Lähtötilanne kehitystyölle oli monellakin tapaa vaativa. Ammatillisessa koulutuksessa on tapahtunut viime vuosina suuria muutoksia, kuten reformi, rahoitusleikkaukset ja siirtyminen vuosityöaikaan, joilla on merkitystä myös henkilöstön hyvinvoinnin ja työn sujuvuuden kannalta. Opetusalalla vallitseva moninainen kasaantuva psykososiaalinen kuormitus on myös puhuttanut suuresti julkisuudessa. Lisäksi olosuhteet olivat poikkeukselliset koronapandemian ja nopean etäopetukseen siirtymisen vuoksi.
Tavoitteeksi koulutuskuntayhtymä OSAOssa asetettiin muutos kohti sujuvaa työtä ja hyvinvointia arjen työssä. Keskeistä oli rakentaa yksiköiden arjen toimintaan uusia toimintamalleja ja yhteisiä pelisääntöjä.
Ennen kehittämistyötä tehdyt Aivotyökyselyt ja haastattelut toivat esiin tyypillisiä kognitiivisia kuormitustekijöitä, kuten häiriöt, keskeytykset ja tietotulvan. Lisäksi nopea etäopetukseen siirtyminen ja työpäivien tiivis tahti nousivat esiin kuormittavina ja palautumista vaikeuttavina tekijöinä.
Organisaatioon kehitettiin esihenkilöiden, työsuojelun ja työterveyshuollon toimintamalli, joka tukee opetustyöntekijöiden työn sujuvuutta ja työterveyttä ja osallistaa myös opiskelijat mukaan tulevina ammattilaisina.
Apuna tehtävään koulutettuja aivotyöagentteja
Hankkeen alussa rekrytoitiin aivotyöagenteiksi kognitiivisesta ergonomiasta kiinnostuneita vapaaehtoisia työntekijöitä. Aivotyöagentit toimivat hankkeen aikana esihenkilöiden työparina ja muutoksen tukijoina. Agentit pitivät aivotyön asioita esillä, kertoivat aivotyön kehittämisen työkaluista ja kehittivät työyhteisön kanssa ratkaisuja aivotyön haasteisiin.
Kantavana ajatuksena hankkeessa oli, että työyhteisöt yhdessä pohtivat kehityskohteita ja kehittävät niihin heille sopivia ratkaisuja ja ottavat ne käyttöön.
Hankkeen aikana kehittämistyö kohdistettiin aivotyöpajoissa erityisesti häiriöiden, keskeytysten ja tietotulvan hallintaan sekä hyviin kokousten, etätyöskentelyn ja palautumisen käytäntöihin.
Aivotyöpajoissa tuli usein esiin, että aivotyön kehityskohteet ovat hyvin käytännönläheisiä, mutta niistä ei tule puhuttua yhdessä kunnolla arjen työn lomassa. Avoimella keskustelulla kyettiin luomaan työtä sujuvoittavia ja kuormitusta vähentäviä yhteisiä hyvän kognitiivisen ergonomian toimintatapoja ja pelisääntöjä.
– Esimerkiksi häiriöitä hillittiin sopimalla työtilojen pelisäännöistä ja tekemällä työtilamuutoksia, kehittämispäällikkö Tiina Heusala sanoo. – Keskeytyksiä puolestaan karsittiin sopimalla tavoista, joilla voi ilmoittaa keskittymisrauhasta.
Tietotulvan hallinnassa keskeisin uusi toimintatapa oli viestintäkanavien käyttötarkoituksesta sopiminen ja kokouskäytäntöjen tarkentaminen. Työaikaisen palautumisen parantamiseksi sovittiin muun muassa, että kahvi- ja lounastauoilla vältetään työasioista puhumista ja ettei vapaa-ajalla tarvitse vastata työviesteihin.
Hyvät käytännöt otettiin heti käyttöön
Merkille pantavaa hankkeessa oli myös, että OSAOssa otettiin käyttöön kognitiivisen ergonomian hyviä käytäntöjä myös organisaatiotasolla. Aivotyön asioita huomioidaan OSAOssa jatkossa muun muassa aktiivisen tuen toimintamallissa, perehdytyksessä, tilajärjestelyissä sekä talousarvioon kytkeytyvässä käyttösuunnitelmassa. Hankkeessa korostettiinkin, että kyseessä ei ole vain hanke vaan toimintatapojen kehittäminen, joka jatkuu ja jonka hanke vain laittoi alulle.
– Hankkeessa otimme aivotyön asioita huomioon myös tilamuutoksissa ja saimme tästä hyviä kokemuksia. Tästä tuli meille toimintatapa ja otamme aivotyön näkökulman huomioon tulevissakin tilamuutoksissa, suunnittelija Raili Karttunen kertoo.
Hankkeen aikana rakennettiin ja toteutettiin Aivotyön askeleet -malli opetusalalla ammatillisen opetuksen kentällä. Kymmenvaiheinen seuranta- ja arviointimalli kuvaa tuottavampaan ja terveellisempään opetustyöhön johtavaa prosessia.
Loppukyselyn perusteella kehittämisessä mukana olleissa yksiköissä raportoitiin muita yksiköitä enemmän kognitiivisen työn sujuvuuden ja hyvinvoinnin asioiden edistämistä. Samalla parani kokemus siitä, että organisaatio mahdollistaa kehittymisen ja oppimisen.
Kehittämishanke osoitti, että työtä voi ja kannattaa kehittää opetusalalla, jopa poikkeuksellisina ja vaativina aikoina. Kognitiivisen ergonomian hyvien käytäntöjen hallitseminen on tärkeä työelämätaito, ja OSAOn esimerkin avulla voidaan kehittää osaamista ja työkulttuuria muissakin opetusalan organisaatioissa.
Työsuojelurahaston tukema kehittämistyö käynnistettiin maaliskuussa 2020 ja se päättyi hankkeen osalta helmikuuhun 2021.
Lisätietoja
- Tiina Heusala, kehittämispäällikkö, Työterveyslaitos, p. 043 825 1385, tiina.heusala [at] ttl.fi (tiina[dot]heusala[at]ttl[dot]fi)
- Raili Karttunen, suunnittelija, Koulutuskuntayhtymä OSAO, p. 050 463 8744, raili.karttunen [at] osao.fi (raili[dot]karttunen[at]osao[dot]fi)
