Aivotyökyselyn tietosuoja

Aivotyökyselyllä arvioidaan, kuinka usein rekisteröidyn työssä esiintyy aivotyön vaatimuksia sekä sitä, kokeeko rekisteröity vaatimukset kuormittavina vai innostavina. Lisäksi kyselyssä kysytään työn sujuvuudesta sekä taustatietoja.

Kyselyyn vastataan verkossa joko avoimen tai henkilökohtaisen linkin kautta. Henkilökohtainen linkki lähetetään rekisteröidylle sähköpostilla. Henkilötietojen käsittelyperuste on EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 e (yleinen etu) ja 9 artikla 2 b kohta (erityisten henkilötietojen käsittely).

Henkilökohtaiset vastauslinkit eivät ole välttämättömiä, mutta suositaan useista syistä: niiden avulla voidaan määritellä henkilökohtaisia taustatietoja, mikä vähentää taustakysymysten määrää. Vastauslinkki voi esimerkiksi määritellä yksikön, jossa rekisteröity työskentelee ilman, että rekisteröidyn täytyy syöttää tietoa kyselyssä. Lisäksi henkilökohtaisia linkkejä käyttäen vastausmuistutukset menevät vain niille, jotka eivät ole vielä kyselyyn vastanneet. Henkilökohtaisia linkkejä käytettäessä saadaan myös luotettavampaa ja tarkempaa tietoa tapahtuneista muutoksista, mikäli kysely toistetaan ja tulosten muuttumista tarkastellaan organisaatiossa.

Jos kysely toteutetaan henkilökohtaisilla vastauslinkeillä, Työterveyslaitos saa rekisteröidyn sähköpostiosoitteen asiakkaan rekisteristä. Muut tiedot rekisteröity syöttää itse verkkokyselylomakkeella.

Työterveyslaitos luovuttaa kyselytilauksen tehneelle asiakkaalle vain ryhmätason tuloksia. Jos kyselyn toteutuksessa on käytetty sähköpostiosoitteita, niitä säilytetään vain sen ajan, kuin se kyselyn toteutuksen, tulosten raportoinnin tai muun niihin rinnastettavan käsittelyn kannalta on välttämätöntä. Kun palvelu on suoritettu, Työterveyslaitos poistaa sähköpostiosoitteet itseltään.

Palvelusopimuksen päätyttyä Työterveyslaitos käsittelee aineiston niin, että tiettyä henkilöä ei voi enää yhdistää hänen vastauksiinsa. Työterveyslaitos säilyttää vastaukset ja käyttää niitä edelleen lakisääteisessä toiminnassaan työelämän kehittämiseen niin, että yksittäistä henkilöä ei voi edes välillisesti tunnistaa.

Työterveyslaitos voi harkintansa mukaan jakaa tätä tunnisteetonta tietoa myös kolmansille osapuolille esimerkiksi tieteellistä tutkimusta varten. Vastaamalla kyselyyn rekisteröity hyväksyy tietojen hyödyntämisen tällä tavoin.

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena voivat olla jotkin IT-palveluntarjoajat, jolloin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen sallimilla tavoilla.

 Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilökohtaiset oikeudet niin kauan, kun sähköpostiosoite on Työterveyslaitoksen hallussa:

• oikeus pyytää pääsyä tietoihinsa ja tarkistaa ne (tiedot voidaan antaa vain henkilölle itselleen tai hänen lailliselle edustajalleen),
• oikeus pyytää tietojensa oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista,
• oikeus saada tieto tietoturvaloukkauksesta sekä
• oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä.

Rekisteröity voi tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojaan koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella:

Lataa tästä henkilötietopyyntölomake (PDF)
 

Pyynnön voi tehdä myös vapaamuotoisesti kirjallisena ja toimittaa se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle (yhteystiedot tämän dokumentin lopussa). Työterveyslaitos voi kieltäytyä toteuttamasta henkilötietopyyntöä tai rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista lain sallimissa tilanteissa.

Käsittelemme mahdolliset henkilötietojen tietoturvaloukkaukset heti niiden tultua ilmi ja teemme tarvittaessa tietosuoja-asetuksen mukaiset ilmoitukset sekä valvontaviranomaiselle että rekisteröidyille.

Työterveyslaitos
Tietosuojavastaava
PL 40
00032 TYÖTERVEYSLAITOS

puh. 030 474 2429
sähköposti: tsv (at) ttl.fi

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit myös lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen viestin (edellyttää omaa sähköpostia):https://www.turvaposti.fi/viesti/ttl.tietosuoja

Lisätietoa tietosuojasta Työterveyslaitoksella: https://www.ttl.fi/tietosuoja