Register över upphandlingsärenden
Varför och på vilka grunder behandlar vi personuppgifter
Personuppgifterna behandlas för att genomföra Arbetshälsoinstitutets upphandlingsförfaranden i enlighet med kraven i upphandlingslagen och Arbetshälsoinstitutets interna upphandlingsanvisningar. Dessutom behandlas personuppgifter för att genomföra eventuella marknadskartläggningar.
De rättsliga grunderna för behandling av personuppgifter är:
- Lagstadgad skyldighet (artikel 6 punkt 1 c i dataskyddsförordningen) när vi behandlar personuppgifter för att genomföra upphandlingar genom konkurrensutsättning i enlighet med kraven i upphandlingslagen, när vi granskar straffregisterutdrag för den valda anbudsgivarens personal (straffregisterlagen 770/1993) eller när vi utför inspektioner i anslutning till sanktioner.
- Allmänt intresse (artikel 6 punkt 1 e i dataskyddsförordningen) när vi behandlar personuppgifter för att genomföra upphandlingar som enligt upphandlingslagen inte ska konkurrensutsättas eller när vi behandlar personuppgifter för att genomföra marknadskartläggningar.
Vilka personuppgifter behandlar vi
Typiska personuppgifter som behandlas är:
- Kontaktuppgifter och ställning i organisationen: kontaktuppgifter till anbudsgivarnas, potentiella anbudsgivares och anbudsgivarnas underleverantörers kontaktpersoner samt till anbudsgivarnas förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan eller deras representation, till exempel namn, e-postadress och vid behov andra kontaktuppgifter samt ställning i organisationen. Dessutom behandlas kontaktuppgifter till de experter och referensgivare som nämns i anbudet, till exempel namn och e-postadress, samt information om deras ställning i organisationen
- Arbets- och utbildningshistoria: uppgifter om arbets- och utbildningshistoria samt annan erfarenhet och kompetens hos de experter som utsetts i anbudet och som ges som en del av anbudet
- Uppgifter om givna referenser
- Uppgifter som framgår av straffregisterutdragen: uppgifter om anbudsgivarnas medlemmar i förvaltnings- och ledningsorganen eller övervakningsorganen eller uppgifter om personer som utövar representations, besluts- eller tillsynsbehörighet i straffregisterutdragen
Varifrån får vi personuppgifterna
Vi får personuppgifterna av anbudsgivaren, som kan vara du själv, din arbetsgivare eller någon annan som har begärt tillstånd att använda dina uppgifter i anbudet till exempel som en del av de referenser som anbudet innehåller. När det gäller marknadskartläggningar kan vi också själva samla in uppgifter från tillgängliga offentliga källor, till exempel från din arbetsgivares webbplats.
Dessutom granskar vi uppgifterna i anbudet i tjänster som tillhandahålls av tredje parter, till exempel i Patent- och registerstyrelsens handelsregister.
Vart lämnar vi ut personuppgifter
Vi använder oss av IT-leverantörer som erbjuder oss tekniska lösningar för databehandling. Personuppgifterna behandlas i en datasäker IT-tjänst som lämpar sig för varje uppgift. Arbetshälsoinstitutet har ingått ett avtal med varje IT-tjänsteleverantör och man har kommit överens om villkoren och kraven för behandlingen av personuppgifter.
Vi kan lämna ut personuppgifter till myndigheter på det sätt som lagen förpliktar till.
Överför vi personuppgifter utanför EU/EES-området
Vi överför i regel inte personuppgifter utanför EU/EES-området. Ett undantag från detta kan vara vissa IT-tjänsteleverantörer, varvid uppgifterna kan överföras utanför EU/EES-området på de sätt som dataskyddsförordningen tillåter.
Hur länge sparar vi personuppgifter
Personuppgifterna i de givna anbuden förvaras som en del av anbudshandlingarna i 10 år. Personuppgifter som behandlas i samband med svaren på marknadskartläggningen förvaras i regel också i 10 år. Uppgifterna i straffregisterutdragen förvaras inte, utan de förstörs efter att inspektionen har avslutats.
Utför vi automatiskt beslutsfattande eller profilering
Vi fattar inte automatiskt beslut utifrån de personuppgifter som behandlas i upphandlingsärenden.
Vad innebär utlämnande av uppgifter?
Det kan vara nödvändigt att lämna ut personuppgifter för att beakta ditt anbud, din referens eller din arbetsgivares anbud. Din arbetsgivare ska i regel be om ditt samtycke till att dina personuppgifter fogas till det anbud som lämnats in.
Dina rättigheter
Du har flera rättigheter som gäller personuppgifter och som varierar i olika situationer. Du kan lämna en begäran om dina personuppgifter till Arbetshälsoinstitutet med Arbetshälsoinstitutets blankett eller fritt formulerat i skriftlig form. Skicka begäran till Arbetshälsoinstitutets dataskyddsombud. Du får svar på din begäran. Arbetshälsoinstitutet kan vägra att verkställa begäran om personuppgifter eller begränsa tillgodoseendet av den registrerades rättigheter i de situationer som lagen tillåter.
Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Arbetshälsoinstitutet, PB 40, 00032 Arbetshälsoinstitutet, telefonväxel 030 474 1
Dataskyddsombudets telefonnummer 030 474 2429 och e-post: tsv(at)ttl.fi
För att sköta ett konfidentiellt ärende kan du skicka ett datasäkert e-postmeddelande till Arbetshälsoinstitutet. Du måste ha en fungerande e-postadress och telefonnummer för att kommunicera datasäkert med Arbetshälsoinstitutet.
Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter
I Finland är Dataombudsmannens byrå tillsynsmyndighet för dataskyddet. Därifrån får man information om behandlingen av personuppgifter och dit man också kan lämna in klagomål.