Työkyvyn tuessa tarvitaan tietoa

Työterveysyhteistyössä tarvitaan tiedonhallintaa, jotta ajantasainen ja laadukas tieto saadaan osaksi päätöksentekoa. Tämä vaatii työpaikalle ja työterveyshuoltoon kertyvän tiedon hyödyntämisen toimintatavoista sopimista. Työkyvyn tuessa on esimerkiksi sovittava, mitä tietoa vaihdetaan ja millä tavalla, sekä miten tietojen vaihto toteutuu niin, että varmistetaan samalla tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvien säädösten toteutuminen. Kun työterveyshuollon ja työpaikan tiedonhallintaa kehitetään, on syytä tavoitella myös tiedon kirjaamista tietojärjestelmiin rakenteisesti. Vain näin tietoja voidaan hyödyntää ilman, että kenenkään tarvitsee kirjata tietoja uudelleen toiseen järjestelmään.

Kuva 2 Yllä olevassa mallissa kuvataan työkyvyn tuen tiedonhallinnan kokonaisuutta yhteistyön näkökulmasta. Mallin avulla voit esimerkiksi tarkastella, millaisia tiedontarpeita työkyvyn tukeen liittyy, mistä tietoa saadaan ja mitä kuuluu toimivaan yhteistyöhön tietojen hyödyntämisessä. Lisätietoa kustakin osiosta löydät painamalla plus-merkkiä.

Tiedon hyödyntämisen tavoitteet sekä toimenpiteet niiden saavuttamiseksi tulee määritellä työterveysyhteistyössä. Tavoitteiden perustana tulee olla yhdessä todetut työkykyjohtamisen tarpeet, jotka voivat olla erilaisia työpaikasta ja sen tilanteesta riippuen. On hyvä hahmottaa, että tiedon hyödyntäminen ja tiedonhallinta eivät ole muusta työkykyjohtamisesta erillisiä asioita vaan arjen yhteistyön toimintojen sekä niistä kertyvän tiedon tarkastelua yhteisesti sovittujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tässä yhteydessä käsittelemme työkykyjohtamisen tarpeisiin liittyvää tietoa kolmesta eri näkökulmasta. Tietoa tarvitaan työkyvyttömyyttä ennaltaehkäisevästä/ennakoivasta toiminnasta, työkykyä ylläpitävästä jatkuvasta toiminnasta sekä jo syntyneitä työkykyongelmia ratkovasta reagoivasta toiminnasta.

Tiedon tarpeet ja painopisteet riippuvat aina työpaikan omista yksilöllisistä tarpeista ja yhteistyön luonteesta. Kannattaa myös huomata, että moni yhteistyössä kertyvä tieto voi olla hyödynnettävissä useammassakin kuin yhdessä edellä mainituissa osioissa.  Myös toiminta on osin päällekkäistä.

Tehtävä: Valitse listasta ne tiedot, joita käytät toimintasuunnitelmapalaveriin valmistautuessa.

Työterveysyhteistyön työkykyjohtamisen tarpeisiin tiedon keräämistä suunniteltaessa ja toteuttaessa on hyvä yhdessä sopia ja määritellä:

• Mihin tarkoitukseen tietoa kerätään ja mikä on tiedonkeruun tavoite
• Miten ja mistä tietoa kerätään (eri järjestelmistä, muistioista, tapaamisista jne.)
• Kuka tietoa kerää
• Milloin tieto kerätään
• Missä muodossa tieto tarvitaan sekä miten sitä muokataan ja analysoidaan
• Ketkä sitä tulevat tarkastelemaan
• Millä foorumeilla tietoa tullaan käyttämään
• Mitä tällä tiedolla tullaan tekemään ja mihin toimenpiteisiin se johtaa

Nämä seikat tulevat pohdittavaksi myös silloin kun suunnitellaan uusia tiedonkeräystapoja – esimerkiksi kyselyitä tai kun esille nousee uudenlainen työkykyjohtamisen tarve/tavoite.  Kannattaa selvittää, olisiko sellaista tietoa tai tiedonlähteitä jo olemassa, mitä voitaisiin hyödyntää paremmin, sen sijaan, että etsittäisiin uusia tiedonkeruun tapoja.

Yleistä on, että tietoa kertyy yhteistyössä valtavia määriä mutta suurin osa siitä jää hyödyntämättä.  Tietoa, jota ei ole tarkoitus käyttää ei kannata kerätä.

Työterveysyhteistyön eri tapaamisissa ja foorumeissa tarvittavan tiedon on oltava käytettävässä ja tarkoituksenmukaisessa muodossa. Esimerkiksi sairauspoissaoloja ja niiden aiheuttamia kustannuksia käsiteltäessä on tietoa keränneen osapuolen hyvä koota ja analysoida tieto siihen muotoon, että se on kaikkien osallistujien ymmärrettävissä sekä hyödynnettävissä jatkotoimenpiteiden suunnitteluun. Näin kokoontumiseen varattu aika pystytään käyttämään tarkoituksenmukaisesti.

Tietojen tulkinta toteutetaan yhteistyössä sovitun systemaattisen käytännön mukaisesti. Tavoitteena tietojen yhteisessä tulkinnassa on mukauttaa toimintaa tarpeen mukaan ja tunnistaa mahdolliset uudet työkyvyn tuen tiedon tarpeet.

Työkykyjohtamisen tarpeisiin liittyvää tietoa kertyy yhteistyön molemmilta osapuolilta. Käytännön toiminnassa on siksi tärkeää huomioida mm.  yhteistyön tapaamisten kokoonpanoissa kuka osallistuu mihinkin yhteiseen tapaamiseen ja miksi? Tämän määrittelee tapaamisen tavoite ja tarkoitus sekä tavoitteen mukaisesti kerättävä ja tapaamisessa tarvittava tieto.

Työterveysyhteistyön tapaamiset, joihin tietoa kerätään ja joissa tietoa käsitellään, sovitaan yhteistyötä aloitettaessa toimintaa kehitettäessä tai toiminnan painopisteitä uudelleen suunnattaessa. Tapaamisilla on oltava selkeät agendat, tavoitteet ja aikataulutus. 

Tapaamisten kokoonpanot ja eri osallistujien roolit sekä vastuut on määriteltävä etukäteen tapaamisen agendan ja tavoitteiden mukaisesti. Koolla on tärkeää olla henkilöitä, jotka pystyvät keräämään ja analysoimaan tapaamisessa tarvittavan tiedon sekä henkilöitä, jotka voivat tehdä tiedon pohjalta päätöksiä ja laatia toimenpiteitä.

Ennen kokoontumista on sovittava missä vaiheessa tieto kerätään ja saatetaan osapuolten tietoon. On tietoa, jota tarvitaan jo etukäteen eri osapuolten tutustumista varten sekä tietoa, jota voidaan käsitellä vasta itse tapaamisessa. On yhdessä sovittava missä muodossa tarvittava tieto tuotetaan ja milloin sen on hyvä olla kaikkien osapuolten käytettävissä. Jokaisen osallistujan on hyvä valmistautua tapaamiseen, ymmärtää mitä asioita tullaan käsittelemään ja missä roolissa kukin osallistuu.

Tapaamisten tiheys yhteistyössä määräytyy käsiteltävän aiheen, tarpeen sekä tapaamisten välillä kertyvän tiedon ja sovittujen jatkotoimenpiteiden mukaan. Seurannasta sopiminen on tapaamisten tärkeimpiä tavoitteita.

Työterveysyhteistyötä ja toimintaa tulee arvioida säännöllisesti. Arvioinnille tulee varata aikaa ja osapuolien tulee valmistautua arviointiin. Arviointiin tulisi osallistua isossa organisaatiossa työterveysyhteistyöstä vastaavien sekä sitä toteuttavien henkilöiden. Tyypillisesti arviointiin osallistuu edustajat työpaikan johdosta, henkilöstöhallinnosta, työsuojelusta ja työterveyshuollosta. Arvioinnin tuloksia tulisi hyödyntää tulevan toiminnan suunnittelussa, mm. toimintasuunnitelman laatimisessa, työpaikan HR- prosesseissa, toiminnan ja työsuojelun toiminnan kehittämisessä. Arvioinnin hyödyntämistä toteutetaan niillä foorumeilla mitkä ovat kunkin kehitettävän asian kannalta keskeisiä. 

Huolehtikaa yhdessä näistä:

• Tunnistakaa tiedonkeruun tarpeet ja tavoitteet yhteistyössä.
• Suunnitelkaa tiedonkeruu yhteistyössä.
• Hyödyntäkää jo kertynyttä tietoa ennen kuin suunnittelette uusia tiedonkeruun menetelmiä tai lähteitä.
• Valmistelkaa kertynyt tieto yhteistyön eri foorumeille ja analysoikaa se yhdessä.
• Suunnitelkaa yhteiset tapaamiset sen pohjalta mikä on tapaamisen tavoite ja mitä tietoja niissä käsitellään.
• Sopikaa tapaamisten roolit ja vastuut – kuka tuo mitäkin tietoa ja miksi? Kuka osallistuu ja miksi?
• Varmistakaa että tiedonkeruu johtaa toimenpiteisiin ja auttaa yhteisen tavoitteen saavuttamisessa.
• Arvioikaa toimintaanne säännöllisesti yhdessä.

Lue ”Näin kehität työterveysyhteistyötäsi” -oppaasta, miten voitte lähteä kehittämään käytännössä tiedon hyödyntämistä työterveysyhteistyössä:

Lue esimerkkejä, miten hyödynnät tietoa ja sujuvoitat tiedonkulkua työterveysyhteistyössä: Suunnittele ja koordinoi! | Työterveyslaitos (ttl.fi) 

Lue Työterveysyhteistyön kehittämisellä vaikuttavuutta oppimateriaalista tiedon hyödyntämisestä yhteistyötä aloittaessa: Työterveysyhteistyön aloittaminen | Työterveyslaitos (ttl.fi)