Tietosuojailmoitus: Työn tekemisen muutos koronapandemian jälkeen – tutkimushanke etä- ja läsnätyöstä tietotyössä Suomessa

Tutkimusrekisterin ylläpitäjä

Työterveyslaitos

PL 40, 00032 Työterveyslaitos

käyntiosoite Topeliuksenkatu 41b, 00250 Helsink

puh. 030 4741

Tutkimusrekisterin ylläpitäjän tietosuojavastaava

tsv [at] ttl.fi (tsv[at]ttl[dot]fi)

puh. 030 474 2429

Tutkimuksen nimi

Työn tekemisen muutos koronapandemian jälkeen. Tutkimushanke etä- ja läsnätyöstä tietotyössä Suomessa

Tutkimuksen johtaja ja siitä vastaava ryhmä

projektipäällikkö, tutkimusprofessori Annina Ropponen

Tutkimuksen suorittajat

Hankkeen datamanagerit, oikeus käsitellä koko aineistoa: Annina Ropponen, Olli Haavisto, Pauliina Toivio ja Maria Hirvonen.

Tutkimusryhmässä oikeus käsitellä henkilötunnisteetonta aineistoa: Maria Hirvonen, Annu Haapakangas, Annina Ropponen ja Piia Seppälä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehdä tieteellistä tutkimusta työn tekemisen muutoksesta sellaisissa organisaatioissa/yrityksissä, jotka ovat olleet korona-aikana etätyösuosituksen mukaisesti ensisijaisesti etätyössä ja syksyllä 2021 aloittavat pohtimaan työn tekemistä etätyösuosituksen päätyttyä. Henkilötietoja tarvitaan kyselyn tekemiseen ja vastausten yhdistämiseen työnantajan rekisteritietoihin.

Henkilötietojen käsittelyn peruste on suostumus ja oikeusperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohdan sekä Tietosuojalain 4.1.3 §:n mukaisesti yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus . Työterveyslaitoksen lakiin kirjattu tehtävä on harjoittaa ja edistää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta ja käsitellä siinä tarkoituksessa henkilötietoja työntekijöiden terveydentilan kehityksen tutkimusta seurantatehtävää varten.

Tutkimusaineistona ovat työnantajan työajanseurantajärjestelmistä kerätyt toteutuneet työaikatiedot (2018 tai vähintään 2019 alkaen), kulunvalvontatiedot (työntekijän saapumis- ja poistumisaika sekä toimitila takautuvasti) sekä työntekijöiltä kootut kyselytiedot. Työaikatiedot sisältävät poissaolokoodin (mukaan lukien tiedon, jos työntekijä on ollut sairauden vuoksi poissa, mutta ei diagnoosia tai muuta terveydentilaan liittyvää tietoa). Tämä aineisto muodostaa hankkeen rekisteriaineiston.

Tietojen siirtäminen ja tallentaminen Työterveyslaitokselle on suunniteltu Työterveyslaitoksen tietoturva- ja tietosuojaohjeen sekä hyvän tutkimuskäytännön mukaiseksi.

Rekisteriaineistojen yhdistämistä varten henkilötunnus tai sähköpostiosoite on välttämätön tieto (Tietosuojalaki 29.1.3 §). Tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin. Aineiston tilastollinen käsittely ja analysointi tehdään aineistosta, josta henkilötunnistetiedot on poistettu ja korvattu satunnaistetulla tutkimusnumerolla, jonka perusteella yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa.

Työaikatiedot eivät sisällä arkaluontoista terveystietoa; sairauspoissaoloista tiedossa on sairauspoissaolojen päivämäärät. Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu, sillä tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.

Tässä hankkeessa on varauduttu henkilötietoa sisältävän datan tietoturvalliseen siirtoon ja käsittelyyn usein eri keinoin.

Rekisterin tietosisältö

Yksilöintitiedot: henkilötunnus tai sähköpostiosoite, myöh. yksilöllinen tutkimustunniste

Taustatiedot: syntymäaika tai ikä, sukupuoli, ammattinimike, työsuhteen tyyppi (toistaiseksi voimassa oleva, määräaikainen), työaikaprosentti, työssäoloaika, toimipaikka, osoitettu työtila.

Rekisteritiedot: työnantajan rekisteritiedoista päivämääräkohtaiset työaikatiedot ja poissaolokoodit, kulunvalvonnan saapumis- ja poistumisaika sekä rakennus- tai toimitila.

Kyselytiedoista yksittäisten työntekijöiden vastaukset liittyen johtamiseen, työn imuun, työtiloihin ja työhyvinvointiin.

Työnantajan rekisteritiedot kerätään takautuvasti koronaa edeltävältä ajalta sekä työajanseuranta- ja kulunvalvontaohjelmistojen käytön mahdollistamalta ajalta, pisimmillään 1.1.2018–31.12.2024. 

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Tutkimusaineistoa ei käsitellä tutkimusryhmän ulkopuolella eikä tutkimusaineistoa siirretä Työterveyslaitoksen ulkopuolelle. Työterveyslaitoksen IT-palveluiden tuottaminen on ulkoistettu Valtti Kumppanit Oy:lle.

Henkilötietojen siirtäminen

Tutkimusaineistoa ei siirretä EU/ETA-maiden ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Hanke päättyy 31.12.2024, jonka jälkeen on mahdollista, että tutkimustulosten tieteellinen raportointi jatkuu. Aineistoa säilytetään tutkimusraportoinnin edellyttämän ajan, jonka jälkeen se arkistoidaan Työterveyslaitosta koskevan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeus päästä häntä itseään koskeviin tietoihin, pyytää niiden oikaisemista tai poistamista

Hankkeessa kerätään yleisen edun mukaiseen tutkimuskäyttöön työnantajan rekisteritietoa, jonka kerääminen ei edellytä suostumusta tutkittavilta, jolloin myöskään suostumuksen peruuttaminen ei ole mahdollista.

Tutkimuksessa otetaan tutkittaviin yhteyttä kyselylomakkeilla, joilla kerätään tietoa johtamisesta ja työhyvinvoinnista sekä työtiloista. Kyselylomakkeeseen vastaaminen on vapaaehtoista. Tutkittavilla on oikeus pyytää pääsy heitä itseään koskeviin tietoihin. Tutkittavilla on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen oikaisua rekisterien ylläpitäjiltä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia (https://www.ttl.fi/tietosuojakaytanto-tyoterveyslaitoksessa/ koskevan pyynnön voi tehdä Työterveyslaitokselle lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena toimittamalla se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa itseäsi koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin tietoja ei enää käytetä tutkimukseen vaan ne siirretään arkistoitavaksi.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla ei ole oikeutta vaatia henkilötietojesi poistamista, sillä niitä koskee lakisääteinen arkistointivelvollisuus (3-kohdan b-alakohta; Kansallisarkiston seulontapäätös).

Lisätietoja tutkittavan oikeuksista: https://www.ttl.fi/tyoterveyslaitoksen-tutkimustoiminnan-tietosuojakaytanto/

Tulosten raportoiminen

Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu tulosten raportoinnissa. Tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.