Työterveyslaitoksen potilasrekisterin tietosuoja
Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa
Käsittelemme henkilötietoa lääketieteellisten tutkimusten ja lausuntojen tekoa varten. Potilastietoja käyttävät potilaan hoitoon ja tutkimukseen osallistuvat Työterveyslaitoksen työntekijät. Hoitosuhde muodostaa ensisijaisen käyttöoikeuden potilasasiakirjoihin.
Oikeusperuste henkilötiedon käsittelylle on lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 c, tietosuojalaki 6.1 § kohta 4, laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992 12 §, sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista 298/2009).
Potilasasiakirjoihin on kirjattava tarpeelliset ja laajuudeltaan riittävät tiedot potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi.
Mitä henkilötietoa käsittelemme
Potilasasiakirjat sisältävät potilaan yksilöiviä tietoja ja terveydentilaa koskevia tietoja. Potilasasiakirjoihin merkitään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellinen tieto.
Mistä saamme henkilötiedot
Saamme sinua koskevan lähetteen vakuutusyhtiöltä tai terveydenhuollon eri toimipisteistä. Tietoja kerätään sinulta itseltäsi ja sinulle tehtävien lääketieteellisten tutkimusten yhteydessä. Suostumuksellasi tietoja voidaan kerätä muilta sinua hoitaneilta terveydenhuollon organisaatioilta ja työpaikoilta.
Mihin luovutamme henkilötietoja
Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.
Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja voidaan luovuttaa potilaan suostumuksella tai silloin kun tietojen antamisesta on säädetty laissa. Luovutuksen peruste ja lainmukaisuus tarkastetaan ennen luovutusta.
Potilasasiakirjojen tiedot ovat salassa pidettäviä myös potilaan kuoleman jälkeen. Vainajan potilastietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta vain siinä määrin kuin ne ovat välttämättömiä niitä pyytävän henkilön tärkeiden etujen tai oikeuksien selvittämistä tai toteuttamista varten. Tietoja pyytävällä ei ole oikeutta saada nähtäväkseen rajoituksetta vainajan potilasasiakirjoja.
Luovutamme tarvittavat tiedot vakuutusyhtiölle.
Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa Kelalle.
Ammattitaudin toteamisesta lähetetään lain nojalla tieto aluehallintovirastolle ja tieto tallennetaan Työterveyslaitoksen työperäisten sairauksien rekisteriin (TPSR).
Potilaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa jatkohoidosta vastaavalle taholle.
Työterveyslaitoksen tuottamat potilasasiakirjat siirtyvät valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon (Kanta). Potilastiedon arkisto on palvelu, jonne terveydenhuollon yksiköt tallentavat potilastietoja omista tietojärjestelmistään tietoturvallisesti. OmaKanta on palvelu, jota käyttämällä kansalainen voi nähdä omat potilastietonsa. Voit hallinnoida tietojen luovutuksia muille sinua hoitaville tahoille OmaKannan kautta.
Voimme luovuttaa henkilötietoja tieteellistä tutkimusta tekeville tahoille lain sallimilla tavoilla. Rekisteri kuuluu toisiolain 552/2019 alle.
Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa lain sallimilla tavoilla.
Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Emme siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
Miten kauan säilytämme henkilötietoja
Säilytämme henkilötietoja Kansallisarkiston määräyksellä pysyvästi tai sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) liitteen mukaisesti.
Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia
Emme tee automaattista päätöksentekoa potilasrekisterin tietojen perusteella.
Mitä tietojen antaminen merkitsee
Saamme lähetteen ja siinä olevat tiedot vakuutusyhtiöltä tai terveydenhuollon toimipisteestä, jotta voit päästä Työterveyslaitoksen asiakkaaksi. Keräämme tietoa sinulta itseltäsi ja suostumuksellasi muilta sinua hoitaneilta tahoilta. Tarvitsemme riittävät tiedot terveydestäsi, työstäsi ja muista asiaan liittyvistä seikoista, jotta voimme tehdä lääketieteellisen diagnoosin ja antaa lausunnon terveydentilastasi.
Sinun oikeutesi
Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Lisäksi sinulla on oikeus saada asiakastietojesi käsittelyä koskevat lokitiedot eli tiedot siitä, kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu sinua koskevia tietoja sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste.
Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi ja lokitietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle tai Työlääketieteen klinikkaan (tarkastus- ja oikaisupyynnöt). Saat vastauksen pyyntöösi. Työterveyslaitos voi kieltäytyä toteuttamasta henkilötietopyyntöä tai rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista lain sallimissa tilanteissa.
Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1
Työlääketieteen klinikka, Työterveyslaitos, PL 40, 00032 TYÖTERVEYSLAITOS
Potilastoiminnan yleisen neuvonnan sähköposti: potilasasiat(at)ttl.fi
Tietosuojavastaavan puhelinnumero 030 474 2429 ja sähköposti: tsv(at)ttl.fi
Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinulla pitää olla toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työterveyslaitoksen kanssa.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot
Tietosuojan valvontaviranomaisena toimii Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto.