Dataskyddsmeddelande: Psychosocial factors and health: the Finnish public sector study / Uppföljningsundersökning om personalen i offentliga sektorn i Finland, FPS

Dataskyddsmeddelande för FPS-studien

REGISTRETS NAMN: Psychosocial factors and health: the Finnish public sector study / Uppföljningsundersökning om personalen i offentliga sektorn i Finland, FPS

Personuppgiftsansvarig

Arbetshälsoinstitutet

Beskrivning av registret

I Arbetshälsoinstitutets Uppföljningsundersökning om personalen i offentliga sektorn (FPS) undersöker man arbetstagarnas arbete, arbetsgemenskaper och ledarskap inom kommun- och välfärdssektorn samt dessas samband med hälsa och arbetsförmåga. Undersökningen består av två parallella forskningsgrenar: Kommun10-undersökningen och Undersökningen om arbetshälsan inom välfärdsområden (tidigare Undersökningen om personalens välbefinnande). I Kommun10-undersökningen deltar personalen i 11 kommuner (Helsingfors, Esbo, Vanda, Åbo, Tammerfors, Uleåborg, Reso, Nokia, Nådendal, Virdois och Valkeakoski). År 2024 samlas även information in från arbetstagarna i Nylands AN-byrås kommunförsök i Helsingfors.

Hälso- och sjukvårdspersonal har följts upp i Undersökningen om personalens välbefinnande (tidigare även kallad Enkät om sjukhuspersonalens välbefinnande), där 3–5 sjukvårdsdistrikt (Egentliga Finland, Birkaland, Egentliga Tavastland, Vasa, Norra Österbotten) samt hela personalen på Jorvs sjukhus, samkommunen för hälsovården i Forssaregionen och social- och hälsovårdsverket i Jakobstad har deltagit åren 1998–2021. Sedan år 2023 följer man upp personalen i Birkalands, Egentliga Tavastlands, Österbottens, Västra Nylands samt Vanda och Kervo välfärdsområden i Undersökningen om arbetshälsan inom välfärdsområdena.

Uppföljningsundersökningen om personalen inom kommunsektorn pågår fram till 2030, då behovet av fortsatt undersökning bedöms.

Varför och på vilka grunder behandlar vi personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter är att bedriva en vetenskaplig uppföljningsundersökning om sambandet mellan arbetsförhållanden och personalens hälsa och välbefinnande samt betydelsen av störfaktorer. Personuppgifter behövs för att genomföra enkäten och koppla svaren till registeruppgifter. Arbetsrelaterade faktorer, hälsa och störfaktorer följs upp retroaktivt 1980–1996 och progressivt 1997–2030 med hjälp av enkäter och registeruppgifter.

Vilka personuppgifter behandlar vi

IDENTIFIERINGSUPPGIFTER: namn, adress och personbeteckning.

BAKGRUNDSINFORMATION: Registerbaserade: yrkesbenämning, utbildning, arbetsplats, anställningsförhållandets start- och slutdatum, slag av vakans, start- och slutdatum och orsakskod för avbrott i anställningsförhållandet, frånvarouppgifter relaterade till utbetalning av lön, uppgifter om utbildning, modersmål, datum för utlandsflytt, uppgifter om pension och andra uppgifter relaterade till intjänad pension. Enkätbaserade: civilstånd, antal barn och ålder.

UPPGIFTER OM EXPONERING: Registerbaserade: uppgifter om arbetshistoria, arbetsenhetens egenskaper och utvecklingsåtgärder, uppgifter om arbetstid (Titania), boendemiljöns egenskaper. Enkätbaserade: arbetsrelaterade psykosociala faktorer (arbete, arbetsgemenskap, ledarskap, fortsatt arbete), övriga arbetsrelaterade faktorer, individuella faktorer, levnadsvanor.

UPPGIFTER OM LEVNADSFÖRHÅLLANDEN: Registerbaserade: uppgifter om bostadsort. Enkätbaserade: livshändelser, närståendevårdarskap, grannskapets egenskaper.

SJUKDOMS- OCH HÄLSOUPPGIFTER: Registerbaserade: perioder av öppen- och sjukhusvård med tidsintervaller och koder för serviceproducent, diagnos, åtgärder, fortsatt vård samt risker, elakartade tumörer, ersatta inköp av receptbelagda läkemedel, rättigheter gällande specialersättning, beviljad rehabilitering, >9 dagars sjukfrånvaro med diagnoskoder, varje sjukfrånvaro utan diagnoskod, arbetsolycksfall och yrkessjukdomar, sjukpensioner med diagnoskoder, dödsorsaker. Enkätbaserade: symptom, upplevd hälsa, upplevd arbetsförmåga, upplevt välbefinnande, diagnostiserade sjukdomar, sömnens längd, sömnstörningar, attityder mot pension.

Var får vi personuppgifterna

ARBETSGIVARNAS PERSONREGISTER. Undersökningsmaterialet bildas av de personer som utgående från arbetsgivarnas register hade ett anställningsförhållande mellan 1990–2023 i organisationerna som undersöks. Uppgifter om anställningsförhållanden, avbrott i dem, grunder för utbetalning av lön och arbetstider, inklusive arbetsgivarens uppgifter i skift- och jourplaneringsprogrammen Titania © (CGI), har insamlats med tillstånd från arbetsgivarna. Uppgifterna har uppdaterats till 2017–2019 beroende på forskningsorganisation.

ENKÄTER. Enkätundersökningarna riktas till personer som arbetar i forskningsorganisationer under åren då enkäten genomförs. Dessutom har enkäter skickats till personer som inte längre arbetar i forskningsorganisationer. Det är frivilligt att svara på enkäten. I varje enkät har personerna som undersöks informerats om vilka andra informationskällor som används för insamling av uppgifter och vilka uppgifter som samlas in. Man har likaså informerat om att det är fråga om en uppföljningsundersökning. Enkäter har genomförts 1997/1998, 2000–2002, 2004/2005, 2006, 2008/2009, 2010, 2011/2012, 2013/2014, 2015/2016, 2017/2018, 2019/2020 och 2021/2022. Undersökningen om arbetshälsan inom välfärdsområden genomfördes 2023 och följande Kommun10-undersökning genomförs 2024. Enkätundersökningarna genomförs vartannat år åtminstone fram till år 2030.

ÖVRIGA REGISTER. Från och med 2020 har samtycke till att koppla enkätuppgifterna till registeruppgifterna begärts i samband med enkäten. Register som använts i uppföljningen av undersökningsmaterialet (med tillstånd från personuppgiftsansvariga eller myndighetstillstånd):

Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (f.d. Befolkningsregistercentralen): Uppgifter om bostadsort och byggnadsbeteckning (1980–2023), datum för utlandsflytt och modersmål.

FPA:s register: Information om användning av läkemedel (från 1994), rätt till specialersättning (från 1964), FPA:s pensionsförmåner (från 1997), sjukfrånvaro och förknippade diagnoser (från 1988) samt rehabilitering (från 2013) till slutet av år 2023.

PSC:s (inkl. privata och offentliga pensionsanstalters) och Kevas register: Uppgifter om arbetspension och därtill relaterade uppgifter om den arbetspensionsförsäkrades arbete från år 1962 (eller från att de finns tillgängliga elektroniskt) till slutet av år 2023.

Kevas register. Kalkylerad pensionsålder 2005–2020.

THL:s register. Sjukhusvårdsperioder (inkl. koder för serviceproducent, vårdkö, fortsatt vård, vårdbehov, närståendevård, diagnos, åtgärd och läkemedel) 1980/1994–2023 (utskrivningsregistret) samt elakartade tumörer 1952–2022 (cancerregistret).

Olycksfallsförsäkringsanstalternas förbunds register: Arbetsolycksfall, yrkessjukdom 1994–2023.

Statistikcentralens register: Utbildning, yrkesuppgifter och uppgifter om dödlighet 1990–2022, rutdatabasen 2000–2020.

Resurser som används för att behandla personuppgifter

Uppgifterna är sekretessbelagda. Det manuella enkätmaterialet kommer att förstöras när det har överförts till elektronisk form. Material som innehas av Arbetshälsoinstitutet och som innehåller elektroniskt lagrade direkta personuppgifter förvaras i en informationssäker IT-tjänst som endast utsedda personer har tillgång till.

Allt material (inklusive registermaterial som omfattas av lagen om sekundär användning) förvaras också i tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdatas (Findatas) datasäkra driftmiljö Kapseli.

Behandling av direkta identifieringsuppgifter: identifieringsuppgifter behövs för att kombinera undersökningsmaterial. Dessutom samlas nytt material in medan uppföljningsundersökningen pågår. Undersökningsmaterialet analyseras inte med identifikationsuppgifter utan den statistiska behandlingen görs med pseudonymiserat material. Pseudonymiseringen i fjärråtkomstsystemet Kapseli utförs av Findata.

Vem undersökningen utförs av

Arbetshälsoinstitutets specialsakkunniga (statistik) Ville Aalto, FM, Kaisa Reuna, MSc, Aki Koskinen, FM, Kia Gluschkoff, PsT, Jaakko Airaksinen, PsT, Olli Kurkela, DI, Pyry Silomaa, FM och Laura Koskela, FD har rätt att behandla enkät- och registermaterial som förvaltas av Arbetshälsoinstitutet och personuppgifter i registret. Arbetshälsoinstitutets specialsakkunnig (statistik) Maria Hirvonen har rätt att behandla enkätmaterial samt material som innehåller personuppgifter som finns i registret Titania© (CGI). Forskare i ett anställningsförhållande hos Arbetshälsoinstitutet och Arbetshälsoinstitutets gästforskare har rätt att behandla material i sitt forskningsarbete i ett pseudonymiserat format, vilket innebär att information som direkt kopplar uppgifterna till en person tagits bort.

Pseudonymiserat material som finns i fjärråtkomstsystemet Kapseli har rätt att behandlas av de personer som Findata har beviljat dataanvändningstillstånd.

Anonymiserat enkätmaterial kan också behandlas enligt överenskommelse av forskare vid universitet och andra forskningsinstitut i forskningssamarbete. Detta förutsätter begäran om material och ett avtal om att överlåta material som ingås utifrån begäran. Vad gäller uppföljningsundersökningen om personal inom kommunsektorn administreras varje begäran om material vid Arbetshälsoinstitutet av undersökningens ansvariga ledare Jenni Ervasti och godkänns i enlighet med Arbetshälsoinstitutets anvisningar om ansvarsfördelning och fullmakter.

Till vem utlämnar vi personuppgifter

Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata, Findata, beviljar tillstånd för sekundär användning av social- och hälsovårdsdata och sammanställer och förbehandlar material som ska kombineras. För detta ändamål överlämnar vi de personuppgifter som vi innehar till Findata.

Vi anlitar IT-leverantörer som erbjuder oss tekniska lösningar för behandling av uppgifterna. Personuppgifterna behandlas i en för respektive information lämplig och datasäker IT-tjänst. Arbetshälsoinstitutet har ingått avtal med respektive IT-leverantör, och i avtalen ställs villkor för och krav på hur personuppgifter ska behandlas.

Anonymiserade enkätuppgifter kan i forskningssamarbete överlämnas inom ramen för samarbetsavtalen till följande aktörer: Helsingfors universitet, Åbo universitet, Tammerfors universitet, Uleåborgs universitet, Östra Finlands universitet, Institutet för hälsa och välfärd, Keva, FPA, Stockholms universitet i Sverige, Köpenhamns universitet i Danmark, The National Research Centre for the Working Environment i Danmark, Jönköping University i Sverige, University College London i Storbritannien, London School of Hygiene and Tropical Medicine i Storbritannien, INSERM i Frankrike.

Registermaterialet överlämnas inte till tredje parter.

Huruvida vi överför personuppgifter till länder utanför EU/EES

Vi överför som regel inte personuppgifter utanför EU/EES. Vissa IT-serviceleverantörer kan utgöra ett undantag från denna regel: i dessa fall kan uppgifter överföras utanför EU/EES på de sätt som tillåts i dataskyddsförordningen.

Enkäternas delmaterial kan överlämnas till universitet eller vetenskapliga forskningsinstitut för begränsade gemensamma undersökningar, om (1) undersökningsmaterialet anonymiseras, (2) materialet skickas med krypterad e-post eller internationell kurirpost (till exempel FEDEX) och (3) det inte är möjligt att ändra det överlämnade materialet tillbaka till identifierbar form. Vad gäller material som används i gemensamma undersökningar har identifieringsuppgifter raderats helt och hållet.

Ett avtal ingås om varje överlämnande. I avtalet säkerställer man också dataskyddsfrågorna, såsom att den mottagande organisationen har tillstånd att ta emot uppgifterna, och kommer överens om vem som förstör de överlämnade uppgifterna i den mottagande organisationen. Alla inhemska och utländska överlämnanden registreras.

Hur länge vi lagrar personuppgifter

Undersökningen pågår åtminstone fram till år 2030. När undersökningen har avslutats arkiveras det undersökningsmaterial som Arbetshälsoinstitutet innehar med identifikationsuppgifter. I enlighet med Arbetshälsoinstitutets plan för informationsstyrning arkiveras undersökningsmaterialet som Arbetshälsoinstitutet innehar permanent vid Arbetshälsoinstitutet eller Riksarkivet. För det registermaterial som förvaltas av Findata och som omfattas av lagen om sekundär användning förstörs undersökningsmaterialet när undersökningen är avslutad.

Huruvida vi utför automatiskt beslutsfattande eller profilering

Vi utför inte automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Vad innebär utlämnande av uppgifter

Det är frivilligt att utlämna uppgifter.

Dina rättigheter

Du har många rättigheter som gäller dina personuppgifter och som varierar från fall till fall. Du kan begära att få ta del av dina personuppgifter hos Arbetshälsoinstitutet genom att fylla i Arbetshälsoinstitutets blankett eller fritt formulera din skriftliga begäran. Rikta begäran till Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud. Du får ett svar på din begäran. Arbetshälsoinstitutet kan vägra att förverkliga begäran om personuppgifter eller begränsa förverkligandet av den registrerades rättigheter i situationer då lagen tillåter det.

Åtkomsträtt till uppgifterna och rätt att granska uppgifterna

Du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter och rätt att granska dem. Rätten till kontroll är i princip personlig. Uppgifterna kan lämnas endast till den person som uppgifterna gäller eller till personens lagliga företrädare.

Rätt till rättelse av uppgifter

Om dina personuppgifter som behandlas innehåller inexaktheter eller fel har du rätt att begära att de rättas eller kompletteras.

Rätt att radera uppgifter (”rätt att bli bortglömd”)

Du har inte rätt att kräva att dina personuppgifter raderas eftersom de omfattas av en lagstadgad arkiveringsskyldighet (artikel 17.3 b; Riksarkivets gallringsbeslut).

Rätt att överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig

Du har rätt att överlåta uppgifter om dig själv som du har fått från Arbetshälsoinstitutet till en tredje part.

Rätt att begränsa behandlingen av uppgifter

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas i situationer som beskrivs i dataskyddsförordningen.

Rätt att motsätta dig behandling av uppgifter

Du har rätt att göra en invändning mot behandling av uppgifter som gäller dig själv. Då används uppgifterna inte längre till undersökning utan arkiveras.

Rätt att inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande

Arbetshälsoinstitutet utför inte automatiskt beslutsfattande utifrån registret.

Rätt att återkalla samtycke

Du har rätt att återkalla ditt samtycke till undersökningen eller ditt samtycke till att enkät- och registeruppgifter kombineras.

Rätt att få information om personuppgiftsincidenter

Du har rätt att få information om personuppgiftsincidenter om de medför stor risk för intrång i den personliga integriteten. Vi behandlar eventuella personuppgiftsincidenter omedelbart då de uppdagas och vid behov lämnar vi meddelanden enligt dataskyddsförordningen till tillsynsmyndigheten och de registrerade.

Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet, telefonväxel 030 474 1