Opas pienen työpaikan työterveysyhteistyöhön

Työterveysyhteistyö tarkoittaa työpaikan ja työterveyshuollon välistä yhteistyötä, joka luo edellytykset työturvallisuuden, työntekijöiden työkyvyn ja työhyvinvoinnin edistämiseen. Se on tärkeä osa työkykyjohtamista.  

Työterveysyhteistyö perustuu aina työpaikan yksilöllisiin tarpeisiin. Se on suunnitelmallista, tavoitteellista ja ennaltaehkäisevää. Yhteistyötä tulee seurata ja arvioida säännöllisesti, jotta toimintaa voidaan tarvittaessa muuttaa. 

Hyvin toimiva työterveysyhteistyö vaatii molempien osapuolten panostusta, kiinnostusta ja aktiivisuutta.   

Yhteistyöhön panostaminen pienellä työpaikalla kannattaa, koska  

• yrittäjän ja työntekijöiden terveys ja työkyky ovat keskeisiä toiminnan kannalta. Pitkäaikainen sairastuminen tai työkyvyttömyys voivat vaikuttaa merkittävästi työpaikan toimintaan, kun taas hyvinvointi voi parantaa kannattavuutta. 

• pienissä työpaikoissa tehdään usein altisteista työtä, josta aiheutuu työntekijälle erityinen sairastumisen vaara. Työterveysyhteistyön alkuvaiheessa on tärkeää tunnistaa työn riskit niiden hallitsemiseksi ja näin ennaltaehkäistä työntekijöiden sairastuminen ja mahdollinen työkyvyttömyys.   

• silloin toiminta saadaan suunniteltua työpaikkaa palvelevaksi. Tunnistamalla työpaikan tarpeet voidaan säästää kustannuksissa.  

Toteutuuko yhteistyössä seuraavat asiat?  

• Tarpeet: Työpaikan tarpeet on yhteistyössä kartoitettu ja kirjattu ylös. Ymmärrys niistä ja niiden tärkeysjärjestyksestä on varmistettu molempien yhteistyön toimijoiden kesken.   
• Tavoitteet: Yhteistyölle on määritelty konkreettiset, työpaikan tarpeisiin pohjautuvat tavoitteet. Mitä halutaan saavuttaa? Mikä on tärkeää?
• Toimenpiteet: Yhdessä suunnitellut toimenpiteet ovat konkreettisia ja ymmärrettäviä sekä vastaavat tavoitteisiin.  
• Vastuut ja roolit: Yhteistyöhön osallistuvista toimijoista on sovittu niin työpaikalla kuin työterveyshuollossakin. Vastuut ja roolit ovat selkeät. Kuka tekee mitäkin, kenen vastuulle mikäkin asia kuuluu?  
• Seuranta ja arviointi: Toiminnan sekä yhteistyön seurannasta ja arvioinnista on sovittu. Kuinka usein, ketkä osallistuvat, miten toteutetaan?  
• Vuorovaikutus: Yhteiset tapaamiset, selkeät yhteydenpitotavat ja yhteydenottotarpeet on määritelty yhdessä. Tapaamisiin valmistaudutaan ja niihin panostetaan.  Yhteistyössä toteutuu molempien osapuolten aktiivisuus ja kiinnostus yhteistyöhön. Yhteistyön kehittämistarpeet tuodaan rohkeasti esille.
• Työkyvyn tuki: Työkyvyn tuen toimintatavat on yhdessä suunniteltu ja kirjattu toimintasuunnitelmaan. Työkyvyn tuen toimintatapojen seurannasta ja arvioinnista on sovittu. Päihdeohjelma on laadittu.  
• Osallisuus ja viestintä: Työntekijät osallistuvat yhteistyöhön ja yhteistyöstä jaetaan tietoa säännöllisesti.   

Työterveyshuoltolaki velvoittaa työnantajaa järjestämään ennaltaehkäisevän työterveyshuollon kaikille työ- tai virkasuhteessa oleville työntekijöilleen, jotka tekevät työtä Suomessa. Lakisääteinen eli ennaltaehkäisevä työterveyshuolto tarkoittaa muun muassa työntekijöiden terveystarkastuksia, työpaikalla tehtäviä työpaikkaselvityksiä ja työkyvynarviointia. Sen lisäksi työnantaja voi järjestää työntekijöilleen yleislääkäritasoista sairaanhoitoa ja muita terveydenhuollon palveluja. Sairaanhoidon järjestäminen on vapaaehtoista.  

Työterveysyhteistyö alkaa, kun työnantaja järjestää työterveyspalvelut henkilöstölleen tai vaihtaa työterveyshuollon palveluntuottajaa.  

Yhteistyö käynnistetään muodostamalla yhteinen käsitys työpaikan ja sen henkilöstön tilanteesta sekä terveyteen, turvallisuuteen ja työkykyyn liittyvistä tekijöistä. Työpaikan ja työterveyshuollon toimijoiden on tärkeää yhdessä sopia jo alkuvaiheessa siitä, mitä työterveysyhteistyöllä tavoitellaan ja millä konkreettisilla keinoilla tavoitteisiin pyritään. On hyvä käydä avointa keskustelua siitä, mitä lisäarvoa työterveysyhteistyöstä on työpaikalle odotettavissa.  

Työterveysyhteistyön tulee aina perustua työpaikan tarpeisiin. Toiminnan tarvelähtöisyydellä tarkoitetaan yhdessä havaittujen ja todennettujen työpaikan terveys- ja työkykyriskien asettamista yhteisen toiminnan pohjaksi ja sisältöä ohjaavaksi perustaksi. Tällöin vältetään työpaikkaa hyödyttämättömät toimintatavat ja palvelusisällöt sekä säästetään työterveyshuollon resursseja sellaiseen toimintaan, joka aidosti tukee työpaikkaa ja sen tarpeita.    

 Pienten työpaikkojen ja työterveyshuollon välisen työterveysyhteistyön ytimessä ovat: 

• Työpaikan yksilölliset tarpeet (Voiko työstä sairastua? Tukeeko vai uhkaako työ työkykyä?) 

• Yhdessä sovitut konkreettiset tavoitteet ja toimintatavat 

• Työterveysyhteistyöhön osallistujista sopiminen 

• Selkeät vastuut ja roolit eri toimijoiden kesken 

• Tapaamiskäytännöistä sopiminen 

• Yhteydenpidon ja tiedonkulun sujuvuuden varmistaminen  

• Toiminnan seurannasta ja arvioinnista sopiminen 

Työterveyshuollon sopimusta tehdessä apuna voi käyttää esimerkiksi Työterveyslaitoksen sivustoa työterveyshuollon järjestämisestä. 

Lue lisää työterveyshuoltotoiminnasta

Valmistautuminen työterveysyhteistyöhön 

Valmistautuminen työterveysyhteistyön aloittamiseen hyödyttää molempia yhteistyön osapuolia. Tarpeellista tietoa kannattaa kerätä jo etukäteen, jakaa se tarvittaessa yhteistyön toiselle osapuolelle ja perehtyä tietoihin jo ennen ensimmäistä tapaamista. Työterveyshuollon palveluntuottajan tehtävänä on opastaa ja neuvoa tapaamiseen valmistautumisessa sekä pyytää tarvitsemansa dokumentit etukäteen.   

Työpaikan toimijoiden valmistautuminen työterveysyhteistyön aloittamiseen 

Työpaikan työterveysyhteistyöhön osallistuvien toimijoiden on hyvä perehtyä yleisellä tasolla työterveyshuollon järjestämisvelvoitteisiin, mikäli nämä eivät ole entuudestaan tuttuja.  

Työpaikan toimijoiden kannattaa etukäteen pohtia: 

• Mitkä ovat työpaikan tarpeet ja toiveet työterveysyhteistyölle? 

• Onko työssä sellaisia erityispiirteitä, jotka yhteistyössä on huomioitava? (Esimerkiksi erityinen tapaturman vaara)

• Mikä on välttämätöntä? Mihin halutaan panostaa?  

• Mitkä työpaikan ovat resurssit ja valmiudet yhteistyöhön?  

• Mistä on tarvetta saada lisätietoa?  

Työterveyshuollon toimijoiden valmistautuminen työterveysyhteistyön aloittamiseen 

Muodostaessaan käsitystä työpaikan terveysvaaroista sekä kuormitus- ja voimavaratekijöistä, työterveyshuolto tarvitsee monenlaista tietoa. 

Työterveystoimijan on tärkeä perehtyä esimerkiksi: 

• Työpaikan tekemään riskinarviointiin 

• Aiemmin tehtyihin työpaikkaselvityksiin ja toimintasuunnitelmaan 

• Henkilöstön työkyky- ja työhyvinvointitilanteeseen 

• Toimialakohtaisiin tietoihin 

• Työpaikalla käytettäviin kemikaaleihin 

• Käytössä olevaan suojautumiseen 

Ensimmäisessä tapaamisessa varmistetaan, että molemmilla yhteistyön osapuolilla on selkeä käsitys siitä, minkälaisia erityispiirteitä juuri kyseisen työpaikan työ pitää sisällään ja mitä se tarkoittaa käytännön toiminnan suunnittelussa. Lisäksi on tärkeää, että työpaikka ymmärtää, mitä käytännön hyötyä työterveyshuollosta työpaikalle on ja mitä työterveysyhteistyöllä on saavutettavissa. Epäselviksi koettujen asioiden selvittäminen, toiveet yhteistyölle ja mahdolliset aiemmat negatiiviset kokemukset yhteistyöstä kannattaa läpikäydä. Aktiivisuus ja avoimuus on yhteistyön sujuvuuden ja läpinäkyvyyden takia ensiarvoisen tärkeää. 

Työterveysyhteistyöhön osallistuvat toimijat sekä työpaikalta että työterveyshuollosta. On tärkeää, että osallistujat tietävät oman roolinsa yhteistyössä ja siihen liittyvät vastuut. Roolit ja vastuut määritellään yleensä jo toimintaa aloitettaessa, mutta niitä on hyvä tarkastella säännöllisesti muun toiminnan suunnittelun, seurannan ja arvioinnin yhteydessä. 

Työterveysyhteistyöhön osallistujat työpaikan puolelta: 

• Yrittäjä/toimitusjohtaja 

• Henkilöt, jotka tuntevat käytännön työn ja olosuhteet (esim. työnjohto) 

• Työntekijät tai heidän edustajansa 

Työterveysyhteistyöhön osallistujat työterveyshuollon puolelta: 

• Työterveyshoitaja (usein lähin yhteistyökumppani ja yhteyshenkilö) 

• Työterveyslääkäri (erityisesti silloin, kun työ aiheuttaa erityistä sairastumisen vaaraa - esimerkiksi kemikaalien käyttö) 

• Työterveyspsykologi tai työfysioterapeutti tarpeen mukaan (kun työn erityispiirteissä korostuvat työn psykososiaaliset tai ergonomiset kuormitustekijät ja tarvitaan erityisosaamista näiden kuormitustekijöiden hallinnassa työntekijöiden työkyvyn tukemiseksi) 

Yhteistyö, roolit ja vastuut on hyvä kuvata ja kirjata konkreettisella tasolla työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan: Kuka tekee ja mitä? Kenen vastuulla mikäkin asia on? Yhteistyön jatkuvuus ja tiedonkulku tulee varmistaa etenkin työpaikan tai työterveyshuollon avainhenkilöiden vaihtuessa.  

Osallistujista kannattaa käydä avointa keskustelua sekä perustella osallistujien tarve ja rooli työterveysyhteistyössä. 

Lue lisää työterveysyhteistyön osallistujista 

​​​​​Työterveysyhteistyön tavoitteet ja konkreettiset toimenpiteet niiden saavuttamiseksi kirjataan toimintasuunnitelmaan. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on keskeisin työterveysyhteistyötä ohjaava dokumentti. Toimintasuunnitelma on aina työpaikka- ja yhteistyökohtainen, eikä kahta samanlaista ole.  

Työpaikkaselvitys on toimintasuunnitelman perusta 

Toimintasuunnitelma perustuu työpaikkaselvitykseen. Työpaikkaselvityksen tarkoituksena on tunnistaa työpaikan yksilölliset tarpeet. Työpaikkaselvitystä tehdessä on aina hyödynnettävä työpaikan tekemää riskinarviointia. Riskinarvioinnilla tarkoitetaan työhön liittyvien vaarojen systemaattista tunnistamista ja dokumentointia. Riskinarviointi on työnantajan vastuulla oleva lakisääteinen velvoite, joka luo perustan työpaikan työturvallisuudelle.  Työterveyshuolto tekee työpaikan terveysvaarojen, -haittojen, kuormitustekijöiden ja voimavarojen terveydellisen merkityksen arvioinnin työpaikkaselvityksen perusteella.  

Lue lisää työpaikkaselvityksestä  

Lue lisää riskienarvioinnista 

Toiminnan suunnittelu 

Työterveysyhteistyössä toteutettava toiminta ja tarvittavat toimenpiteet sovitaan aina yhdessä työpaikan kanssa, työpaikan tarpeisiin pohjautuen. Molempien osapuolten on hyvä valmistautua huolellisesti toimintasuunnitelman laatimiseen ja hyödyntää kaikkea sellaista yhteistyössä kertynyttä tietoa, mikä auttaa kokonaistilanteen hahmottamiseen sekä tarpeiden ja tavoitteiden määrittelemiseen.  

Toimintasuunnitelmaan kirjataan 

• Työpaikan yksilölliset tarpeet 

• Yhteisen toiminnan selkeät tavoitteet 

• Konkreettiset toimenpiteet, joiden avulla tavoitteisiin pyritään 

• Vastuut ja roolit/kuka toimenpiteiden toteutuksesta vastaa 

• Miten ja kuinka usein toimintaa seurataan ja arvioidaan 

• Toimintasuunnitelman ja tavoitteiden päivitystiheys (yleensä vuosittain ja aina tarpeiden muuttuessa) sekä päivitykseen osallistuvat henkilöt 

Toiminnan suunnittelussa huomioidaan ennakoiva yhteistyö, jonka avulla voidaan varautua tulevaan, esimerkiksi työpaikan toimintaa ja työterveysyhteistyötä koskeviin muutoksiin. Pienellä työpaikalla tulevaisuuden ennakointi voi olla haasteellista, koska työpaikan toimintaan voivat vaikuttaa nopeallakin aikataululla useat eri tekijät. Oleellista on tiedottaa mahdollisista muutoksista hyvissä ajoin, jolloin niihin voidaan reagoida tarvittaessa nopeasti. 

Avainasemassa ennakointiin pienellä työpaikalla on muutosten tiedottaminen työterveysyhteistyöhön, jotta niiden suhteen voidaan ryhtyä tarvittaviin toimenpiteisiin.

Toimintasuunnitelmaan kirjataan työpaikan työkykyjohtamisen toimintatavat sekä kuinka niitä yhteistyössä seurataan ja arvioidaan. Työkykyjohtaminen on erityisen tärkeää pienillä työpaikoilla, joissa yksittäistenkin työntekijöiden poissaolot voivat muodostaa merkittävän haasteen koko työpaikan toiminnalle. Työkykyjohtamiseen kuuluvat mm. työkyvyn tuen toimintatapojen yhdessä pohtiminen, sopiminen ja kirjaaminen. Työkyvyn tuen toimintatapoja ovat esimerkiksi varhaisen tuen ja työhön paluun tuen toimintatavat. Pienellä työpaikalla työntekijät kannattaa ottaa mukaan toimintatapojen suunnitteluun, sillä työntekijät tuntevat kyseisen työn, sen kuormitustekijät ja muokkausmahdollisuudet.  

Lue lisää toiminnan suunnittelussa hyödynnettävästä tiedosta  

Lue lisää työkyvyn tuen toimintatavoista 

Käytännöt ja yhteistyön tapaamiset 

Yhteydenpitotavoista, yhteydenpidon tiheydestä, aikatauluista ja osallistujista sovitaan yhdessä ja kirjataan toimintasuunnitelmaan.  

Toiminnassa kannattaa pyrkiä: 

• Säännöllisiin tapaamisiin ja yhteydenpitoon työterveyshuollon kanssa - mitä työpaikalle kuuluu, onko työssä tapahtunut muutoksia? 

• Avoimeen keskusteluun toiminnan toteutumisesta ja etenemisestä 

• Sopimaan, miten ja kenen kautta asioita hoidetaan 

• Sopimaan, kuka kirjaa ja mihin kirjataan tapaamisten tai yhteydenottojen asiat ja miten tiedonkulku muille yhteistyön toimijoille hoidetaan.  

Joissakin tapauksissa suora yhteydenotto asiakasvastuulliseen työterveyslääkäriin voi olla toimivin ja nopein tapa selvittää asiat.  

Suunnitellun toiminnan aikataulutus kannattaa sovittaa työpaikan tarpeisiin ja vuosirytmiin. Suunnittelussa ja yhteisen toiminnan havainnollistamisessa voi hyödyntää vuosikelloa.  

Työpaikan ja työterveyshuollon välistä yhteistyötä ja toimintaa on tärkeää seurata ja arvioida säännöllisesti. Arvioinnille ja toiminnan jatkosuunnittelulle on hyvä varata oma aikansa, vaikka se toteutettaisiinkin muun tapaamisen yhteydessä. Kannattaakin pohtia, mikä tapaaminen olisi sille luontevin ja minkä verran aikaa arviointiin tarvitaan. Arviointiin on tärkeää ottaa mukaan työntekijät. 

Pienellä työpaikalla mittarit toiminnan arviointiin ovat luonteeltaan pääosin laadullisia työntekijämäärän ja vähäisempien tapahtumamäärien vuoksi. Toiminnan ja yhteistyön arviointi tehdään yhdessä keskustellen työpaikan ja työterveyshuollon toimijoiden kesken. 

Arvioinnin keskiössä on 

• Miten yhteistyö toimii ja mitä tulisi kehittää 

• Kuinka työterveyspalvelut ovat onnistuneet tukemaan työpaikan työsuojelu- ja työterveystoimintaa.  

Pienellä työpaikalla apuna voidaan käyttää esimerkiksi seuraavaa kysymyslistaa: 

Työterveysyhteistyössä onnistuminen vaatii molempien yhteistyön osapuolten aktiivisuutta ja panostusta. Säännöllinen yhteydenpito ja asioista kysyminen on luvallista, jopa toivottavaa, ja lisää avoimuutta sekä luottamusta yhteistyöhön. Huolehtikaa yhdessä siitä, että toiminta pohjautuu aina työpaikan tarpeisiin ja että toiminnan tavoitteet ovat molemmille osapuolille selkeät. Arvioikaa toimintaa säännöllisesti ja muokatkaa sitä tarpeen mukaan. Näin työterveysyhteistyö syvenee ja kehittyy. Pitkäjänteisesti toteutettuna työterveysyhteistyö tuo parhaan tuloksen.  

Lue lisää  

Oppimateriaali: Työterveysyhteistyön keinoin parempaan työkykyjohtamiseen 

Opas: Näin kehität työterveysyhteistyötäsi