Utgångsläget för utvecklingsarbetet var på många sätt krävande. Det har skett stora förändringar inom yrkesutbildningen de senaste åren, reformen, finansiella nedskärningar och övergång till årsarbetstid har haft konsekvenser för personalens välbefinnande och ett smidigt arbete. Den rådande tvärvetenskapliga psykosociala belastning som hopas inom undervisningssektorn har även diskuterats mycket i offentligheten. Dessutom var förhållandena avvikande till följd av coronaviruspandemin och den skyndsamma övergången till distansundervisning.
En förändring mot smidigt arbete och välbefinnande i vardagsarbetet sattes upp som mål i samkommunen för utbildning OSAO. I fokus låg att bygga nya handlingsmodeller och gemensamma spelregler för vardagsarbetet på enheterna.
Enkäter och intervjuer om hjärnarbete som genomfördes före utvecklingsarbetet, lyfte fram typiska kognitiva belastningsfaktorer, såsom störningar, avbrott och informationsflöde. Frågor om den snabba övergången till distansundervisning och arbetsdagens snabba takt dök upp som belastande faktorer som försvårar återhämtningen.
Organisationen utvecklade en handlingsmodell för arbetsledare, arbetarskyddet och företagshälsovården som stöder ett smidigt arbete och arbetshälsa hos lärare och som också inkluderar de studerande som framtidens yrkespersoner.
Uppgiften får hjälp av agenter i hjärnarbete
I början av projektet rekryterades frivilliga anställda som var intresserade av kognitiv ergonomi att jobba som agenter i hjärnarbete. Under projektets gång arbetade agenterna i hjärnarbete som chefernas arbetspar och som understödare av förändring. Agenterna lyfter fram frågor om hjärnarbete, berättar om verktyg för att utveckla hjärnarbete och utvecklar tillsammans med arbetsgemenskapen lösningar på utmaningar som hjärnarbetet ställer.
Den bärande tanken i projektet var att arbetsgemenskaperna tillsammans funderar över utvecklingsobjekt och utvecklar för dessa lämpliga lösningar som tas i bruk.
Utvecklingsarbetet i hjärnverkstäder under projektets gång fokuserade i synnerhet på hantering av störningar, avbrott och informationsflödet och på god praxis gällande möten, distansarbete och återhämtning.
I hjärnverkstäderna framkom det ofta att föremål för utveckling gällande hjärnarbete är av mycket praktisk karaktär, men i vardagsarbetet blir diskussionen om dessa bristfällig. Genom öppen diskussion var det möjligt att skapa gemensamma tillvägagångssätt och spelregler för främjande av god kognitiv ergonomi som möjliggör ett smidigt arbete och minskar belastningen.
– Exempelvis störningar kunde mildras genom överenskomna spelregler och ändringar i arbetslokalerna, säger utvecklingschef Tiina Heusala. – Avbrott gallrades bort genom att komma överens om sätt på vilka man kan anmäla om ro för koncentration.
Vad gäller hanteringen av tillstånd att få uppgifter var ett nytt tillvägagångssätt i fokus för att komma överens om användningsändamålet för kommunikationskanaler och en precisering av mötesförfaranden. För att förbättra återhämtningen under arbetstid kom man bland annat överens om att vid kaffe- och lunchraster undvika diskussioner som gäller arbetet och att man på sin fritid inte behöver svara på meddelanden som gäller arbetet.
God praxis togs genast i bruk
Vad som bör observeras är att i projektet togs god praxis för kognitiv ergonomi även i bruk på organisationsnivå inom samkommunen för utbildning. I fortsättningen beaktas hjärnarbete inom samkommunen för utbildning bland annat gällande handlingsmodellen, handledning, utrymmesarrangemang samt förvaltningsplanen i anslutning till budgeten. I projektet betonades att det inte bara gäller ett projekt, utan det är fråga om fortsatt utveckling av tillvägagångssätt som projektet endast initierade.
I projektet ägnade vi uppmärksamhet åt hjärnarbetet även i fråga om utrymmesändringar och vi fick goda erfarenheter av detta. Det här blev praxis hos oss och vi beaktar hjärnarbetets synvinkel även i samband med utrymmesändringar i framtiden, berättar planerare Raili Karttunen.
I projektet konstruerades och genomfördes modellen Steg i hjärnarbete inom undervisningssektorns yrkesutbildning. En tiodelad uppföljnings- och utvärderingsmodell beskriver en process som leder till mer produktivt och hälsosammare undervisningsarbete.
Utifrån den slutliga enkäten och i jämförelse med andra enheter rapporterade de enheter som hade deltagit i utvecklingen om mer förbättrat smidigt kognitivt arbete och välbefinnande. Samtidigt förbättrades erfarenheten av att organisationen gör det möjligt att utveckla och lära.
Utvecklingsprojektet visade att arbetet inom undervisningssektorn kan utvecklas och att det är lönsamt, även i avvikande och krävande tider. Det är en viktig arbetslivsfärdighet att hantera god praxis för kognitiv ergonomi och med hjälp av exemplet i samkommunen för utbildning kan kompetensen och arbetskulturen även utvecklas på andra organisationer inom undervisningssektorn.
Utvecklingsarbetet som stöds av Arbetarskyddsfonden startade i mars 2020 och avslutades för projektets del i februari 2021.
Mer information:
Tiina Heusala, utvecklingschef på Arbetshälsoinstitutet, tfn 043 825 1385, tiina.heusala [at] ttl.fi (tiina[dot]heusala[at]ttl[dot]fi)
Raili Karttunen, planerare på samkommunen för utbildning OSAO, tfn 050 463 8744, raili.karttunen [at] osao.fi (raili[dot]karttunen[at]osao[dot]fi)
Bekanta dig med utvecklingsprojektet:
Rapport om utvecklingsprojektet
Arbetshälsoinstitutet kommer att ordna en kurs i hjärnarbete för undervisningssektorn i höst:
Agenterna för hjärnarbete coachar – undervisningssektorn 6.9.2021–11.11.2021
