Digitalisaatio on keino kehittää toimintaa

Kenties yleisin tavoite järjestelmille on kertakirjaus. Kukin tieto kirjataan vain kerran järjestelmään, ja sen jälkeen se on muissakin järjestelmissä kaikkien tarvitsijoiden käytettävissä.

Jos tässä onnistutaan, vältetään paljon moninkertaisesta kirjaamisesta aiheutuvaa työtä.

Toinen keskeinen tavoite on yhteinen tilannekuva. Kun kaikki asianosaiset pääsevät näkemään yhteisen ajantasaisen tiedon, jää turha soittelu ja väärinkäsitykset pois. Myös monet myynnin, tuotannon ja varaston tunnusluvut voivat tilastoitua järjestelmään automaattisesti ja hyödyntää toiminnan suunnittelun apuna.

Järjestelmien haasteena on kuitenkin usein järjestelmien yhteentoimivuus.  Yhteentoimivuutta, järjestelmien integrointia tarvitaan omassa yrityksessä, mutta yhä useammin myös yritysten kesken erilaisissa alihankinta- ja toimitusketjuissa sekä yritysten yhteistyöverkostoissa. Vinkkejä yhteentoimivuuden toteuttamiseen löytyy teemasta Tekniset ratkaisut.

Onnistunut järjestelmien yhteentoimivuus ja sopivat käyttöoikeudet auttaa parantamaan yhteistä tilannekuvaa koko verkostossa: esimerkiksi mikä on varastotilanne tai missä vaiheessa kuljetus etenee?

On tärkeää huomata, että järjestelmiä ei pidä suunnitella nykyisen vaan tulevan toiminnan mukaan: millaista uudistuvaa toimintaa järjestelmän tulisi tukea? Mitä uutta toimintaympäristö tai asiakkaat vaativat, ja millaisia mahdollisuuksia uusi järjestelmä luo prosessien, työn ja toiminnan kehittämiselle?

Siksi uusi toimintatapa pitää miettiä jo järjestelmän suunnitteluvaiheessa. Uusi toimintatapa voi edellyttää monenlaisia muutoksia työtehtäviin, prosesseihin ja osaamiseen. Toiminnan, järjestelmän ja osaamisen kehittäminen ovatkin parhaimmillaan rinnakkaisia prosesseja.

Korona-ajan verkkokaupat

Korona-aika on esimerkki toimintaympäristön nopeasta muutoksesta, joka vaati monenlaisia muutoksia toimintatapoihin niin yrityksen sisällä kuin asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden kanssa.

Yhtenä keinona vastata tarpeisiin oli esimerkiksi verkkokaupan tai sähköisen asioinnin kehittämien, mikä edellytti myös järjestelmien kehittämistä ja järjestelmäintegraation lisäämistä.

Järjestelmien lisäksi oli kehitettävä muutakin, jotta koko palveluketju toimisi. Esimerkiksi verkkokaupan sisällön ylläpito, tuotteiden keräily varastosta, lähetys ja palautusten käsittely saattoivat olla kokonaan uusia tehtäviä verkkokauppaa aloittavalle.

Miksi ja miten digitalisaatio vaikuttaa yrityksen koko toimintamalliin? Digivälineet kuten tietojärjestelmät ovat keskeisiä työvälineitä, joilla työssä tarvittavaa tietoa kerätään, analysoidaan, jalostetaan ja säilytetään.

Digivälineet vaikuttavat siihen, millaisena kukin käyttäjä näkee oman osuutensa ja työn kokonaisuuden.  Digivälineet voivat vaikuttaa myös siihen, millaisia tuotteita ja palveluja asiakkaalle voidaan tarjota, ja millä keinoin.

Digivälineet tuovat uusia mahdollisuuksia organisoida ja vaiheistaa työtä. Digiväline, kuten uusi tietojärjestelmä voi:

• mahdollistaa uudenlaisen työnjaon
• luoda uudenlaisia tehtäviä
• vaatia uutta, erilaista osaamista
• sitoa yhteen uusia toimijoita, jolloin yhteisö laajenee ja työ muuttuu verkostomaiseksi.

Lisäksi:

• Järjestelmän käyttöön voi liittyä erilaisia sääntöjä, ohjeita, käyttöoikeuksia ja muutoksia toimivallassa ja vastuissa.
• Järjestelmä voi tuottaa uudenlaista tietoa ja mahdollistaa uudenlaisia työn tuloksia ja edelleen uusia asiakkaita.

Tätä työn kokonaisuutta, jossa eri osatekijät linkittyvät ja vaikuttavat toisiinsa, voidaan kuvata sivulla yllä olevan mallin avulla.

Siinä työ koostuu kuudesta osatekijästä: työn tekijät, työn kohde, välineet, yhteisö, työnjako ja säännöt.

• Tekijät: Ketkä tekevät? Keiden työn kohteesta on kysymys? Mitä ammattiryhmiä on?
• Työn kohde: Mihin ’vaikutetaan’ - mitä työstetään, analysoidaan, muokataan ja käsitellään, jotta tulos saadaan aikaan?
• Tulos: Mikä on yhteinen tulos – mitä työn tuloksena syntyy, mitä asiakkaat saavat?
• Välineet: Mitä koneita, laitteita, työkaluja, tietoa tai osaamista tarvitaan?
• Yhteisö: Mitkä muut tahot vaikuttavat kohteeseen, osallistuvat tuloksen tuottamiseen?
• Työnjako: Miten työt jaetaan tekijöiden kesken? Mikä on meidän tehtävä, mikä muiden (ulkoiset kumppanit, Yhteisö)?
• Säännöt: Millaiset periaatteet ohjaavat toimintaa? Lait, ohjeet, pelisäännöt, kirjoittamattomat käytännöt?

Kun yksi työn osatekijä muuttuu, se vaikuttaa myös muihin ja edellyttää koko toiminnan pohtimista: mikä on nyt sujuvin, mielekkäin ja tuottavin tapa järjestää työt ja palvella asiakasta?

Työvälineet, kuten uudet digivälineet, vaikuttavat keskeisesti siihen, miten työ voidaan tehdä. Ensinnäkin ne vaikuttavat siihen, kuka tekee: keillä on oikeus tuottaa, muokata tai hyödyntää tietoa tietojärjestelmän eri osioissa?

Digivälineet määrittelevät osaltaan työprosessia: esimerkiksi missä järjestyksessä työ täytyy tehdä, voiko työtä tehdä useampi henkilö kerrallaan vai onko vaiheet tehtävä peräkkäin.

Usein yhdessä vaiheessa kerättävä tieto toimii toisen työvaiheen pohjana. Tieto voi koskea esimerkiksi raaka-aineita ja materiaaleja, työvaiheita, prosessin etenemistä, tuotteita ja palveluita sekä erilaista asiakastietoa.

Digivälineiden avulla voidaan uudistaa koko yrityksen toimintalogiikkaa ja liiketoimintaideaa.  Entistä tarkemman ja laajemman tiedon pohjalta yritys voi optimoida toimintaa, prosesseja ja materiaaleja, ja kehittää uusia tuotteita ja palveluja nykyisille ja uusille asiakkaille.

Digivälineillä on iso vaikutus työhön. Siksi on tärkeää, että välineiden hankinnassa ja käyttöönotossa otetaan huomioon  ja suunnitellaan myös työn muutos.

Seuraava esimerkki kuvitteellisesta Konepaja Oy:stä on koottu usean yrityksen pohjalta, ja kuvaa konepaja-alan yrityksen kasvun vaiheita työn näkökulmasta.  

1. Aluksi yrityksessä oli vain yrittäjä ja käytössä muutama kone, joilla muutamista metalliraaka-aineista ja  -aihioista työstettiin tuotteita.
2. Kun asiakaskunta kasvoi ja monipuolistui, yrittäjä palkkasi ammattityöntekijöitä ja hankki lisää koneita. Työtä tehtiin nyt sahoilla, levyleikkureilla, hitsauskoneilla, jyrsimillä ja laserleikkurilla. Myös materiaalit ja tuotteet monipuolistuivat.
3. Vähitellen käyttöön otettiin digitaalisia työvälineitä, kuten Tilausjärjestelmä ja Varastonhallintajärjestelmä. Työmääräimet olivat sähköisiä, ja niihin sai liitettyä piirustukset asiakaan tuotteista. Työntekijät merkitsivät työmääräimeen työaikansa sekä käyttämänsä materiaalit, ja näitä tietoja hyödynnettiin tuotteiden laskutuksessa sekä palkanlaskennassa.

Työn monitahoista muutosta Konepaja Oy:ssä voidaan jäsentää edellä esitetyn työn kokonaisuutta kuvaavan mallin avulla. Kun Konepaja Oy:n toiminta kasvoi, henkilöstöä eli tekijöitä palkattiin lisää ja hankittiin uusia välineitä eli koneita, työvälineitä ja erilaisia järjestelmiä.

Työn tekemisen tavat ja työnjako muuttuivat. Työntekijöiltä vaadittiin uudenlaista osaamista monista materiaaleista ja työstötavoista. Osa erikoistui tiettyihin vaativiin työvaiheisiin. Jokaisen oli hallittava myös sähköisen työmääräimen, piirustusten ja varastojärjestelmän käyttö.

Esimerkki välineiden, työnjaon ja osaamisen muutosten yhteyksistä on se, miten tilausten tuotepiirrokset liitettiin työmääräimeen työntekijöiden käyttöön, jotta toiminta voisi olla itseohjautuvaa ja työnjako ja työvaiheistus sujuvaa.

Toimintaa ohjasivat monet säännöt, kuten työohjeet ja valmistusstandardit. Kun yritys kasvoi, tärkeiksi tulivat myös henkilöstön keskinäiset pelisäännöt ja yritysten väliset sopimukset.

Jotkut muutokset, kuten laitehankinnat olivat selkeitä ja konkreettisia, osa muutoksista hiipi työhön vähitellen ja huomaamatta.  Yrityksen toiminnan kehittämisessä oli tärkeää tarkastella kokonaismuutosta ja eri osatekijöiden vaikutusta toisiinsa. Näin asiakkaiden odotukset saavutettiin: hyvä laatu, joustavuus, räätälöidyt tuotteet ja nopeat toimitukset.