Hankinta-asioiden rekisteri

Työterveyslaitos on julkinen hankintayksikkö, jonka tekemiin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, ”hankintalaki”). Työterveyslaitos toimii rekisterinpitäjänä suorittamiensa hankintamenettelyjen yhteydessä käsiteltävien henkilötietojen osalta.

Miksi ja millä perusteella käsittelemme henkilötietoa

Henkilötietoja käsitellään Työterveyslaitoksen hankintamenettelyjen toteuttamiseksi hankintalain ja Työterveyslaitoksen sisäisten hankintaohjeiden vaatimusten mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja käsitellään mahdollisten markkinakartoitusten toteuttamiseksi.

Oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat: 

  • Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 c) silloin, kun käsittelemme henkilötietoa hankintojen toteuttamiseksi kilpailuttamalla hankintalain vaatimusten mukaisesti, kun tarkastamme valitun tarjoajan henkilöstön rikosrekisteriotteita (rikosrekisterilaki 770/1993) tai kun suoritamme pakotteisiin liittyviä tarkastuksia.
  • Yleinen etu (tietosuoja-asetus artikla 6 kohta 1 e) silloin, kun käsittelemme henkilötietoa sellaisten hankintojen toteuttamiseksi, joita ei hankintalain mukaan ole kilpailutettava tai kun käsittelemme henkilötietoja markkinakartoitusten toteuttamiseksi.

Mitä henkilötietoa käsittelemme

Tyypillisiä käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Yhteystiedot ja asema organisaatiossa: tarjoajien, potentiaalisten tarjoajien, ja tarjoajien alihankkijoiden yhteyshenkilöiden sekä tarjoajien hallinto-, ja johto- tai valvontaelimien jäsenten tai edustus, päätös- tai valvontavaltaa käyttävien henkilöiden yhteystiedot kuten esimerkiksi nimi, sähköpostiosoite ja tarvittaessa muut yhteystiedot sekä asema organisaatiossa. Lisäksi käsitellään myös tarjouksessa nimettyjen asiantuntijoiden ja referenssien antajien yhteystietoja, esimerkiksi nimi ja sähköpostiosoite, sekä tietoa heidän asemastaan organisaatiossa
  • Työ- ja koulutushistoria: tarjouksessa nimettyjen asiantuntijoiden työ- ja koulutushistoriaan sekä muuhun kokemukseen ja osaamiseen liittyvät tiedot, jotka annetaan osana tarjousta
  • Annettuihin referensseihin liittyvät tiedot
  • Rikosrekisteriotteista ilmenevät tiedot: tarjoajien hallinto-, ja johto- tai valvontaelimien jäsenten tai edustus, päätös- tai valvontavaltaa käyttävien henkilöiden rikosrekisteriotteista ilmenevät tiedot

Mistä saamme henkilötiedot

Saamme henkilötiedot tarjouksen antajalta, joka voit olla sinä itse, työnantajasi tai muu taho, joka on pyytänyt luvan tietojesi käyttämiseen tarjouksessa esimerkiksi osana tarjouksen sisältämiä referenssejä. Markkinakartoitusten kohdalla saatamme myös itse kerätä tietoja saatavilla olevista julkisista lähteistä, kuten esimerkiksi työnantajasi verkkosivuilta.

Lisäksi tarkastamme tarjouksessa annettuja tietoja kolmansien osapuolten tarjoamista palveluista kuten esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä.

Mihin luovutamme henkilötietoja

Käytämme IT-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille tekniset ratkaisut tietojen käsittelyä varten. Henkilötietoja käsitellään kullekin tiedolle soveltuvassa ja tietoturvallisessa IT-palvelussa. Työterveyslaitoksella on sopimus kunkin IT-palveluntarjoajan kanssa ja henkilötietojen käsittelyn ehdoista ja vaatimuksista on sovittu.

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa lain sallimilla tavoilla.

Siirrämmekö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Emme pääsääntöisesti siirrä henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tästä poikkeuksena voivat olla jotkin IT-palveluntarjoajat, jolloin tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietosuoja-asetuksen sallimilla tavoilla.

Miten kauan säilytämme henkilötietoja

Annettuihin tarjouksiin sisältyviä henkilötietoja säilytämme osana tarjousasiakirjoja 10 vuoden ajan. Markkinakartoitusvastauksien yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti myös 10 vuoden ajan. Rikosrekisteriotteiden tietoja ei säilytetä, vaan ne hävitetään niiden perusteella suoritetun tarkastuksen päätyttyä.

Teemmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia

Emme tee automaattista päätöksentekoa hankinta-asioissa käsiteltävien henkilötietojen perusteella.

Mitä tietojen antaminen merkitsee

Henkilötietojen antaminen voi olla välttämätöntä tarjouksesi, antamasi referenssin tai työnantajasi tarjouksen huomioon ottamiseksi. Työantajasi tulisi lähtökohtaisesti pyytää suostumustasi henkilötietojesi liittämiseen osaksi jättämäänsä tarjousta.

Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietoihin kohdistuvia oikeuksia, jotka vaihtelevat eri tilanteissa. Voit tehdä Työterveyslaitokselle henkilötietojasi koskevan pyynnön Työterveyslaitoksen lomakkeella tai vapaamuotoisesti kirjallisena. Toimita pyyntö Työterveyslaitoksen tietosuojavastaavalle. Saat vastauksen pyyntöösi. Työterveyslaitos voi kieltäytyä toteuttamasta henkilötietopyyntöä tai rajoittaa rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista lain sallimissa tilanteissa.

Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Työterveyslaitos, PL 40, 00032 Työterveyslaitos, puhelinvaihde 030 474 1

Työterveyslaitos

Tietosuojavastaavan puhelinnumero 030 474 2429 ja sähköposti tsv(at)ttl.fi  

Luottamuksellisen asian hoitamiseksi voit lähettää Työterveyslaitokseen tietoturvallisen sähköpostiviestin. Sinulla pitää olla toimiva sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotta voit viestiä tietoturvallisesti Työtyöterveyslaitoksen kanssa.

Tietoturvallinen sähköpostiviesti Työterveyslaitokselle

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Tietosuojan valvontaviranomaisena toimii Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, josta saa tietoa henkilötietojen käsittelystä ja jonne voi myös tehdä valituksen.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot