Se on taas uusi työpäivä. Käynnissä kolme päällekkäistä projektia, mutta epäselvää, mitä oikeastaan pitikään tehdä projektissa 1 ja kuka vastasi projektin 2 aikataulun päivittämisestä. Projektin 3 kirjoitustyön aloitus keskeytyy tällä kertaa asiakaspuheluun. Kirjoittaminen ei muutenkaan onnistu avokonttorin hälyssä: Kollegat juttelevat viikonlopun onnistuneesta kalareissusta. Siirtyminen tehtäviin, jotka eivät vaadi niin syvää ajattelua ja keskittymistä. Matkalaskujen hoito uudella ohjelmalla. Mistä ohjelma löytyy ja miten sitä käytetään? Kuka voisi auttaa? Mistä ohjeet löytyvät? Ohjelma löytyy, mutta siinä on jokin päivitys käynnissä. Ehkä sittenkin kirjoitustyön pariin. Pakeneminen hiljaiseen työtilaan. No niin. Laulaako joku tilassa? Ikkunan takaa kuuluu rakennustyömaan meteli.
Aina työnteko ei ole sujuvaa, vaan siihen sisältyy ylimääräistä tai turhaa kognitiivista kuormitusta. Joskus työn kognitiivinen ergonomia on suorastaan kehnossa kunnossa. Nykyisin lähes kaikki työ sisältää ainakin jossain määrin tiedonkäsittelyä ja vuorovaikutusta tietoteknisten välineiden kanssa. Kognitiivisen ergonomian keinoin välineitä, ympäristöä ja toimintaa voidaan kehittää siten, että lopputulos on sopusoinnussa ihmisen tiedonkäsittelyn kykyjen ja rajoitusten kanssa.
Marraskuussa 2019 kartoitimme työpaikkojen kognitiivisten kuormitustekijöiden tilannetta työsuojelupäälliköille ja -valtuutetuille suunnatussa Työsuojelupaneelissa.
Työsuojeluhenkilöstö arvioi omalla työpaikallaan esiintyvän erityisesti multitaskausta eli usean asian tekemistä samaan aikaan, työn tekemisen jatkuvaa keskeytymistä ja puhehälyä. Muita kartoitettuja kognitiivista ergonomiaa rapauttavia tekijöitä olivat liiallinen tietomäärä, epäselvät ohjeet ja odotukset sekä työvälineisiin tai työympäristöön liittyvät epäkohdat. Kognitiivisen ergonomian haasteita esiintyi vähintään jossain määrin 70–90 prosentissa työpaikoista.
Avovastauksissa nousivat vahvimmin esiin nämä viisi aivotyötä kiusallisesti nakertavaa taustatekijää:
1. Työn organisointi ja työnjako on epäselvää tai huonoa
Monella työpaikalla vastuunjako oli epäselvää. Ei oikein tiedetty, kuka tekee ja milloin tekee. Toisinaan käynnissä oli liian monia projekteja tai päällekkäisiä työvaiheita, jotka johtivat multitaskaukseen, keskeytyksiin tai liialliseen tietotulvaan.
Matriisiorganisaatiossa epäselvät vastuut aiheuttavat myös epäselvyyttä muun organisaation vastuunjaossa, totesi eräs paneelin vastaaja. Myös vuoden 2018 Työolotutkimus kertoo, että työn organisoinnissa työpaikoilla olisi paljon kehittämisen varaa: palkansaajista vain 18 prosenttia katsoo, että työt on organisoitu hyvin.
Työpaikalla on aika ajoin hyvä pysähtyä yhdessä miettimään, onko työt organisoitu fiksusti, tiedetäänkö, mitkä tehtävät kuuluvat kenellekin ja toimiiko keskinäinen tiedonkulku. Pitäisikö työprosessi tehdä kaikille näkyvämmäksi?
2. Työn luonteeseen kuuluu kognitiivisesti kuormittavia elementtejä
Jotkin työt ovat lähtökohtaisesti kognitiivisesti kuormittavampia kuin toiset. Päiväkodeissa ja rakennustyömaalla on usein hälyä tai melua, asiakaspalvelutyössä keskeytykset kuuluvat työnkuvaan.
Näissäkin töissä kognitiivista ergonomiaa voi kehittää paremmaksi. Päiväkotiin hiljainen tila ja rakennustyömaalla työskenteleville hyvät kuulonsuojaimet? Entä voisiko teidän työpaikallanne kukin toimia vuorotellen asiakasvastaavana tai voisiko asiakastyön rajoittaa tiettyihin kellonaikoihin?
3. Tilaratkaisut eivät sovi yhteen työn kanssa
Työsuojeluhenkilöstö toi esiin monenlaisia tiloihin liittyviä, kognitiivista ergonomiaa rapauttavia tekijöitä:
Monitilatoimistossa kaikilla ei ole toivottua työrauhaa. Liian vähän Skype-tiloja tai puhelinkoppeja. Ahdas tila, ympärillä paljon liikettä, koska palaveritiloihin mennään työpisteiden läpi tai ohi. Puhehälyä, koska äänieristys ei ole riittävä.
Vuoden 2018 Työolotutkimuksen mukaan 31 prosenttia palkansaajista työskentelee monitilatoimistossa tai avokonttorissa, ylemmistä toimihenkilöistä jo 49 prosenttia. Tällaisissa tiloissa työskentelevistä hieman yli puolet (51 prosenttia) arvioi, että työpaikalla ei ole riittävästi tai ei lainkaan käytössä tiloja eri tarkoituksiin.
Työtiloja tulisikin aina tarkastella suhteessa työhön ja sen tekijöihin. Tarvitaanko hiljaisuutta, kohtaamisia vai kenties molempia? Toisiko etätyömahdollisuus keskittymisrauhaa? Olisiko mahdollista panna työhuoneiden äänieristys vihdoin kuntoon?
4. Työvälineet eivät tue työn sujuvaa toteuttamista
Sujuva työskentely edellyttää toimivia työvälineitä. Laite- ja ohjelmistoviat sekä koneiden toimintahäiriöt aiheuttavat monelle harmaita hiuksia. Vuonna 2018 lähes puolet tietotekniikkaa käyttävistä palkansaajista (49 prosenttia) arvioi joutuvansa odottelemaan työn aloittamista tai keskeyttämään työskentelyn järjestelmien tai sovellusten hitauden tai toimintahäiriöiden vuoksi vähintään kerran viikossa.
Kun työvälineet eivät toimi toivotulla tavalla, tiedetäänkö työpaikallanne, miten toimia tai kehen ottaa yhteyttä? Yhden työntekijän töiden seisominen tai viivästyminen voi heijastua monen muun töihin ja vaarantaa toiminnan tuloksellisuutta.
5. Työpaikalta puuttuvat yhteiset työtä edistävät toimintatavat tai niitä ei kunnioiteta
Joillakin työpaikoilla meno tuntuu olevan villiä ja kukin työntekijä toimii omalla tavallaan. Tai sitten työpaikalle on muodostunut vaivihkaa kulttuuri, joka ei tue sujuvaa työn tekemistä. Eräs työsuojeluhenkilö kertoi työpaikkansa ”yli-infoilusta”: vähäpätöisistä asioista infoillaan sähköpostilla tai muilla tavoin.
Toisella työpaikalla taas oli muodostunut kulttuuri, jossa oletetaan, että sähköpostiin reagoidaan nopeasti. Siksi se on koko ajan auki, ja saapuvat viestit häiritsevät työntekoa ja aiheuttavat keskeytyksiä. Esiin nousi myös se, ettei yhteisesti sovittuja tapoja välttämättä kunnioiteta: välillä keskeytymättömän työajan toivetta ei noudateta, vaikka siihen on laadittu pelisäännöt.
Työtä tehdään nykyään useimmiten yhteistyössä muiden kanssa eli työ on sidoksista. Siksi on tärkeää keskustella ja sopia yhdessä yhteisistä toimintatavoista. Mitä viestintävälineitä työpaikalla käytetään mihinkin viestintään? Milloin kollegan saa keskeyttää? Milloin ja missä tilassa saa laulaa?
Apua tietotyön kuormituksen hallintaan:
Ratkaisuja sujuvampaan aivotyöhön työpaikoille
Työterveyslaitoksen Aika ja fokus – ajanhallinnan verkkovalmennus
Kommentointi