Yhteistyö ja kumppanuudet

Asia on isoissa organisaatioissa usein varmistettu esimerkiksi potilas-, asiakas- ja taloustietojen osalta hyvin. Tiedot tallennetaan välittömästi yhteiseen järjestelmään ja järjestelmästä otetaan säännöllisesti varmuuskopioita, joita säilytetään paikassa, joka on altis eri riskeille kuin alkuperäinen data. On huolehdittu esimerkiksi siitä, ettei sama tulipalo tuhoa kaikkea materiaalia. Tiedot, jotka ovat yksittäisen työntekijän muistiinpanoissa tai työpöydällä ovat herkempiä katoamaan kokonaan. Miten omassa organisaatiossasi kriittisen tiedon varmistaminen on hoidettu?

Organisaation osaaminen koostuu kaikkien siellä ja sen kanssa työskentelevien toisiaan täydentävistä taidoista, näkemyksistä ammattitaidoista. Osaamisen turvaaminen vaatii yhteisen ymmärryksen muodostamista ja jakamista. Toisten työn ja näkemysten arvostamista sekä vilpitöntä halua ymmärtää toisen näkökulma. Ymmärryksen lisäksi tarvitaan osaamisen jakamista. Tässä auttaa yhdessä tekeminen, varahenkilöiden nimeäminen ja kriittisten tehtävien tunnistaminen ja harjoitteleminen ristiin. 

Resilientti organisaatio toimii riittävän yhtenäisellä tavalla, jotta sellaisessakin poikkeavassa tilanteessa, jossa vaikkapa puolet henkilöstöstä ei voi tehdä töitä, kykenee loput puolet pitämään toiminnan käynnissä. Siiloja syntyy herkästi tiimien, osastojen tai yksiköiden välille. Ei tule mieleen, että toimintatapoja voisi tai kannattaisi vertailla eri organisaation osien välillä. Siiloja syntyy myös herkästi eri ammattikuntien välille. Emme ymmärrä tai arvosta tai edes huomaa asioita ja näkökulmia, jotka toisen ammattiryhmän mielestä on oleellisia ja tärkeitä. Resilientissä organisaatiossa rakennetaan tietoisesti yhteistyötä yli erilaisten raja-aitojen ja haastetaan jokaista tutustumaan toisten ajatteluun. Se paitsi auttaa kriisissä on myös rikas innovaatioiden lähde, jos sitä opitaan käyttämään.

Kun yhteistyö on sujuvaa, on jokaiselle selvää, miksi kunkin työpanos on organisaatiolle tärkeä. Ja kriisin tullen jokainen käyttää tätä työpanosta kriisistä selviytymiseen. Sujuvan yhteistyön kehittäminen vaatii yhteistä aikaa, suunnittelua ja toimintamalleja. Se pohjautuu luottamukseen, joka syntyy ihmisiin tutustumalla, yhdessä viihtymällä ja toisia auttamalla. Sujuva yhteistyö vaatii myös avoimuutta sekä töiden ja vastuiden jakamista niin, että jokainen kokee, että häneen luotetaan ja että häntä arvostetaan.

Paikkakunnan lukion järjestämä tilaisuus alkoi aamupäivällä klo 10:00. Toisen vuoden opiskelijat ja opettajat kokoontuivat liikuntasaliin kuuntelemaan ylioppilaskirjoituksiin liittyvien järjestelyjen suunnitelmaa. Samaan aikaan kaksi nuorta toteuttivat suunnitelmaansa: He telkesivät hiljaisuudessa liikuntasalin uloskäynnit ja pukeutuivat mustiin asuihin peittäen myös kasvonsa. Mukanaan heillä oli aseet, bensakanistereita sekä tulitikkuja ja he astuivat saliin sisään. Aseilla uhaten he komensivat kaikki osallistujat salin takaosaan ja pyysivät muutamaa pelokasta opiskelijaa sytyttämään liikuntasalin pitkät verhot palamaan. 

Tulesta pelästyneinä osa henkilökunnasta ja opiskelijoista yritti pelastautua käyttämällä salin reunustalla olevaa vara-uloskäyntiä. Mustiin pukeutuneet nuoret ampuivat varoitukseksi kaksi pelastautumista yrittäneistä ja muut jäivät paikoilleen. Ammuskelun äänet kuultuaan koulusihteeri soitti 112-numeroon ja apua oli pian paikalla. Tilanne saatiin poliisin ja pelastuslaitoksen toimesta nopeasti hoidettua siten, että enempää henkilövahinkoja ei syntynyt. Koko henkilökunta ja kaikki olivat pahoin järkyttyneitä tapahtumista. Koulupäivä päätettiin ja kaikki lähetettiin kotiin. 

Sosiaalipäivystyksen tehtävänä on järjestää tukitoimia erilaisissa sosiaalisissa hätä- ja kriisitilanteissa. Tämä tapaus, jos mikä, oli sellainen. Sosiaalipäivystyksessä saatiin henkilökunta nopeasti organisoitua valmiuteen toimia. Tavoitteena oli ensin olla yhteydessä kaikkiin salissa olleisiin henkilöihin ja antaa henkistä tukea kriisin jälkeen. Seuraavana askeleena oli tukea muita koulun opiskelijoita ja henkilökunnan jäseniä. Koulun sisäinen kriisiryhmä ei oikein kyennyt toimimaan, sillä sen opettaja-jäsenet olivat itse mukana tilanteessa ja järkyttyneitä työkaverinsa kohtalosta. 

Sosiaalipäivystyksen johtava viranhaltija tiedusteli koulusihteeriltä opiskelijoiden yhteystietoja. Koulusihteeri välitti puhelun rehtorille, sillä hänellä ei ollut lupaa antaa yhteystietoja ulospäin. Rehtori kertoi, että hänellä ei ole ilman opiskelijoiden tai heidän huoltajiensa lupaa antaa tietoja eteenpäin. Seuraavaksi sosiaalipäivystyksen johtava viranhaltija tiedusteli yhteystietoja ensin kouluterveydenhoitajalta, joka ohjasi puhelun sote-kuntayhtymän johtavalle viranhaltijalle. Hän ei uskaltanut luvata tietoja, mutta lupasi selvittää asiaa. Kun aikaa tapahtumasta oli kulunut jo kuusi tuntia eikä yhteystietoja kuulunut, päätti sosiaalipäivystyksen johtava viranhaltija olla yhteydessä Sosiaali- ja terveysministeriöön. Sieltä ohjeistettiin rehtoria ja sote-kuntayhtymän johtavaa viranhaltijaa luovuttamaan opiskelijoiden yhteystiedot.  

Sosiaalipäivystyksen ammattilaiset pääsivät aloittamaan tukitoimet, mutta aikaa oli kulunut tapahtuneesta jo seitsemän tuntia. 

Luottamuksen kasvaessa puolestaan kasvaa uskallus jakaa päätöksentekovaltuuksia ja omaa tietoa toisille. Parhaimmillaan syntyy positiivinen kehä: yhdessä tekeminen kasvattaa luottamusta mikä puolestaan lisää yhdessä tekemistä.

Häiriötilanteessa luottamuksellisista suhteista tulee ensiarvoisen tärkeitä, sillä tällöin omat resurssit eivät useinkaan riitä tilanteen hallitsemiseen, tilanteesta selviämiseen ja toipumiseen. Tarvitaan usein nopeasti lisää tekijöitä, mahdollisesti uutta osaamista, lisää kalustoa, majoitustiloja, jne. Mitä tutumpia yhteistyökumppanit ovat ja mitä läheisemmät suhteet ovat, sen nopeammin ja monipuolisemmin verkostoltaan saa apua.

Hyvän ja luottamuksellisen suhteen rakentaminen vaatii aikaa ja säännöllisyyttä sekä yhteistyön eleitä ja luottamusta osoittavia tekoja. Oikeudenmukaiseksi koetun yhteistyön edellytyksiä ovat vastavuoroisuus ja tasapuolisuus.

Suomen itärajan tuntumassa oli kova talvi. Kunnassa oli laajoilla alueilla sähköt poikki tykkylumen vuoksi ja korjaamisen ennakoitiin kestävän noin kaksi viikkoa. Vanhuspalvelujen ohjaus- ja palveluneuvonnasta kerrottiin, että pyyntöjä kotihoidon palveluille tuli paljon ja palvelutarpeen arviointiin ei millään ole aikaa. Lisäksi kotihoidon henkilöstömäärä oli mitoitettu hoitamaan nykyiset asiakkaat eikä uusia kyetty hoitamaan näin lyhyellä varoitusajalla. Lisäksi kunnan pinta-ala on suuri ja välimatkat pitkät. Keskustasta matkaa kauimmaisille asutusalueille oli jopa 200 kilometriä.

Kotihoidossa oli kuitenkin tiedostettu jo aikoja sitten, että ilman kumppanuuksia ei pitkien etäisyyksien kunnassa selvitä erilaisissa häiriötilanteissa. Kotihoidossa oli rakennettu määrätietoisesti ja pitkäjänteisesti yhteistyötä kunnan kyläyhdistysten kanssa. Kyläyhdistysten elävöittäminen on osa kunnan strategiaa, mutta todellinen työ tehtiin kuitenkin kotihoidon toimijoiden ja kyläyhdistysten aktiivijäsenten kesken. Todellinen työ piti sisällään yhteisiä tapaamisia, joita leimasi vapaamuotoisuus ja yhteinen ideointi. Lisäksi kotihoito on pyrkinyt myös tukemaan kyläyhdistysten toimintaa ostamalla heiltä satunnaisesti palveluja, joita ovat esimerkiksi vanhusten avustaminen kotona ja muut kotiin liittyvät työt.

Tykkylumen aiheuttamaan tilanteeseen reagointi kyläyhdistysten puolelta oli siis joustavaa. Yhdistyksillä oli verkostot valmiina vanhusten auttamiseen kotioloissa sekä talojen lämmitystalkoisiin. Kotihoito sai monia ylimääräisiä apukäsiä nopeasti ja tykkylumen aiheuttama häiriötilanne saatiin hoidettua yhteistyöllä mallikkaasti.

Häiriötilanteisiin varautuminen huomioidaan jo tarjouspyyntöä laadittaessa, sillä hankintasopimukseen ei voida jälkikäteen lisätä sellaisia keskeisiä ehtoja, jotka eivät ole olleet tarjoajien tiedossa hankinnan kilpailutuksen aikana. Tarjouspyynnössä voidaan hyödyntää Huoltovarmuuskeskuksen SOPIVA-suosituksia (Linkki sopiva-suosituksiin: https://www.huoltovarmuuskeskus.fi/sopiva/) tai räätälöidä ne itse. Hyvä sääntö kuitenkin on, että ehdot kannattaa kirjoittaa mahdollisimman konkreettisesti selvyyden ja mitattavuuden takaamiseksi. Kannattaa myös huomioida, että ylimitoitetut ja velvoittavat sopimusehdot voivat nostaa tarpeettomasti hankinnan hintaa.

• käytetään aikaa yhteistyön kehittämiseen ja suunnitteluun palveluntuottajan kanssa
• kehitetään yhdessä palvelujen tai toimitusten turvaamista häiriötilanteissa
• harjoitellaan yhdessä häiriötilanteita varten
• toteutetaan itsearviointia ja laadunvalvontaa
• arvioidaan ja raportoidaan merkittävimmät riskit
• arvioidaan ja valvotaan sopimuksen toteutumista

Kaupungin sosiaalitoimessa kilpailutettiin säännöllisesti, kolmen vuoden välein, mielenterveyskuntoutujien asumispalvelut. Kilpailu oli kovaa ja kaupungin hankinta-asiantuntija tiesi, että uusia palveluntuottajiakin oli tulossa alalle. Aikaisemmissa kilpailutusprosesseissa hinta oli ollut määrittelevin tekijä, mikäli vain palveluntarjoaja täytti asetetut minimivaatimukset. Hankinta-asiantuntija pohti, että tilanne saattoi olla nyt muuttumassa ja häneltä vaadittaisiin uudenlaista osaamista.

Aikaisemmin sosiaalitoimesta oli määrätty tarkastaja, joka kiersi säännöllisesti palveluntarjoajien toimitilat, tarkasti työvuorolistat ja henkilöstön riittävyyden, kävi läpi asiakkaiden tekemät valituskirjelmät ja pyysi lausuntoja ja selvityksiä tekemiensä tarkastusten pohjalta. Erityisenä ylpeydenaiheena oli yllätyskäynnit, joilla haluttiin tietää asumisyksikköjen todellinen tilanne.

Nyt hankinta-asiantuntija oli kuullut, että sosiaalitoimessa kiinnitettiin yhteistyöhön huomioita enemmän kuin aikaisemmin. Perinteisen tarkastuksen tilalle oli tuotu mukaan kerran kuukaudessa etäyhteyksillä tapahtuva kuulumisten vaihto kaikkien palveluntuottajien ja kaupungin sosiaalitoimen edustajien kesken. Tarkastuksia tehtiin erittäin harvoin enää. Etäyhteyksin tapahtuvia kuulumisten vaihtoja täydennettiin yhteisillä tapaamisilla, joiden ensisijaisena tavoitteena oli tehdä yhteisiä kokeiluja ja kehittää palvelun sisältöä. Ensi alkuun palveluntuottajat eivät olleet halukkaita jakamaan omia kokemuksiaan, mutta vähitellen tässä oli onnistuttu. Mallia kokemusten jakamisessa näytti kaupungin oma yksikkö, joka antoi vapaat kädet muillekin kokeilla heidän kehittämiään toimintamalleja. Palveluntuottajat kokivat olevansa tärkeä osa verkostoa ja kokivat hyötyvänsä yhteisistä tapaamisista. Sosiaalitoimesta puolestaan oli kerrottu, että uusi toimintamalli takaa paljon paremmin laadukkaat palvelut kuin entinen valvontaan perustuva malli.

Hankinta-asiantuntija jäikin pohtimaan, että miten kilpailutuksessa tällainen asenne ja yhteistyökyky voidaan huomioida.