Häiriöt ja keskeytykset, ohjeisiin liittyvät ongelmat, monitekeminen ja aikapaine ovat olosuhteita, joissa on vaikea tehdä keskittymistä, muistamista tai ajattelua vaativaa työtä eli aivotyötä. Monilla työpaikoilla näitä ongelmia pyritään ratkomaan ja tarjolla on monenlaisia keinoja.
Työterveyslaitoksen Aivotyökysely on kerännyt yli 11000 vastausta. Tulokset ovat tuoneet esiin, että työssä kohdataan päivittäin hyvin monenlaisia aivotyön tilanteita:
Aivotyössä on paljon tehtäviä, jotka suuri joukko vastaajista kokee innostaviksi. Kuitenkin lähes yhtä moni kokee samat asiat kuormittaviksi. Miten kuormittajat saadaan muutettua innostajiksi?
Valmiit tiedostopohjat nopeuttavat kirjoittamista
Lähes jokaisella töiden hoitaminen vaatii päivittäin lukemista, kirjoittamista tai kokousten tai ohjeiden kuuntelemista. Yli 40 prosenttia Aivotyökyselyn vastaajista kokee nämä työtilanteet innostaviksi, mutta lähes yhtä suuri joukko kokee ne kuormittaviksi.
Kognitiivisen ergonomian ratkaisuilla tällaisten kielellisten työtehtävien sujumista voisi helpottaa. Esimerkiksi valmiit, jäsennellyt tiedostopohjat nopeuttavat niin kirjoittamista kuin lukemista, on sitten kyse potilaskertomuksesta, myyntitarjouksesta tai ohjeesta.
Monilla on päivittäin työtehtäviä, joissa täytyy työskennellä tarkasti ja keskittyä pitkäjänteisesti Keskittymistä vaativat tehtävät innostavat yli 40:tä prosenttia vastaajista. Toisaalta ne kuormittavat lähes yhtä suurta osaa vastaajista.
Keskittymistä voi helpottaa paitsi häiriöitä ja keskeytyksiä karsimalla, myös työtavoilla. Sopivasta vireystasosta tulee pitää huolta.
Jos huomio uhkaa herpaantua, keskittymistä vaativaa työtä kannattaa tauottaa sykettä nostavalla taukojumpalla. Jos taas hermostuttaa, hetken hengähdys ja hengittely voivat auttaa kasaamaan ajatukset.
Myös tarkistuslistojen avulla voi varmistaa, että tarkkuutta vaativissa töissä kaikki asiat tulee huomioitua ja työvaiheet tehtyä. Keskittymistyötä edesauttaa myös, jos siihen on varattu paikka ja aika, kuten hiljaisen työn tila ja palaveriton perjantai.
Tauot auttavat löytämään uusia ratkaisuja
Töiden hoitaminen voi myös vaatia ideointia ja uusien ratkaisuiden löytämistä muuttuvissa tilanteissa. Lähes 60 prosenttia vastaajista kokee tällaiset tehtävät innostaviksi, mutta 30:tä prosenttia ne kuormittavat.
Jos ajatustyö jumahtaa, kannattaa jutella työtoverin kanssa tai pyörähtää juomatauolla. Kun mieli täyttyy hetkeksi jollain muulla, ongelma on helpompi hahmottaa uudesta näkökulmasta.
Ideat eivät kuitenkaan synny tyhjästä. Miellekartoilla ja SWOT-analyysillä (vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat) asiaa voi jäsentää, jolloin ajatukset suuntautuvat ongelmaan ja uuden ideointi on helpompi käynnistää.
Oman aivotyön erilaisten tehtävien tiedostaminen ja kognitiivisen ergonomian huomioiminen työskentelyssä on uusi työelämätaito. Se kannattaa ottaa yhdessä haltuun.
Hyviä työolosuhteita ja käytäntöjä kannattaa kehittää myös niihin yleisiin aivotyön tehtäviin ja tilanteisiin, jotka parhaimmillaan ovat aivotyöläisiä innostavia voimavaroja. Hyvillä käytännöillä aivotyön innostavat tehtävät eivät muutu kuormittajiksi.
Lisätietoja:
Viisi avausta aivotyöhön -tutkimushankkeen loppuraportti (Julkarissa)
Viisikko – viisi avausta aivotyöhön (tutkimushankkeen esittely)
Aivotyössä on erilaisia tehtäviä ja tilanteita (Työelämätieto-palvelussa)
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön (aivotyöpalvelut)
Kommentointi