Tietosuojailmoitus: Mitä kuuluu? -tutkimus

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, 12–14 artikla

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos
Käyntiosoite: Topeliuksenkatu 41 b, 00250 Helsinki
Yhteyshenkilö tutkimukseen liittyvissä tietosuoja-asioissa:
Työterveyslaitoksen tietosuojavastaava, sähköposti tsv [at] ttl.fi, puhelin 030 474 2429.

2. Kuvaus tutkimushankkeesta

Työterveyslaitoksen Mitä kuuluu? -tutkimushankkeessa tutkitaan sote-alan ja pelastustoimen veto- ja pitovoimatekijöitä sekä sote-uudistuksen vaikutuksia henkilöstön työhön, työhyvinvointiin työkykyyn ja terveyteen.

Tutkimustietoa käytetään sote- ja pelastustoimen henkilöstön työhyvinvointia, työkykyä, terveyttä ja työstä palautumista edistävien ratkaisujen kehittämisessä ja tutkimisessa.

Tutkimustuloksista kirjoitetaan tieteellisiä julkaisuja.

Mitä kuuluu pelastusalan ja yksityisten sote-yritysten työhyvinvoinnille -tutkimuksissa vuonna 2024 kerättävä aineisto liitetään osaksi Mitä kuuluu? -tutkimustietokantaan. Mitä kuuluu? -seurantatutkimus kestää vuoteen 2030 saakka, jolloin arvioidaan jatkotutkimuksen tarve.

3. Tutkimuksen vastuullinen johtaja 

Tutkimusprofessori Jaana Laitinen
Työterveyslaitos, PL 18, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS
(käyntiosoite:)
puh. 030 474 6006, 046 851 4426
Sähköposti: jaana.laitinen [at] ttl.fi

4. Tutkimuksen suorittajat

Erityisasiantuntijoilla (tilastotiede) Pauliina Toivio, Laura Koskela, Pyry Silomaa, Kaisa Reuna, Kirsikka Selander, Aki Koskinen ja Ville Aalto on oikeus käsitellä koko kysely- ja rekisteriaineistoa ja rekisterissä olevia henkilötietoja. 

Työterveyslaitoksella työsuhteessa olevilla tutkijoilla on oikeus käsitellä tietoja tutkimustyössään pseudonymisoidussa muodossa, jolloin suorat henkilötunnisteet on poistettu.

Pseudonymisoitua kyselyaineistoa voivat käsitellä myös yliopistojen ja muiden tutkimuslaitosten tutkijat sovitusti tutkimusyhteistyössä. Tämä edellyttää aineistopyyntöä ja sen pohjalta tehtävää aineistonluovutussopimusta. Pseydonymisoidusta kyselyaineistosta luovutetaan 70 %:n otos sopimuksen mukaiseen tutkimustyöhön ja vain rajattu joukko muuttujia. Mitä kuuluu? tutkimuksen osalta aineistopyyntöjä Työterveyslaitoksella hallinnoi tutkimuksen vastuullinen johtaja, tutkimusprofessori Jaana Laitinen ja ne hyväksytään Työterveyslaitoksen Vastuunjako ja valtuudet -ohjeen mukaisesti.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehdä tieteellistä tutkimusta työelämän laadun yhteydestä henkilöstön työkykyyn, terveyteen ja hyvinvointiin. Henkilötietoja tarvitaan kyselyn tekemiseen ja vastausten yhdistämiseen rekisteritietoihin sekä katoanalyysien tekemiseen. Sote-alan ja pelastustoimen henkilöstön työhön liittyviä tekijöitä, työkykyä ja terveyttä seurataan kyselyin etenevästi 2017–2030 ja terveysrekisterien avulla taannehtivasti.

Työnantajalta saatavien henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus (tietosuoja-asetuksen 6.1 artikla kohta e, tietosuojalain 4.1 § kohta 3).  Kyselyn vastausten ja rekisteritiedon käsittelyn osalta oikeusperuste on suostumus (tietosuoja-asetuksen 6.1 artikla kohta a). Erityisten henkilöstöryhmien käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 9.2 artikla kohta a). 

6. Rekisterin tietosisältö/ henkilötietoryhmät 

Tutkimuksessa käsitellään terveystietoja. Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu nimenomaiseen suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 9.2 artikla kohta a).

Rekisteri sisältää tietoja osallistuvien organisaatioiden henkilöstöstä:

• Yksilöintitiedot (nimi, henkilötunnus, ammatti, palvelussuhteen luonne, koko/osa-aikaisuus, osa-aikaisilta työaika (%), kustannuspaikka, työpaikan nimi, sähköpostiosoite, kielikoodi jos ruotsinkielisiä, työsuhteen keskeytysten alku- ja loppupäivämäärät ja syykoodi); saadaan työnantajilta.  
• Kyselytiedot työn psykososiaalisista tekijöistä (työ, työyhteisö, johtaminen) sekä tausta- ja terveystietoja; saadaan rekisteröidyille tehtävistä kyselyistä, joihin vastaaminen on vapaaehtoista.
• Erityiset (arkaluonteiset) henkilötietoryhmät (terveyteen liittyvät tiedot) ja rekisteritiedot . a) Kyselytiedot (terveys, työkyky, elintavat). 
  b) Rekisteritiedot sairauspoissaoloista. Työnantajan henkilöstörekisteristä haetaan tietoja työajoista, työsuhteista ja niiden keskeytyksistä, poissaoloista, sairauspoissaoloista (kyllä/ei, ei diagnoosia) ja tapaturmista. Rekisteritiedot haetaan myöhemmin niiltä, jotka tähän suostuvat
  c) Muut rekisterit. Rekisteritiedot haetaan myöhemmin niiltä, jotka tähän suostuvat.
  • KELAn rekisterit: Tietoja lääkekäytöstä, erityiskorvausoikeuksista, sairauspoissaoloista ja niiden diagnooseista sekä kuntoutuksesta.
  • ETK:n (ml. yksityisten ja julkisten eläkelaitosten) ja Kevan rekisterit: Työeläketiedot ja niihin liittyvät työeläkevakuutetun työskentelyä koskevat tiedot.
  • Kevan rekisterit. Laskennallinen eläkeikä.
  • THL:n rekisterit. Pahanlaatuiset kasvaimet (syöpärekisteri), sairaalahoitojaksot (ml. dg,, toimenpidekoodit), hoitoilmoitusrekisteri.
  • Tapaturmavakuutuslaitosten liiton rekisterit: Työtapaturma, ammattitauti.
  • Tilastokeskuksen rekisterit: Koulutus, ammattitieto ja kuolleisuustiedot, ruututietokanta.
  • Digi- ja väestötietovirasto (ent. Väestörekisterikeskus): Asuinpaikka- ja rakennustunnustiedot, ulkomaille muuttopäivä, äidinkieli, kuolinpäivä.

7. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään 

Kyselytietojen yhdistämiseen rekisteritietoihin on kysytty suostumus kyselyn yhteydessä. Tutkimusaineiston seurannassa käytettävät rekisterit (rekisterinpitäjien luvilla/ viranomaisluvilla):
Rekisteritiedot liittyen sairastavuuteen, hoitoon, sairaspoissaoloihin, terveyspalvelujen käyttöön ja eläköitymiseen vuosina 2010–2030. 

Rekisteritietoja haetaan Työnantajan henkilöstörekisteristä ja seuraavilta kansallisilta rekisterinpitäjiltä: Eläketurvakeskus, Keva, Tilastokeskus, Kela, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Digi ja väestötietovirasto (ent. Väestörekisterikeskus), Tapaturmavakuutuslaitosten liitto niiltä rekisteröidyiltä, jotka ovat antaneet siihen suostumuksen.  

8. Tietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle 

Pseudonymisoituja kyselytietoja voidaan tutkimusyhteistyössä luovuttaa yhteistyösopimusten puitteissa seuraaville tahoille: Helsingin, Turun, Tampereen, Oulun, Jyväskylän ja Itä-Suomen Yliopistot, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.

Rekisteriaineistoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle.

9. Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n sisällä

Kyselyjen osa-aineistoja voidaan luovuttaa yliopistoihin tai tieteellisiin tutkimuslaitoksiin rajattuja yhteistutkimuksia varten. Tällöin (1) tutkimusaineisto pseudonymisoidaan ja (2) aineisto lähetetään käyttäen turvapostia tai kansainvälistä kuriiripostia (esim. FEDEX). Yhteistutkimuksissa käytettävästä aineistosta henkilötunnistetiedot on täysin poistettu.

Jokaisesta luovutuksesta tehdään sopimus, jossa myös varmistetaan tietosuojakysymykset kuten se, että vastaanottajaorganisaatiolla on lupa ottaa vastaan tiedot ja sovitaan kuka hävittää luovutetut tiedot vastaanottajaorganisaatiossa. Kaikki kotimaiset ja ulkomaiset luovutukset kirjataan.

10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet 

Kyselyalustaa ylläpitää Tivian. Kaikki tiedot siirretään alustalta Työterveyslaitoksen palvelimille heti kyselyjen päätyttyä. Tivianin kanssa on tehty sopimus, jossa on varmistettu tietosuojalainsäädösten noudattaminen.

Tiedot ovat salassa pidettäviä. Alkuperäinen sähköisesti tallennettu aineisto säilytetään Työterveyslaitoksen palvelimella. Sille on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Tietokannat on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sähköiset varmuustallenteet säilytetään toisessa konesalissa kuin missä varmuuskopioitava palvelin sijaitsee.

Suorien tunnistetietojen käsittely: tunnistetiedot tarvitaan tutkimusaineistojen yhdistämiseksi. Lisäksi seurantatutkimuksessa uutta aineistoa kerätään tutkimuksen kuluessa. Tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin vaan tilastollinen käsittely tehdään pseydonymisoiduin koodein, jolloin henkilötunnistetiedot on poistettu ja korvattu satunnaistetulla tutkimusnumerolla, jonka perusteella yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa.

11. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen 

Työterveyslaitoksen tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti tutkimusaineisto arkistoidaan pysyvästi Työterveyslaitokselle tai Kansallisarkistoon.

12. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen 

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi tehdä Työterveyslaitokselle lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena toimittamalla se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa yleisen edun perusteella käsiteltävien henkilötietojesi käsittelyä. Näitä ovat työnantajaltasi saadut yksilöinti- ja työsuhdetiedot (ks. kohta 6). Tällöin tietoja ei enää käytetä tutkimuksessa, vaan ne siirretään arkistoon.

Suostumuksen peruuttaminen

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus niiden tietojen osalta, joiden käsittely pohjautuu suostumukseen. Näitä tietoja ovat vastauksesi tutkimuksen kyselyyn ja rekisteritiedot. Tällöin tietoja ei enää käytetä tutkimuksessa, vaan ne siirretään arkistoon.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle

Sinulla on oikeus saada sinua koskevat tiedot itsellesi ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla ei ole oikeutta henkilötietojen poistamiseen, sillä niitä koskee lakisääteinen arkistointivelvollisuus (3-kohdan b-alakohta; Kansallisarkiston seulontapäätös).

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa.

13. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvien riskien arviointi 

Henkilötietojen käsittelyssä on tunnistettu seuraavat tietosuojariskit: a) yksittäisen henkilön tunnistaminen organisaatioille tuotettavissa kyselypalautteissa b) ja henkilötietoja vuotaa ulkopuolisille. Kyselypalautteiden yhteydessä tarkkoja jakaumatuloksia ei anneta työyksiköille, joissa vähemmän kuin 10 vastaajaa. Ristiintaulukointien raportoinnissa varmistetaan aina riittävät solufrekvenssit. Tietosuojan toteutuminen varmistetaan käsittelemällä henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti, luottamuksellisesti ja turvallisesti. Tietosuojariski on matala ja haitan todennäköisyys on kaukainen.

14. Erillishankkeet, joissa käytetään kyselytietoja 

• Mitä kuuluu pelastusalan työhyvinvoinnille 2024–2025
• Hyvinvointialueille siirtyneiden työntekijöiden työolosuhteet ja työkyky 2024–2025
• Joint Action on Cardiovascular Disease and Diabetes (JACARDI) 2023–2027
• Johda palautumista kriisissä 2023–2024
• Mitä kuuluu hyvinvointialueiden valmistelijoille? -tutkimus 2022–2023
• Olennaistamisella uudistumista, palautumista ja työhyvinvointia – OLLAPPA  2022–2023
• Henkilöstön saatavuuden ja alan vetovoimaisuuden turvaaminen iäkkäiden palveluissa (Hyvä veto) 2020–2023
• Yhteisöllinen mielenterveyden edistäminen – ratkaisuja sote-työpaikoille (Yhteisö) (2020–2023)
• Tiedosta – Työhyvinvointia ja tuottavuutta 2020–2023