Tietosuojaseloste: HERO-hanke

Erilaisten toimistotilojen, etätyön ja sairauspoissaolojen väliset yhteydet ennen ja jälkeen koronapandemian (HERO-hanke), 2021–2024: tietosuojaseloste.

1. TUTKIMUKSEN REKISTERINPITÄJÄ

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos
Käyntiosoite: Topeliuksenkatu 41 b, 00250 Helsinki

Yhteyshenkilö tutkimukseen liittyvissä tietosuoja-asioissa:
Työterveyslaitoksen tietosuojavastaava, sähköposti tsv [at] ttl.fi, puhelin 030 474 2429.

2. KUVAUS TUTKIMUSHANKKEESTA

Työterveyslaitoksen HERO-hankkeessa tutkitaan etätyön, lyhyiden sairauspoissaolojen ja työhyvinvoinnin yhteyksiä erilaisissa työtiloissa työskentelevillä henkilöillä. Hankkeessa selvitetään erityisesti monitilatoimistojen työolosuhteiden yhteyksiä etätyöhön, sairauspoissaoloihin, työhyvinvointiin ja koettuun terveyteen. Tutkimukseen osallistuu viisi organisaatiota. Tutkimuksessa analysoidaan työnantajien keräämiä rekisteritietoja (työajanseuranta, sairauspoissaolot, kulunvalvontatiedot) usealta vuodelta vuoden 2023 loppuun saakka. Lisäksi hankkeessa toteutetaan kysely. Hanke päättyy 15.12.2024.

3. TUTKIMUKSEN VASTUULLINEN JOHTAJA

Projektipäällikkö, johtava tutkija Annu Haapakangas
Työterveyslaitos, PL 18, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS
(käyntiosoite: Arinatie 3 A, 00370 Helsinki)
puh. 030 474 7521, 050 535 2984
Sähköposti: annu.haapakangas [at] ttl.fi

4. TUTKIMUKSEN SUORITTAJAT

Tutkimusryhmän jäsenistä Annina Ropposella, Maria Hirvosella ja Jaakko Airaksisella on oikeus käsitellä koko kysely- ja rekisteriaineistoa ja rekisterissä olevia henkilötietoja lukuun ottamatta tutkimukseen osallistuvaa kunta-alan organisaatiota, jonka osalta Ville Aallolla ja Jaakko Airaksisella on oikeus käsitellä henkilötietoja (kysely- ja rekisteriaineistot).

Muilla tutkimusryhmän jäsenillä on oikeus käsitellä tietoja tutkimustyössään pseudonymisoidussa muodossa, jossa suorat henkilötunnisteet on poistettu.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tehdä tieteellistä tutkimusta työtilojen ja etätyön yhteydestä henkilöstön terveyteen ja hyvinvointiin. Henkilötietoja tarvitaan kyselyn toteuttamiseen, eri tietolähteistä kerätyn tiedon yhdistämiseen (työnantajan keräämät rekisteritiedot, kyselyvastaukset) sekä uuden tiedon lisäämiseen aineistoon tutkimuksen edistyessä. Rekisteriaineistojen yhdistämistä varten henkilön yksilöivä tieto, kuten nimi tai henkilötunnus, on välttämätön tieto (Tietosuojalaki 29.1.3 §). Tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on:

työnantajien luovuttamien rekisteritietojen osalta yleistä etua koskeva tieteellinen tutkimus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e kohta sekä Tietosuojalain 4 § 3 kohta)
kyselyllä kerättyjen tietojen sekä kysely- ja rekisteriaineiston yhdistämisen osalta suostumus (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1a kohta)

Työterveyslaitoksen lakiin kirjattu tehtävä on harjoittaa ja edistää työn ja terveyden välisen vuorovaikutuksen tutkimusta ja käsitellä siinä tarkoituksessa henkilötietoja työntekijöiden terveydentilan kehityksen tutkimusta ja seurantatehtävää varten.

Tutkimusaineistona ovat työnantajan työajanseurantajärjestelmästä kerätyt toteutuneet työaikatiedot, HR-järjestelmistä kerätyt työntekijää ja työsuhdetta koskevat taustatiedot (ml. sairauspoissaolotiedot niissä tapauksissa, joissa tietoa ei saada työajanseurannasta), kulunvalvontatiedot (työntekijän saapumis- ja poistumisaika sekä toimitila takautuvasti) sekä työntekijöiltä kootut kyselytiedot. Työaika- ja sairauspoissaolotiedot sisältävät poissaolokoodin (ml. tiedon, jos työntekijä on ollut sairauden vuoksi poissa, mutta ei diagnoosia tai muuta terveydentilaan liittyvää tietoa). Työnantajan järjestelmistä kerätään tietoja takautuvasti vuodesta 2017, tai vähintään vuodesta 2019, alkaen vuoden 2023 loppuun. Nämä aineistot yhdessä muodostavat hankkeen rekisteriaineiston.

6. ARKALUONTEISET HENKILÖTIEDOT

Kyselyllä kerättävät tiedot koetusta terveydestä, hyvinvoinnista ja työkyvystä sekä elintavoista ovat arkaluonteisia erityisesti yhdistettynä työnantajien rekisteritietoihin. Näiden henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on suostumus (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2a kohta). Kerättävät sairauspoissaolotiedot eivät sisällä diagnooseja.

7. MITÄ HENKILÖTIETOJA TUTKIMUSAINEISTO SISÄLTÄÄ

YKSILÖINTITIEDOT: nimi, sähköpostiosoite ja mahdollisesti muu yksilöivä tunnus (organisaation henkilönumero, henkilötunnus), myöh. yksilöllinen tutkimustunniste.

TAUSTATIEDOT: syntymäaika, sukupuoli, ammattinimike, esihenkilöasema, työsuhteen tyyppi (toistaiseksi voimassa oleva, määräaikainen), työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä, työaikaprosentti, koulutustaso, yksikkö, toimipiste, työtila.

REKISTERITIEDOT: työnantajan rekisteritiedoista päivämääräkohtaiset työaikatiedot ja poissaolokoodit, kulunvalvonnan saapumis- ja poistumisaika työnantajan tiloihin (ei kulkua kiinteistön sisällä), rakennus tai toimitila.

KYSELYTIEDOT: yksittäisten henkilöiden vastaukset liittyen työn luonteeseen, etätyöhön, työpaikan tilojen käyttöön, kokemuksiin työtiloista, työn psykososiaalisiin tekijöihin (työyhteisö, johtaminen), koettuun terveyteen, työhyvinvointiin ja työkykyyn, elintapoihin sekä oireiluun.

Työnantajan rekisteritiedot kerätään takautuvasti koronapandemiaa edeltävältä ajalta sekä työajanseuranta- ja kulunvalvontaohjelmistojen käytössäolon mahdollistamalta ajalta, pisimmillään 1.1.2017-31.12.2023.

8. MISTÄ LÄHTEISTÄ HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN

Tutkimusaineisto muodostuu työnantajien rekisterien perusteella työsuhteessa vuosien 2017–2023 välillä olleista henkilöistä, joiden työsuhde on ollut voimassa aineistoa ensimmäisen kerran poimittaessa helmi-maaliskuussa 2022 ja jotka työskentelevät tutkittavissa organisaatioissa tutkimukseen osallistuvissa yksiköissä. Tietoja kerätään työajanseurannan, HR-tietojen ja kulunvalvonnan järjestelmistä työnantajien luvalla.

Kyselyn kohteina ovat kyselyn toteutusajankohtana vuonna 2022 tutkimukseen osallistuvissa yksiköissä työskentelevät työntekijät. Kyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Kyselyn yhteydessä kysytään suostumus kysely- ja rekisteritietojen yhdistämiseen.

9. TIETOJEN SIIRTO TAI LUOVUTTAMINEN EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Tässä hankkeessa on varauduttu henkilötietoa sisältävän datan tietoturvalliseen siirtoon ja käsittelyyn usein eri keinoin. Noudatamme tutkimusta koskevaa lainsäädäntöä ja Työterveyslaitoksen salassa pidettävien aineistojen käsittely- ja tietoturvaohjetta. Työterveyslaitoksen tietojärjestelmät ovat suojatut palomuureilla ja niiden käyttöoikeudet vaativat tietohallinnon myöntämän käyttäjätunnuksen ja salasanan.

Suorien tunnistetietojen käsittely: Tunnistetiedot tarvitaan tutkimusaineistojen yhdistämiseksi ja tutkimuksen myöhemmässä vaiheessa uuden aineiston lisäämiseksi. Tutkimusaineistoa ei analysoida tunnistetiedoin vaan tilastollinen käsittely tehdään koodein, jolloin henkilötunnistetiedot on poistettu ja korvattu satunnaistetulla tutkimusnumerolla, jonka perusteella yksittäistä vastaajaa ei voida tunnistaa.

Tutkittavien yksityisyyden suoja on turvattu tulosten raportoinnissa. Tietoja käsitellään ja raportoidaan tilastollisessa, ryhmätason muodossa. Yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa raportoiduissa tuloksissa.

11. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY TUTKIMUKSEN PÄÄTTYMISEN JÄLKEEN

Hankkeen tämänhetkinen projektirahoitus päättyy 15.12.2024, jonka jälkeen tutkimustulosten tieteellinen raportointi jatkuu enintään 31.12.2030 saakka. Aineistoa säilytetään tutkimusraportoinnin edellyttämän ajan, jonka jälkeen se arkistoidaan Työterveyslaitosta koskevan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti pysyvästi. Työnantajilta saatuja tietoja, joita ei käytetä tutkimukseen, ei arkistoida.

12. REKISTERÖIDYN OIKEUDET JA NIIDEN TOTEUTTAMINEN

Rekisteröidyn oikeuksista päästä häntä itseään koskeviin tietoihin, pyytää niiden oikaisemista tai poistamista tai vastustaa käsittelyä saa tietoa:

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön voi tehdä Työterveyslaitokselle lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena toimittamalla se Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle.

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa itseäsi koskevien työantajan luovuttamien rekisteritietojen käsittelyä. Tällöin tietoja ei enää käytetä tutkimukseen vaan ne siirretään arkistoitavaksi.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus niiltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen (kyselyllä kerätyt tiedot sekä kyselytietojen käyttö rekisteritietoihin yhdistettynä). Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla ei ole oikeutta vaatia henkilötietojesi poistamista, sillä niitä koskee lakisääteinen arkistointivelvollisuus (3-kohdan b-alakohta; Kansallisarkiston seulontapäätös).

Rajoittamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa kuvatuissa tilanteissa.

Lisätietoja tutkittavan oikeuksista löydät Työterveyslaitoksen tutkimustoiminnan tietosuojakäytänteistä kertovalta sivulta.