3.2. Työhyvinvointiin vaikuttavat tekijät – työhyvinvoinnin johtamisen kohteet

Työn palkitsevuus

Työn palkitsevuutta voidaan tarkastella muun muassa sisällyttämällä työpaikkakyselyyn osio, jossa kartoitetaan ovatko kokemukset siitä ovatko työhön tehdyt ponnistukset ja siihen liittyvä palkitseminen tasapainossa. Työn vaatimia ponnistuksia ovat muun muassa työn vaativuus ja kiire. Työn tarjoamina palkkioina nähdään taloudellisten etujen lisäksi myös työssä saatu arvostus, työn varmuus ja etenemismahdollisuudet.

Työntekijöiden riittävyys

Työntekijöiden riittävyydestä kertoo muun muassa avoimien työpaikkojen täyttöaste, rekrytointiprosessien kesto ja hoitajamitoituksen toteutuminen. Osa tästä tiedosta voi olla saatavilla erilaisten järjestelmien kautta (esim. Titania-työvuorosuunnitteluohjelmisto). Myös muita huomiotavia näkökulmia ovat sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden osuus henkilöstöresurssista. Tarkasteluun kannattaa ottaa esimerkiksi sijaisuuksien kesto ja henkilöiden vaihtuvuus. Jos organisaatiossa on käytössä ns. sijaispooli, sen hyödyntämistä tulee seurata, esimerkiksi kohdentuuko resurssi tasapuolisesti tai sinne, missä sitä akuuteimmin tarvitaan. Jos sijaispooli on rakennettu siten, että samassa paikassa on tarjolla useampia toimipisteitä, joista työntekijä saa valita haluamansa paikan, arvokasta on myös tieto siitä, kuinka poolin työntekijät toimivat (esim. kuinka nopeasti sijaisuus otetaan kussakin toimipaikassa, valitaanko sama paikka uudelleen jne.). Työntekijöiden riittävyydestä pidemmällä aikavälillä indikoi esimerkiksi se, millaisia ajatuksia ja suunnitelmia työntekijöillä on oman työuransa suhteen (työpaikan ja/ tai alan vaihtohalukkuus, eläköityminen) ja tätä tietoa kannattaa kerätä esimerkiksi kehityskeskusteluissa.

Henkilöstön osaaminen

Henkilöstön osaamiseen liittyviä tietoja saadaan muun muassa osaamisen nykyistä tasoa kartoittamalla. Tietoa voidaan kerätä osana kehityskeskusteluja tai osaamiskartoitus voi olla oma erillisesti strukturoitu prosessi. Myös kehityskeskustelujen dokumentaation analysointi teköälyn avulla voisi tarjota mahdollisuuksia tiedon louhintaan isoista datamassoista, joita organisaatiossa kertyy. Tietoa voidaan kerätä myös työpaikalla tehtävissä kyselyissä ja niihin voidaan ottaa mukaan kysymyksiä, joiden avulla lisätään tietoa siitä, kokevatko työntekijät, että heillä on mahdollisuus hyödyntää taitoja työssään ja vastaako oman osaamisen taso työn vaatimuksia. Myös erilaiset henkilöstöhallintoon liittyvien ohjelmistojen avulla voidaan tuottaa tietoa siitä, miten organisaatiossa olevien osaamisprofiilien hyödyntäminen eri työvoroissa toteutuu.

Henkilöstön osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä kertovia tietoja saadaan muun muassa tarkastelemalla sitä, kuinka suuri osuus henkilöstöstä on päässyt osallistumaan ammatillista osaamista ylläpitäviin tai kehittäviin koulutuksiin. Organisaatiossa on myös tärkeä olla saatavilla tietoa siitä, millaisia erilaisia osaamisen kehittämisen mahdollisuuksia henkilöstölle on tarjolla ja millaisia tarpeita tähän liittyen organisaatiossa on. Esimerkiksi näitä tietoja tarvitaan myös henkilöstö- ja koulutussuunnitelmissa, jotka pohjautuvat Suomen työlainsäädäntöön.  Esimerkkeinä formaalista osaamisen kehittämisestä, jota organisaatiossa toteutetaan ovat työkiertoon tai mentorointiin osallistujien määrä ja työntekijöiden halukkuus osallistua niihin. Työssä tapahtuvasta osaamisen kehittymisestä kertovia tietoja voidaan kerätä esimerkiksi työpaikkakyselyissä. Lisäksi tietoa voidaan kerätä erityisosaamisalueista, muihin tehtäviin tai yksiköihin perehtymispäivistä ja niissä työskentelystä. Tehtävissä voi myös olla kokemukseen perustuvia kriteeristöjä osaamisluokista.

Lue lisää: Kohti kestävämpää mielen hyvinvointia työssä (tsr.fi)

Tieto työpaikan ergonomiasta

Tieto työpaikan ergonomiasta on yksi tärkeä strategisen työhyvinvoinnin johtamisen osa-alue. Fyysisen ergonomian tilanteesta kertoo esimerkiksi se, kuinka hyvin ergonomisia työvälineitä on saatavilla ja mikä on niiden käyttöaste. Kognitiivisen ergonomian näkökulmasta voidaan kerätä tietoa esimerkiksi häiriöiden, keskeytysten ja tietotulvan yleisyydestä. Tietoa kannattaa myös kerätä siitä, kuinka vahvasti fyysinen ja kognitiivinen ergonomia huomioidaan työtavoissa, onko niihin liittyen yhteisiä toimintatapoja ja kuinka usein niihin liittyen on saatavilla koulutusta.

Siitä, miten organisaatiossa huolehditaan terveyden edistämisestä, kertoo esimerkiksi se, tarjotaanko työntekijöille liikuntaetu, lounasetu, terveellisiä välipaloja, työkykyä ylläpitävää toimintaa. Tietoa voidaan kerätä myös siitä, onko organisaatiossa järjestetty erilaisia liikunnan lajikokeiluja, ravitsemus- ja terveyden edistämiseen tähtääviä koulutuksia, kuten uniluentoja ja -kursseja.

Työpaikan riskien arviointi

Työpaikan riskien arviointia tulee tehdä esimerkiksi haitta- ja vaaratilanneilmoituksien määrää seuraamalla, ja tarkastelemalla myös osuutta ilmoituksista, jotka johtavat toimenpiteisiin. Oleellista on myös ottaa huomioon se, miten näitä ilmoituksia työpaikalla käsitellään tai miten virheisiin suhtaudutaan ja niitä käsitellään. Tarpeellista on kerätä työntekijöiden näkemyksiä siitä, koetaanko tavat esimerkiksi virheiden käsittelylle tapahtuvan turvallisessa ja kehittämismyönteisessä hengessä. Tähän liittyvää yleisempää psykologista turvallisuutta voidaan mitata osana työpaikkakyselyitä, mutta myös erilaiset lyhyet, tilannesidonnaiset tiedonkeruun tavat ovat mahdollisia. Esimerkiksi kännykällä täytettävä anonyymi lyhyt palautelomake heti palaverin jälkeen, jossa haitta- ja vaaratilanneilmoituksia on käsitelty, tuottaa täsmällistä tietoa halutusta asiasta. Tällaisen tilannesidonnaisen tiedonkeruun ongelmaksi voi muodostua se, että tiedonkeruu on hajanaista ja sitä ei kytketä osaksi organisaation muuta tiedon keruuta ja käsittelyä.

Tieto työpaikan tilanteesta epäasiallisen käytöksen ja kiusaamisen suhteen on välttämätöntä. Tätä tietoa voidaan saada työpaikkakyselyissä sisällyttämällä niihin osioita siitä, onko itse omalla kohdalla kokenut epäasiallista käytöstä (esim. seksuaalinen häirintä, kiusaaminen, syrjintä) tai onko havainnut sellaista työyhteisössä. Tietoa voidaan saada myös esimerkiksi tarkastelemalla konfliktien selvittämisen lukumäärää ja kuinka suuressa osassa niistä on ollut tarvetta ulkopuolisille selvittelyille.

Työyhteisön organisoituminen ja työn tekemisen tavat

Työyhteisön organisoitumisesta ja työn tekemisen tavoista saadaan tietoa tarkastelemalla esimerkiksi tiimien kokoa tai esihenkilöille nimettyjen työntekijöiden lukumäärää, sekä sitä, miten työtehtävät ja -vastuut ovat työyhteisössä jakautuneet. Työpaikkakyselyjen avulla voidaan selvittää ihmisten kokemusta siitä, onko yhteinen tavoite selkeä ja mitattavissa oleva, keskustellaanko siitä ja onko keskustelu säännöllistä. Lisäksi voidaan tarkastella sitä, koetaanko työpaikan käytänteet työrooleista ja yhteistyöstä sekä niiden kehittämisestä riittävinä. Työroolien näkökulmasta on hyvä kerätä tietoa myös esihenkilön johtamistyyliin liittyen, esimerkiksi sisällyttämällä työpaikkakyselyyn koetaanko esihenkilön toimintatavat oikeudenmukaisina, kehittymistä, yhteistyötä ja työyhteisön autonomiaa tukevina. Näitä asioita voidaan myös tarkastella erilaisten dokumenttien avulla, esimerkiksi palaverimuistioiden kautta saadaan tietoa siitä, onko asialistalla säännöllisesti tavoitteet, työroolien ja yhteistyötapojen kehittäminen.

Yksi työhyvinvoinnin johtamisen näkökulmasta keskeinen seurattava asia on vaikuttamismahdollisuudet. Vaikuttamismahdollisuuksista indikoi se, kuinka usein, millaisissa päätöksissä ja millä keinovalikoimalla (esim. kyselyt, työpajat) hyödynnetään työntekijöiden näkökulmaa organisaation eri tason päätöksenteossa. Kyselyihin voidaan sisällyttää osuus, jossa tarkastellaan sitä, koetaanko päätöksentekoprosessit oikeudenmukaisiksi. Vaikutusmahdollisuuksia omaa työhön voidaan tarkastella muun muassa dokumentoimalla työvuorotoiveiden toteutumisastetta, seuraamalla missä määrin työntekijät voivat vaikuttaa työtehtävien tekemisen järjestyksessä ja kuinka toteutuvat työvuoroon kuuluva tauotus. Työn tauotukseen liittyvä tieto on oleellista myös palautumisen näkökulmasta, ja sitä voidaan tarkastella subjektiivisena kokemuksena osana erilaisia kyselyjä, mutta myös fysiologisten mittausten avulla.

Tiedon kulkua ja vuorovaikutusta työssä voidaan seurata tarkastelemalla työntekijöiden kokemuksia siitä, saavatko he oikea-aikaisesti ja sopivan määrän oman työnsä kannalta relevanttia tietoa ja jaetaanko tietoa avoimesti. Tiedonkulkua kannattaa tarkastella sekä vertikaalisen että horisontaalisen näkökulman kannalta, eli kulkeeko tieto eri organisaatiotasojen välillä ja työyhteisön tai tiimin sisällä.  Kyselyjen lisäksi kannattaa hyödyntää erilaisia organisaation dokumentteja, esimerkiksi tiedotteita ja muistioita voisi hyödyntää tiedon saavuttavuuden kartoittamisessa, erityisesti vuorotyössä, jossa tiedon kulku ei aina ole ongelmatonta. Esimerkiksi digitaalisella alustalla olevien dokumenttien tai palaveritallenteiden avauskertoja seuraamalla voisi saada tietoa siitä, kuinka suuri osa henkilöstöstä on niihin perehtynyt.  Työstä saadun palautteen laatua ja määrää voidaan seurata kysymällä siihen liittyvistä kokemuksista.

Kokoamme vielä tähän osan 2 loppuun taulukon muotoon erilaisia tietolähteitä ja vaihtoehtoisia tapoja kerätä informaatioita työhyvinvoinnin edistämiselle keskeisistä johtamiskohteista organisaatioissa. Listauksen ei ole tarkoitus olla kaiken kattava, vaan antaa ideoita ja edistää ajattelua tiedolla johtamisesta keskeisenä työhyvinvoinnin johtamisen osana. Tyypillisesti nämä tiedot palvelevat johtamispäätöksiä monipuolisesti, ja taulukossa esitetään aina kaksi keskeisintä aihealuetta, jota tieto palvelee.

Oppaan kolmannen osan lopuksi käsitellään vielä tiedonkeruun menetelmiä, joiden avulla työhyvinvoinnin seurausvaikutuksia voidaan tarkastella.