Inledande av samarbetet med företagshälsovården
Förberedelser inför samarbetet och frågor att beakta i början
Samarbetet med företagshälsovården inleds när arbetsgivaren ordnar företagshälsovård för sin personal eller byter serviceproducent.
Samarbetet med företagshälsovården ska alltid utgå från arbetsplatsens behov.
Med behovsorienterad verksamhet avses att gemensamt identifierade och konstaterade risker för hälsa och arbetsförmåga på arbetsplatsen utgör grunden för gemensamma åtgärder och för innehållet i samarbetet. Då undviker man sådan verksamhet och sådana tjänster som inte gagnar arbetsplatsen, samtidigt som företagshälsovårdens resurser kan riktas till sådan verksamhet som verkligen stöder arbetsplatsen och dess behov.
Att motivera de tjänster som behövs – och att motivera att onödiga inte längre behövs (som arbetsplatsen eventuellt upplever att är viktiga) – kräver yrkesskicklighet av företagshälsovårdens aktörer, samt ett autentiskt, individuellt bemötande av kunden. En behovsorienterad och individuell verksamhet kan också innebära att företagshälsovården föreslår sådana tillvägagångssätt till kunden som avviker från normala praxis. Behoven kan också förutsätta tjänster utanför FPA:s ersättningspraxis.
Verksamheten inleds med att man skapar en gemensam uppfattning om arbetsplatsens och personalens situation samt om faktorer som hänför sig till hälsa, säkerhet och arbetsförmåga. Den gemensamma uppfattningen skapar en grund för en behovsorienterad, målinriktad och planmässig verksamhet, vars effekt kan följas upp och utvärderas också framöver.
Ett fungerande samarbete med företagshälsovården grundar sig på
- gemensamma mål och överenskomna tillvägagångssätt
- tydliga ansvarsområden och rollfördelningar
- smidigt informationsutbyte
- regelbunden och förtroendefull interaktion mellan olika aktörer.
När man inleder samarbetet med företagshälsovården är det viktigt att komma överens om samarbetssätt, möten och forum samt om vem som deltar i samarbetet. Inom företagshälsovården deltar de som utsetts som ansvariga för arbetsplatsen, såsom en företagsläkare, företagshälsovårdare, företagsfysioterapeut och företagspsykolog. Från arbetsplatsen deltar oftast representanter för personaladministrationen, ledningen, arbetarskyddet och arbetstagarna.
Det är viktigt att parterna i företagshälsovårds-samarbetet delar information med varandra.
Redan före det första mötet är det bra att tänka på vilken information som ska samlas in, vilken man som ska bekanta sig med på förhand och vilken som behövs vid själva mötet. Redan i början av samarbetet bör man komma överens om frågor som gäller informationshantering och informationsdelning.
Det är viktigt att aktörerna på arbetsplatsen och inom företagshälsovården i ett tidigt skede diskuterar vad man strävar efter med samarbetet och vilka konkreta medel som används för att uppnå dessa mål. Det är också bra att öppet diskutera vilket mervärde samarbetet med företagshälsovården kan medföra och hur samarbetet ska utvärderas.
Båda parter bör också vara realistiska i fråga om samarbetet: vad är möjligt för arbetsplatsen just nu, med dessa resurser och aktörer? Vad är relevant? Vilka resurser och möjligheter har företagshälsovården? Till en början kan man också tillsammans fundera på vara man ska börja.
Båda parter vinner på att engagera sig i samarbetet med ett öppet sinne och med en god och öppen interaktion. Det är också viktigt att säkerställa en gemensam uppfattning om vad man avtalat om och vad man strävar efter med samarbetet.
Första mötet
Vid det första mötet är det viktigt att se till att båda parter har en klar uppfattning om vilka särdrag arbetet innehåller och hur de påverkar planeringen av det praktiska samarbetet och verksamheten. De fördelar som uppnås genom samarbetet med företagshälsovården blir tydligast när det är klart för båda parter vad samarbetet handlar om och vad som eftersträvas med det.
Mer information: Information behövs för stödjandet av arbetsförmågan
Inledande av samarbete med företagshälsovården på en liten arbetsplats
När man inleder ett samarbete med företagshälsovården på små arbetsplatser är det viktigt att beakta:
- Individuella behov på arbetsplatsen.
- Konkreta mål och tillvägagångssätt som man kommit överens om tillsammans.
- Tydligt ansvar mellan olika aktörer.
- Att kommunikationen och informationsflödet fungerar smidigt.
Samarbetet med företagshälsovården inleds med förtroende och ett öppet sinne.
Tips: Om du tidigare har varit missnöjd med föregående serviceproducents verksamhetssätt eller med ett ärende som gäller samarbete med företagshälsovården, ta gärna upp dina önskemål och utvecklingsförslag!
Förberedelser
Att förbereda sig inför samarbetet med företagshälsovården gynnar båda parter och sparar tid och pengar för väsentliga frågor. Det kan vara en bra idé sig att samla in nödvändig information redan på förhand, vid behov delge den till samarbetsparten samt bekanta sig med den före mötet. Arbetsplatsens representant kan fråga företagshälsovården vilka uppgifter som är bra att ha tillgängliga, vad man bör sätta sig in i och vilken information som kan vara bra att delge.
Första mötet
Vid det första mötet är det viktigaste att båda parter har en klar uppfattning om vilka särdrag arbetet innehåller och vad det innebär för planeringen av den praktiska verksamheten. Det är också viktigt att arbetsplatsen vet vilken praktisk nytta företagshälsovården kan ge och vad man kan uppnå med ett samarbete.
Vid det första mötet kan man börja med en gemensam diskussion för att komma igång med samarbetet. Diskussionen kan utgå från olika frågor. Företagshälsovården kan fråga arbetsplatsens representanter vad de känner till om företagshälsovården och vilken information de önskar inför samarbetet. På det här sättet säkerställer att man har gått igenom olika förväntningar och att de kan bemötas i takt med att samarbetet framskrider.
Tips: I början kan mindre ge mer. Börja med några av arbetsplatsens viktigaste mål och frågor. När parterna blir bekanta med varandra kan man utvidga samarbetet och målen enligt behov och resurser.
Tips för företagshälsovården: Bli bekant med arbetsplatsen och försäkra dig om att du har förstått arbetsplatsens behov och resurser för samarbete med företagshälsovården. Var lättillgänglig, uppriktigt intresserad av arbetsplatsfrågor och öppen för kundorienterade, eventuellt nya tillvägagångssätt.