Tietosuojailmoitus: Miksi tulla toimistolla? -hanke

Tutkimuksen ensimmäisessä vaiheessa tehdään tilastollisia analyyseja työntekijöitä etätyötä koskevista kokemuksista ja niiden yhteydestä työhyvinvointiin pääministeri Marinin hallituksen ohjelmaan kuuluneen TYÖ2030-ohjelman rahoittamasta tutkimusaineistosta. Anonyymi aineisto käsittää vuosina 2021 ja 2022 kootut laajat työnantaja- ja työntekijäkyselyt. Tutkimuksen toisessa vaiheessa tehdään yksilöhaastatteluja viidessä itseohjautuvaa hybridityötä soveltavassa suomalaisessa organisaatiossa. Kussakin organisaatiossa haastatellaan 15-20 työntekijää. Haastattelun tuloksia täydennetään työnantajan toimitiloissa tehtävällä työtilakatselmuksella ja mahdollisella laajemmalle joukolle työntekijöitä kohdistettavalla verkkokyselyllä. Tämä tiedonkeruu tapahtuu vuoden 2023 aikana. Tutkimuksen kolmannessa vaiheessa järjestetään kaksi työpajaa, joihin kutsutaan tutkimukseen osallistuneita ja konkretisoidaan tutkijoiden alustavasti laatimia kehittämisesityksiä hybridityön hyviksi käytännöiksi. 

Tutkimuksessa noudatetaan hyvän tieteellisen käytännön periaatteita (TENK) ja voimassa olevia tietosuojaohjeita. Tutkimus tehdään yleisten eettisten periaatteiden mukaisesti (EU:n oikeudet) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Ennen tutkimuksen toisen vaiheen laadullisen tiedonkeruun aloitusta toteutetaan Työterveyslaitoksen eettinen ennakkoarviointi. 

Tutkimuksessa kerättyjä tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisena. Laki velvoittaa tutkijat vaitioloon yksittäistä vastaajaa koskevissa asioissa. Kerätty aineisto tallennetaan sähköiseen muotoon Työterveyslaitoksella. Haastattelujen ja työpajojen nauhoitteet muutetaan kirjalliseen muotoon litteroimalla. Litteroinnit tekee ulkopuolinen yritys, joka noudattaa vaitiolo- ja salassapitosopimusta. Verkkokysely toteutetaan Webropol-sovelluksella, jonka aineistoon on pääsy ainoastaan tutkijoille. Työtilakatselmus kohdistuu tutkimukseen osallistuvien henkilöstöryhmien työtiloihin eikä siinä kerätä tai käytetä yksittäisiä henkilöitä koskevia tietoja.

Tutkimusryhmän jäsenet käsittelevät haastattelu-, verkkokysely-, työtilakatselmus- ja työpaja-aineistoa tietoturvalliselle verkkolevylle tallennettuina tiedostoina, joista ei ilmene vastaajien henkilötietoja. Työterveyslaitoksen tietojärjestelmät on suojattu palomuureilla ja niiden käyttöoikeudet vaativat tietohallinnon myöntämän käyttäjätunnuksen ja salasanan. Aineistoon on pääsy vain niillä henkilöillä, joille on myönnetty käyttöoikeus. Työterveyslaitos säilyttää henkilötiedot ja aineistot rakennuksessa, jossa on kulunvalvontajärjestelmä. Aineistoja käsitellään siten, että yksittäinen vastaaja ei ole tunnistettavissa. Analyysia varten aineistosta poistetaan nimet ja muut tunnisteet, ja tunnistetiedot korvataan koodeilla. 

Tutkimushanke päättyy 31.10.2024. Aineistoa voidaan käyttää tieteelliseen tarkoitukseen myös muissa tutkimuksissa nimettömänä ja niin, ettei henkilöä voi siitä tunnistaa. Aineisto arkistoidaan Työterveyslaitokselle sisältäen kaikki henkilötiedot (tunnisteellisessa muodossa).

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Kaikkien aineistojen kohdalla henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yleinen etu. Suostumuksen osoituksena tutkimukseen osallistumiseksi on kyselyn osalta vastaaminen ja haastatteluiden osalta suullinen tai kirjallinen varmennus.

Tutkimukseen osallistuvilla on oikeus saada jäljennös syntyvästä tutkimusrekisterissä olevista omista tiedoista, pois lukien tiedot joita Työterveyslaitos ei voi tunnistaa sinua koskevaksi. Tutkittavalla on myös oikeus pyytää epätarkkojen tai virheellisten tietoja oikaisua.

Lisäksi tutkittava voi peruuttaa suostumuksen missä tahansa tutkimuksen vaiheessa, jolloin kerättyä aineistoa ei käytetä tutkimustarkoituksessa, mutta se säilytetään pysyvästi. Tehdyt analyysit perutaan siltä osin, kuin se on teknisesti mahdollista. Tutkittavalla on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

Henkilörekisteristä vastaa Työterveyslaitos (Topeliuksenkatu 41 b, 00250 Helsinki, p. 030 4741 (vaihde).

Työterveyslaitoksen tietosuojavastaava: p. 030 474 2429, s-posti tsv [at] ttl.fi

Kuvaus Työterveyslaitoksen tutkimustoiminnan tietosuojakäytännöstä löytyy alla olevalta Työterveyslaitoksen verkkosivulta.