Palautumisen edistäminen etätyössä

Etätyössä haasteeksi voivat nousta esimerkiksi vähäiset tauot, jatkuva työpisteen ääressä istuminen, etätyöpisteen ergonomia, arkiliikunnan vähyys ja ruokailun yksipuolisuus. Kun työpaikan käytännöt ja kulttuuri ovat kunnossa, työntekijöillä on mahdollisuus tehdä työpäivänsä aikana myönteisiä terveyttä ja palautumista edistäviä valintoja.

Yhteenkuuluvuuden tunne ja yhteisöllisyys ovat työn voimavaratekijöitä. Epäviralliset ja spontaanit kohtaamiset ovat vähentyneet lisääntyneen etätyön myötä. Etätyöhön saattaa liittyä myös eristyneisyyden kokemuksia. Tämän vuoksi etä- ja hybridityössä on tärkeä luoda mahdollisuuksia myös vapaamuotoiselle jutustelulle ja kasvokkaisille tapaamisille.

Omalle tiimille ja työpaikalle sopivat käytännöt lähtevät työn vaatimuksista. Yhteistyössä työntekijöiden, esihenkilöiden, johdon, henkilöstöhallinnon, työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa voidaan suunnitella ja sopia toimista, jotka parhaiten edistävät hyvinvointia omassa työssä. Riippuen työpaikan koosta linjauksia voidaan tehdä yhteisesti eri tasoilla: koko organisaatiolle ja yksikkö- ja tiimikohtaisesti. Myös työntekijän omille päätöksille jää tilaa.

Etätyö ja virtuaaliset etäkokoukset ovat tuoneet mukanaan paljon myönteistä. Ajankäyttö voi olla tehokkaampaa, eivätkä työmatkat rasita henkilöstöä. Toisaalta kalenterit saattavat täyttyä kokouksista, työpäivät ovat intensiivistä ja taukojen pitäminen on haastavaa. Yhteisesti sovitut pelisäännöt tuovat huokoisuutta päivään ja tukevat työn hallinnan tunnetta sekä palautumista ja työssä jaksamista.

• Riittävät tauot työpäivässä edistävät jaksamista. Keskustelkaa ja sopikaa omalle työpaikalle sopivista käytännöistä. Onhan virtuaalitapaamisten välissä automaattisesti pieni tauko ja riittävästi aikaa lounaalle? Löytyväthän tauot myös esimerkkinä toimivien esihenkilöiden kalentereista? Jotkut ajankohdat voi rauhoittaa tapaamisilta kokonaan ja varata itsenäiselle työskentelylle. Kunnioittakaa toistenne aikatauluja ja kalenterivarauksia, jos käytössänne on sähköinen kalenteri.
• Kameran käyttäminen kokouksissa inhimillistää vuorovaikutusta. Sopikaa kameran käytöstä kokouksissa. Kameraa voi esimerkiksi pitää päällä virtuaalitapaamisten aluksi ja silloin, kun osallistujajoukko on niin pieni, että yhteydet sen sallivat. Jos esihenkilön ja työntekijän kahdenkeskisiä tapaamisia pidetään virtuaalisena, kamerat on hyvä olla päällä.
• Keventäkää kalenteria ja miettikää, mitkä kokoukset ovat tarpeen ja keiden on tärkeä osallistua. Joskus asioita on kätevämpi hoitaa soittamalla, chat-toiminnolla tai sähköpostitse. Ottakaa huomioon kokouksen luonne: keiden kaikkien on tärkeä osallistua?
• Pyrkikää sujuvuuteen myös hybridikokouksissa, joissa osa osallistujista on etänä ja osa läsnä työpaikalla. Läsnä- ja etäosallistujat tulisi huomioida yhtäläisesti. Sopikaa yhteiset tavat pyytää puheenvuoroja. Muistakaa jättää kokousten välissä aikaa myös siirtymille. Työpaikalla voidaan laatia ohjeet sujuviin hybridikokouksiin.
• Hyödyntäkää työpaikan omia kanavia terveyden ja palautumisen tueksi. Kerätkää kaikilta työyhteisön jäseniltä vinkkejä ja kokemuksia, ja jakakaa niitä aktiivisesti.

Kun fyysisen työpaikan rakenteet eivät enää tue tauotusta, liikkumista tai terveellistä ravintoa, paljon vastuuta jää työntekijälle itselleen. Työnantajalla on kuitenkin monia etätyöhön soveltuvia tapoja kannustaa terveellisiin elintapoihin. Olisi hyvä varmistaa, että terveyttä edistävät palvelut ovat paikkariippumattomia ja soviteltavissa työntekijän henkilökohtaiseen elämäntilanteeseen sekä sisällöltään että aikataulullisesti.

• Etätyöpisteen ergonomian ja epäkelpo työtila on yksi etätyön haasteista. Työterveyshuoltojen asiantuntemusta kannattaa hyödyntää. Monet työterveyshuollot tarjoavat konsultointikäyntejä työntekijöiden etätyöpisteille etänä tai työergonomian asiantuntijaluentoja. Jotkut työnantajat tarjoavat myös mahdollisuuden lainata ergonomiaa parantavia työvälineitä kotiin tai tukevat niiden hankkimista.
• Kiinnittäkää huomiota digitaalisten välineiden aiheuttamaan kuormitukseen ja sen hallintaan. Työelämän digitalisoituminen on lisännyt hallitsematonta tietotulvaa ja informaatioähkyä. Kuormitusta kannattaa seurata ja järjestää tarvittaessa tukea pulmatilanteisiin. Henkilöstöä on hyvä kuulla ja heidän näkemyksensä huomioida jo silloin, kun uusia ratkaisuja suunnitellaan.
• Miten kannustatte liikkumaan etätyössä? Etätyö on vapauttanut aikaa liikkumiseen, toisaalta työmatkaliikkuminen on vähentynyt. Työpaikalla voidaan kerätä etätyöhön soveltuvia erilaisia liikuntavinkkejä ja kannustaa osallistumaan liikuntahaasteisiin.
• Etätyöpäivän aikana jaloittelu ja liike auttaa ylläpitämään virkeyttä. Työpaikalla voidaan järjestää kokouksia, jotka eivät vaadi tietokoneen ääressä istumista. Mahdollisuudesta on hyvä ilmoittaa jo kokouskutsussa. Työnantaja voi tarjota erilaisia taukoliikuntasovelluksia työntekijöiden käyttöön, ja niitä on tarjolla myös verkossa. Työyhteisössä voidaan järjestää yhteisiä taukoliikuntahetkiä.
• Muistakaa lounastauon ja lounaan merkitys. Etätyössä lounas syödään usein yksin, joskus jopa oman tietokoneen ääressä. Sen sijaan lounas työpaikkaruokalassa on usein terveellinen ja monipuolinen ja samalla virkistävä hetki työkavereiden kesken. Virtuaaliset lounashetket ja kuvahaasteet voivat edistää yhteisöllisyyttä ja kannustaa terveelliseen syömiseen. Järjestäkää kuitenkin myös yhteisiä lounashetkiä kasvokkain.
• Hyvinvointisovellukset ja virtuaaliset oppaat antavat tietoa omasta hyvinvoinnista ja palautumisesta ja kannustavat terveellisiin elintapoihin. Tarjolla on yhä enemmän työntekijöiden kokonaisvaltaista hyvinvointia ja terveyttä tukevia palveluita. Työterveyshuollosta voi usein saada tukea esimerkiksi painonhallintaan, uneen ja alkoholinkäytön tai tupakoinnin lopettamiseen.

Jatkuvassa etätyössä kasvokkaiset ja vapaamuotoiset kohtaamiset työkavereiden kanssa ovat vähentyneet. Yhteenkuuluvuuden tunne ja yhteisöllisyys ovat yhteydessä työhyvinvointiin ja ne vaikuttavat myös työn sujuvuuteen. Työpaikoilla tulisikin pohtia, miten rakentaa yhteisöllisyyttä etä- ja hybridityössä ja miten varmistetaan esimerkiksi uusien työntekijöiden tutustuminen työkavereihin.

• Määritelkää erilaiset kokoustyypit. Minkälaiset kokoukset on hyvä järjestää lähitapaamisina, mitkä voidaan pitää hybridinä ja mitkä kokonaan etänä? Esimerkiksi kehittämistä, suunnittelua ja ideointia sisältävät palaverit, kehitys-/onnistumiskeskustelut, uuden työntekijän perehdytys sekä työpaikan virkistystilaisuudet ja juhlistamiset voi olla hyvä järjestää työpaikalla kasvokkain.
• Pohtikaa yhdessä, minkälaisilla tapaamisilla ja tekemisellä rakennatte yhteisöllisyyttä hybridityössä. Onko teillä yhteisesti sovittuja toimistopäiviä tai virtuaalisia kahvi- tai lounashetkiä, tiimin epävirallisia tapaamisia, etä-after-workejä? Työpaikalle kuuluu myös paljon iloa ja onnistumisia. Miten juhlistatte onnistumisia tai muistatte työkavereita? Olisiko jotkut tilaisuudet syytä järjestää kasvokkain?
• Teknologiavälitteiset kommunikaatiovälineet sisältävät monenlaisia yhteisöllisiä ominaisuuksia. Käyttäkää eri toimintoja aktiivisesti alustoilla ja kokouksissa. Opetelkaa tarvittaessa yhdessä käyttämään eri toimintoja.  
• Muistakaa kysellä kuulumisia ja kannustaa epäviralliseen vuorovaikutukseen myös etäkokoustamisen lomassa. Etäkokoukset voivat olla asiapitoisia ja etätyöpäivä tarjoaa harvoin tilaisuuksia spontaaneihin kuulumisten vaihtoon.