Työympäristöt ovat suuressa muutoksessa, kun työn tekemisen paikat ja tavat muuttuvat tietotyössä yhä monimuotoisemmiksi. Myös digitalisaatio, säästöpaineet ja kestävän kehityksen vaatimukset ajavat tarkastelemaan tilankäyttöä entistä kriittisemmin.
Myös meillä Työterveyslaitoksessa on käynnissä työympäristömuutos, jossa kehitetään niin tiloja kuin toimintaakin. Muutos etenee monipaikkaisessa organisaatiossamme vähitellen, ja prosessi on pitkä.
Työterveyslaitoksen henkilöstön työnkuvissa on suurta vaihtelua. Työympäristömuutoksessa yksi keskeinen työkalu ymmärtää ja sanoittaa eri työnkuviin liittyviä tarpeita oli se, että meille muodostettiin omat työntekijätyypit.
Työntekijätyypit kirkastavat työtilojen käyttäjien tarpeita
Työntekijätyypit ovat henkilöstöltä kootun tiedon pohjalta muodostettuja yksinkertaistettuja työroolikuvauksia. Ne auttavat hahmottamaan eri käyttäjäryhmien motiiveja ja työhön liittyviä tarpeita. Ne muistuttavat eri ryhmien olemassaolosta, kun mietitään ratkaisuja pitkän prosessin aikana.
Työntekijä- tai käyttäjäprofiileja voidaan muodostaa monin tavoin. Niitä on käytetty työympäristökehittämisen yhtenä työkaluna jo pitkään.
Erityisesti tietotyössä käyttäjäprofiilit on ennen hybridityöaikaa usein muodostettu työskentelypaikan (toimistolla – muualla, työpisteessä – muualla tiloissa) perusteella.
Profiiliin on mahdollisesti otettu mukaan myös sitä näkökulmaa, paljonko työhön kuuluu keskittymistä vaativaa yksilötyötä ja toisaalta yhteistyötä toimipaikassa. Vastaava jaottelu tehtiin meilläkin ennen pandemia-aikaa.
Henkilöstö oli mukana muodostamassa työntekijätyyppejä
Hybridityöaikaan sopivaa käyttäjäprofilointia pohtiessamme totesimme hyvin nopeasti, että työskentelypaikkaan perustuva jaottelu ei enää anna riittävän hyvää kuvaa työnteon tavoista. Myöskään yksinkertainen jaottelu työn jakautumisesta yksilö- ja yhteistyöhön ei riitä tavoittamaan hybridityössä olennaisia piirteitä.
Moni tehtävä on meilläkin siirtynyt etätyöpisteeseen, yhteistyöstä on tullut virtuaalisempaa ja se voi olla eri- tai samanaikaista. Työntekijöiden omilla valinnoilla on työtehtävien vaatimusten lisäksi aiempaa suurempi vaikutus siihen, missä työ tehdään.
Toisaalta valinnanvapautta työssä rajoittavat monet tekijät, kuten työskentelyolosuhteet etänä ja toimipaikassa, suoritettavaan tehtävään tarvittavat työvälineet ja yhteistyötahot sekä yhdessä sovitut toimintatavat.
Lähtökohdaksi uusille työntekijätyypeille valikoituikin työtehtävien sallima mahdollisuus valita työnteon paikka ja aika.
Tästä lähtökohdasta muodostimme työntekijätyypit henkilöstön edustajien kanssa yhteisissä työpajoissa. Työntekijätyyppejä muodostui kolme:
- Itsenäisesti, mutta muut mielessä. Valitsee työskentelypaikan yleensä omien tarpeidensa ja esimerkiksi henkilökohtaisen tilanteen tai etätyöolosuhteiden mukaan. Kalenterissa on enemmän omia työvarauksia kuin sovittuja kokouksia. Vuorovaikutus painottuu sisäisiin ja ulkoisiin ryhmiin, jotka ovat vakiintuneita.
- Monessa mukana oleva "mustekala". Valitsee työskentelypaikan ensisijaisesti työtehtävien ja yhteistyövaatimusten mukaan. Kalenterissa on paljon yhteistyötahojen kanssa sovittuja tapaamisia ja tilaisuuksia. Aikataulut ovat usein tiiviitä. Useimmat työyhteisössä tuntevat mustekalan jostain yhteydestä.
- Erikoistilat, prosessi, asiakkaat. Työskentelee useimmiten työtehtävän määräämässä paikassa lähityössä, määrätyssä aikataulussa tai prosessin mukaan. Työnkuvaan liittyy useimmiten myös erikoistiloissa työskentelyä tai erikoisvälineitä.
Muodostamisen jälkeen olemme testanneet työntekijätyyppejä koko henkilöstön kanssa eri yhteyksissä, ja ne näyttäisivät kattavan erilaiset työroolimme hyvin. Osa henkilöstöstä tunnistaa toki itsensä kahdestakin eri tyypistä, ja työtehtävien muutos ajan myötä saattaa muuttaa omaa työntekijätyyppiä.
Hyödynnämme työntekijätyyppejä omassa muutoksessamme jatkossakin. Parhaillaan pohdimme, miten niitä voitaisiin rikastaa tunnistamalla eroja ja yhtäläisyyksiä uusista näkökulmista.
Lisätietoja:
Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi
Työtiloja ei saa tiivistää hyvinvoinnin kustannuksella (Työterveyslaitoksen mediatiedote 13.10.2023)
Sosiaali- ja terveydenhuollon tilat muuttuvat – tutkimustieto tulee suunnittelun tueksi (Pia Sirolan blogikirjoitus)
Kommentointi