Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi

Tietotyön työympäristöt ovat suuressa muutoksessa. Digitalisaatio ja kestävän kehityksen vaatimukset näkyvät siinä, että tilankäyttöä tehostetaan ja työtä tehdään eri paikoissa. Erilaiset yhteistyön muodot ja keskittymistä vaativa yksilötyö huomioidaan myös työympäristön suunnittelussa. Työtilojen rooli muuttuu, kun työn tekemisen paikat ja tavat muuttuvat yhä monimuotoisemmiksi ja joustavammiksi.

Tämä opas tarjoaa keinoja tarkastella tulevaa työympäristön muutosta tutkitun tiedon ja muutosjohtamisen hyvien käytäntöjen näkökulmasta. Opas koostuu tiiviistä teoriaosuuksista, pohdintakysymyksistä ja tarkistuslistoista.

Opas on tarkoitettu työpaikkojen johtohenkilöille sekä muille työympäristömuutoksen suunnittelussa ja johtamisessa mukana oleville.

Oppaan avulla

• saat yleiskatsauksen työympäristön muutosprosessin johtamisen kulmakivistä
• opit tunnistamaan, mitkä asiat muutosprosessissanne vaikuttavat työhyvinvointiin
• saat konkreettisia vinkkejä ja tarkistuslistoja sujuvaan työympäristömuutoksen johtamiseen.

Strateginen työympäristömuutos, jossa tavoitellaan organisaation toiminnan ja tilojen kehittämistä, on haastava muutosprosessi. Käynnissä on samaan aikaan useita prosesseja, jotka pitää sovittaa yhteen. Yhteistyötä tehdään eri alojen ammattilaisten ja erilaisten käyttäjäryhmien kanssa. Ihmisiä johdetaan toiminnan ja tilojen muutoksen näkökulmasta.

Muutosprosessin suunnittelussa on huomioitava fyysisen työympäristön rakentamisen aikataulu ja suunnitteluprosessi tietotarpeineen. Tarkoitus on, että organisaation sisäinen muutosprosessi etenee tilojen suunnittelua ja rakentamista tukien. Myös virtuaaliseen työympäristöön (tieto- ja viestintätekniset laitteet, sähköiset yhteydet, palvelut ja sovellukset) liittyvät tarpeet tulee selvittää.

Organisaation sisäisessä muutosprosessissa on tärkeä kehittää toimintaa yhdessä työntekijöiden kanssa. Se tarkoittaa esimerkiksi tiloihin liittyvien pelisääntöjen luomista yhdessä. Lisäksi kannattaa ennakoida, miten työ muuttuu tulevaisuudessa. Näin tilaratkaisut palvelevat työnteon tarpeita pitkään.

Muutoksen eri osa-alueet tulee huomioida samanaikaisesti

Opas keskittyy viiteen muutoksen osa-alueeseen, jotka on esitelty alla olevassa kuvassa. Muutoksen johtaminen alkaa lähtökohtien määrittelystä. Varsinaisen rakentamisen prosessin alkaessa organisaation sisäisessä muutoksessa olisi hyvä keskittyä yhtä aikaa muutoksen aktiiviseen johtamiseen, avoimeen viestintään ja henkilöstön osallistamiseen. Uusien tilojen käyttöönoton jälkeen on vuorossa käyttäjäkokemusten seuranta ja jatkuva kehittäminen.

Kun klikkaat kuvan plusmerkkejä, saat yleiskuvan muutoksen johtamisen tärkeimmistä näkökulmista. Pääset tutustumaan näihin teemoihin tarkemmin oppaan seuraavissa osioissa.

Oppaan jokaisessa osiossa on pohdintatehtäviä, jotka auttavat eteenpäin oman organisaation työympäristömuutoksessa. Voit tehdä muistiinpanot oppaan täytettävään osioon joko käsin tai sähköisesti.