan tuettu yhteisessä hankkeessa ergonomian keinoin.

Aika & fokus -verkkovalmennukseen osallistui 13 mamsellilaista. He opiskelivat ensin itsenäisesti viisi verkkomoduulia. Joka moduuliin liittyi työyhteisön kehittämisen osio, jonka he tekivät yhdessä.

Tuija Vuorisen mielestä verkkovalmennus oli hyvä ja tarpeellinen. Ajanhallinta osoittautui yllättävän monitahoiseksi asiaksi: se ei olekaan vain sitä, onko jollakulla liikaa tai sopivasti töitä.

Valmennus oli ovelasti rakennettu: Ensin opimme ymmärtämään, mistä palasista ajanhallinta rakentuu. Sitten tunnistimme ajanhallinnan työkaluja. Vasta sen jälkeen mietimme, mitä niistä otamme käyttöön.

”Parasta oli, että me teimme tämän yhdessä ja saimme aikaan konkreettisia muutoksia”, Vuorinen sanoo.

Työyhteisö on esimerkiksi luonut pelisäännöt sähköpostin, Skypen ja sähköisen kalenterin käyttöön. Hiljattain Vuorinen tilasi kymmenet vastamelukuulokkeet. Hän on myös pannut merkille, että hallinnon työntekijöiden työaikasaldot ovat pysyneet aisoissa.

”Olemme saaneet rohkeutta priorisoida tekemistämme. Olemme keskustelleet siitä, että esitettyjä työtehtäviä tai tapaamisia on lupa hylätä. Niin myös tehdään. Se on minusta hyvä merkki – onhan tässä kysymys työntekijöiden jaksamisesta.”