Työterveysyhteistyö käytännössä

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma on keskeinen työterveysyhteistyötä ohjaava dokumentti, johon kirjataan yhteisen toiminnan tavoitteet, esille tulleiden ja yhdessä todennettujen työpaikan tarpeiden pohjalta.

Toimintasuunnitelmassa on usein eri tasoisia tavoitteita, esimerkiksi strategisia pitkän aikavälin tavoitteita sekä konkreettisia pienempiä tavoitteita kunkin toimintakauden ajanjaksolle. Tavoitteiden lisäksi on oleellista kirjata ne toimenpiteet minkä avulla tavoitteisiin pyritään. Toimintasuunnitelma sekä tavoitteet myös päivitetään säännöllisesti, yleensä vuosittain. 

Toimintasuunnitelman laatimiseen kannattaa panostaa ja pyrkiä hakemaan sen taustaksi kaikki sellainen tieto, josta on hyötyä kokonaistilanteen hahmottamiseen sekä tarpeiden ja tavoitteiden määrittelemiseen. Työpaikan ja työterveyshuollon järjestelmiin syntyvän tiedon lisäksi on tärkeää pyrkiä hyödyntämään laajasti työpaikan kokemusta työterveyshuollon palveluista ja tulevaisuuden tarpeista.

Toimintasuunnitelman laatiminen on tehokkainta silloin, kun toimintasuunnitelmapalaveriin on valmistauduttu huolellisesti sekä työpaikan että työterveyshuollon puolelta.

Työterveyshuollon on tärkeää selvittää mm. koko työpaikan näkemys työterveyshuollon palveluntarpeista sekä arviot toteutuneiden palveluiden laadusta. Työterveyshuollon tulee myös kerätä sisäisesti tietoa ja havaintoja mm. sovittujen palveluiden toteutumisesta, mahdollisista uusista tarpeista ja asiakaspalautteista.

Mitä tietoja jo käytät työterveysyhteistyössä?

Tehtävä: Valitse listasta ne tiedot, joita käytät toimintasuunnitelmapalaveriin valmistautuessa.

Lue mitä tietoja tarvitaan yhteistyössä sekä miten tietoa kerätään ja hyödynnetään työterveysyhteistyössä: Työkyvyn tuessa tarvitaan tietoa | Työterveyslaitos (ttl.fi)

Lue "Näin kehität työterveysyhteistyötäsi” -oppaasta, miten voitte käytännössä kehittää toiminnan suunnittelua

Ennakoivalla toiminnalla tarkoitetaan työpaikan ja työterveyshuollon toimintojen tulevaisuuden tarkastelua sekä siihen perustuvaa työterveysyhteistyön ja käytännön toiminnan suunnittelua. Perustan suunnittelulle muodostaa käytössä oleva tieto siitä, miltä työpaikan lähitulevaisuus näyttää ja minkälaisia muutoksia toimintaan tai työympäristöön on mahdollisesti tulossa. Myös tieto työterveyshuollossa tapahtuvista muutoksista on huomioitava. Mahdollisiin muutoksiin liittyvän tiedon avulla voidaan yhdessä ennakoida tulevaisuuden tarpeita ja työterveysyhteistyön suuntaa.

Tiedonkulku on tärkeä osa työterveysyhteistyötä ja sille tulisi varata oma osuus kaikissa yhteistyöhön liittyvissä tapaamisissa.  Myös yhteisestä toiminnasta kertyvää tietoa on tärkeä hyödyntää ennakoivaan toimintaan. Tämä vaatii käytännössä tiedon jäsentämistä ja analysoimista sekä jatkojalostamista ymmärrettävään ja yhteistyössä hyödynnettävään muotoon.

Toiminnan ennakointia helpottaa, jos työterveysyhteistyön eri toimijoiden roolit on selkeästi määritelty ja kirjattu esimerkiksi toimintasuunnitelmaan.

Kun roolit ja niihin liittyvät vastuut on kirjattu, ovat ne kaikkien yhteistyöhön osallistuvien tiedossa eivätkä esimerkiksi henkilömuutokset työpaikalla tai työterveyshuollossa vaikuta yhteistyön sujuvuuteen. Toimijan vaihtuessa seuraava tietää mitä asioita ja tehtäviä omaan rooliin kuuluu.

Työterveysyhteistyö sisältää paljon erilaista toimintaa sekä yhteistyön tapoja, joista on sovittava yhdessä työpaikan ja työterveyshuollon kesken. Sovittavia toimintoja ovat esimerkiksi yhteiset tapaamiset (ohjausryhmät, toimintasuunnitelmaneuvottelut, työsuojelutoimikunnan kokoukset, muut yhteistyötapaamiset esimerkiksi vakuutusyhtiön edustajien kanssa jne.) sekä niiden aikataulu, tarkoitus, sisältö, tavoitteet, roolit, vastuut ja niihin osallistuvat henkilöt.

Vinkki: Sopikaa vuoden viimeisessä yhteisessä palaverissa seuraavan vuoden tapaamiset.

On hyvä sopia ennakkoon myös tiedon jakamisesta ja hyödyntämisestä yhteistyössä ja sen eri toiminnoissa, esimerkiksi kuka tuottaa mitäkin tietoa tapaamisiin. On myös sovittava yhteistyön vuosittaisista painotuksista, mahdollisten muutosten esilletuomisesta työpaikan tai työterveyshuollon toiminnassa sekä raportoinnista. Tärkeintä on, että molemmat osapuolet ymmärtävät toistensa roolit ja vastuut sekä työterveysyhteistyöstä syntyvät hyödyt.

Vinkki: Jakakaa työterveysyhteistyössä hyväksi havaittuja käytäntöjä. Esimerkiksi työpaikka voi jakaa tietoa eri työyksiköissä käytetyistä toimivista ratkaisuista työn muokkauksessa. Työterveyshuolto voi soveltaa muiden työpaikkojen kanssa tehtävästä työterveysyhteistyöstä hyviä käytäntöjä. Hyväksi havaitut käytännöt eivät välttämättä sovi juuri siihen tilanteeseen, mutta ratkaisuja voidaan lähteä hakemaan esimerkkien kautta ja soveltaa niitä tilanteeseen sopivaksi. 

Yhteistyössä sovitaan myös, kuinka usein ja millä tavoin työterveysyhteistyötä seurataan ja arvioidaan. Sopimisessa on tärkeää pyrkiä mahdollisimman konkreettisten ja ymmärrettävien toimenpiteiden ja seurannan kuvaamiseen. Seurannan ja arvioinnin aikataulutusta ei sovi unohtaa.

Yhteistyössä sovitut tapaamiset sekä niiden agendat tavoitteineen olisi hyvä sijoittaa vuosikelloon toiminnan syklin hahmottamiseksi. Yhteistyön vuosikello auttaa hahmottamaan työterveysyhteistyössä sovitut tapaamiset sekä niiden sijoittumiset työpaikan vuosittaiseen toimintaan ja esimerkiksi tilikauteen. Sen avulla selkenee myös, miten ja milloin kuhunkin tapaamiseen on tarpeen valmistautua ja mitä tietoa kultakin vuoden jaksolta mihinkin tapaamiseen kertyy hyödynnettäväksi. Vuosikellon avulla voidaan varmistua myös siitä, ettei eri tapaamisissa käsitellä päällekkäisiä asioita vaan kullekin tapaamiselle on sovittu aikaan sidottu asiasisältö, johon molemmat tai jompikumpi yhteistyön osapuoli valmistautuu etukäteen. Mikäli valmista vuosikelloa ei ole, voit ladata vuosikellopohjan tästä:

Esimerkki vuosikellosta (tehty yhteistyössä Dahl Suomi Oy:n kanssa):

Katso esimerkki, miten Dahl Suomi Oy on hyödyntänyt vuosikelloa. Työterveysyhteistyöstä vastaavat toimijat voivat soveltaa esimerkkiä omassa työterveysyhteistyön kehittämisessä:

Työpaikoilla toiminnan suunnittelu kohdistuu työpaikan ydintehtävän hoitamiseen, mahdollisten raportointi- tai tilinpäätöstarpeiden tyydyttämiseen ja uusien avausten toteuttamiseen. Tuomalla työterveysyhteistyö osaksi tätä suunnittelun sykliä voidaan saada käyttöön sellaista osaamista ja lisäarvoa, jota työpaikalla ei aiemmin ole ollut.

Työpaikan toiminnan vuosirytmi toistuu usein melko samankaltaisena. Toiminnan suunnittelu, raportointi ja ydintehtäviin liittyvät tehtävät toistuvat eikä näissä toiminnoissa tapahdu muutoksia kovinkaan usein. Työterveyshuollon tulee tuntea työpaikan toiminnan vuosikello ja toiminnan erityispiirteet mahdollisimman hyvin, jolloin työterveyshuollon asiantuntemus ja toiminta kohdentuvat oikein sekä sisällöllisesti että ajallisesti.

Toimiva ja vaikuttava työterveysyhteistyö rakentuu työpaikan toiminnan aidon ymmärtämisen varaan.

Työterveyshuollon toimijoilla on suuri haaste ymmärtää useiden eri asiakkaiden toimintaa sillä tasolla, että omaa toimintaa osattaisiin tarjota juuri kyseisen asiakkaan toiminnan kannalta merkityksellisiin tilanteisiin. Useat työpaikat kuvaavat kuitenkin omaa vuosittaista toimintarytmiään esimerkiksi juuri vuosikellon muodossa.

Työterveyshuollon toimintasuunnitelmaa laadittaessa olisikin hyödyllistä käydä läpi kyseisen työpaikan vuosikello ja sijoittaa työterveyshuollon toiminta osaksi sitä. Rytmittämällä työterveyshuollon toimintaa työpaikan oman toiminnan näkökulmasta työterveyshuollolla on mahdollisuus kohdentaa oma toimintansa vaikuttavasti ja oikea-aikaisesti.

Lue ”Näin kehität työterveysyhteistyötäsi” -oppaasta, miten voitte käytännössä lähteä suunnittelemaan vuosikellon mukaisia tapaamisia

Lue esimerkki, miten työterveysyhteistyötä voi suunnitella osaksi vuosittaista toimintaa: Suunnittele ja koordinoi! | Työterveyslaitos (ttl.fi)