Työkyvyn tuen käytännöt etätyössä

Työkyvyn tuen käytäntöjen tavoitteena on ennaltaehkäistä työkyvyn heikkenemistä ja antaa välineitä tunnistaa mahdollisia työkyvyn haasteita. Työkyvyn heikentyessä on myös käytössä toimintatapoja työntekijän tueksi. Aiemmin monet työkykyä tukevat käytännöt ovat saattaneet nojata työpaikalla tapahtuvaan vuorovaikutukseen. Organisaatioissa, joissa tehdään paljon etätyötä, työyhteisön jäsenet saattavat tavata toisiaan useammin tietokoneen ruudun välityksellä kuin läsnä ja kasvokkain. Tämä muuttaa työkyvystä huolehtimisen käytäntöjä.

Organisaation työkyvyn tuen toimintatapoja ja prosesseja on hyvä tarkastella ja päivittää etätyö huomioiden. Myös muut työpaikan käytännöt, esimerkiksi perehdytys ja kehityskeskustelut, tulisi käydä läpi etätyön näkökulmasta. Samalla on hyvä miettiä, miten uudet toimet vakiinnutetaan osaksi työpaikan käytäntöjä ja millainen rooli työyhteisön eri toimijoilla on.

Työkyvystä huolehtiminen on suunnitelmallista toimintaa ja osa laajempaa henkilöstöjohtamisen kokonaisuutta. Tilannekuvan selvittäminen toimii perustana omalle organisaatiolle soveltuvien toimenpiteiden suunnittelulle . Suunnittelussa kannattaa kuulla laajasti eri henkilöstöryhmiä. Myös työterveyshuollon ja työeläkevakuuttajan asiantuntemusta kannattaa hyödyntää.

Työpaikkojen työkyvyn tuen suunnitelmat ohjaavat työkyvyn tuen toimintaa ja sitä, millä keinoin henkilöstön työkykyä ja terveyttä ylläpidetään. Kattavan tilannekuva ja etätyön mahdollisuuksien ja riskien ymmärtäminen auttavat rakentamaan yhteistyöllä tavoitteelliset ja suunnitelmalliset työkyvyn tuen toimet ja työkalut etä- ja hybridityöhön. Toimia suunnitellaan aina vastaamaan työn vaatimuksia ja vaikutuksia. Usein etätyö koskee erityisesti asiantuntija- ja tietotyötä tekeviä.

• Tarkastelkaa työpaikan varhaisen välittämisen mallia ja pohtikaa, onko siellä kohtia, jotka eivät sovellu etätyöhön. Onko koko prosessi kuvattu siten, että se ei ota kantaa työn tekemisen paikkaan vai olisiko joissain kohdin hyvä ottaa huomioon etätyö?
• Työpaikan päihdeohjelma pätee myös etätyössä. Päihdeohjelmassa tulisi kuvata, miten toimitaan, jos epäillään työyhteisön jäsenen olevan päihteiden vaikutuksen alaisena etätyössä ja miten puheeksi ottaminen ja hoitoon ohjaaminen tapahtuu. Päihdeohjelman avulla ennaltaehkäistään alkoholin ja huumeiden ohella myös tupakointiin ja rahapelaamiseen liittyviä haittoja.
• Keskustelu työkyvyn teemoista on osa esihenkilötyötä. Esihenkilöt käyvät työkykyyn liittyviä keskusteluja esimerkiksi siinä vaiheessa, kun on syytä ottaa puheeksi heikentynyt työkyky, työterveysneuvottelussa ja työhön paluun yhteydessä. 
• Työpaikoilla on hyvä miettiä, miten työkyvyn tuen keinot toimivat työkyvyn heikentyessä tai työhön palatessa. Miten tuki etätyössä toteutuu, kun työkyky on jo heikentynyt? Työssä jatkamista tai työhön palaamista tukevat mahdollisuudet, kuten työaikojen joustot, ovat mahdollisia myös etätyössä. Etätyö voi auttaa jaksamaan työssä. Työhön sairauspoissaololta palatessa on hyvä keskustella myös etätyöstä: tukeeko etätyö työkykyä? Joskus  työyhteisön läsnäolo ja sosiaalinen tuki voi olla tärkeää pitkältä sairauspoissaololta palaavalle.
• Miettikää, mitkä muut käytännöt työpaikalla tukevat työkykyä ja etätyön sujumista. Esimerkiksi osana perehdytystä tai kehitys-/onnistumiskeskustelua on hyvä keskustella niin hyvinvoinnista työssä kuin etätyön sujumisestakin. Teemaa voidaan käsitellä myös osana työyhteisön kehittämispäiviä ja tiimi-/yksikkökokouksia.
• Työterveyshuollon puoleen kannattaa kääntyä myös etätyötä koskevissa tiedontarpeissa ja huolissa. Työterveyshuolto tuntee oman alanne työn vaatimukset. Työterveyshuollossa on myös etätyöhön liittyvää asiantuntemusta. Onko etätyö tarpeellista ottaa jollain tavalla huomioon työterveyden toimintasuunnitelmassa? Työeläkevakuuttajat, järjestöt, yliopistot ja muut tutkimusorganisaatiot tarjoavat paljon tietoa etätyön ja työkyvyn teemoista työnantajien tueksi.

Työkyvyn tuen suunnitelmat ohjaavat organisaatiossa tapahtuvaa työkyvyn tukea, mutta olennaista on se, miten suunnitellut toimet siirtyvät käytäntöön ja osaksi koko työyhteisön toimintaa.

Kun työyhteisö otetaan laajasti mukaan suunnitteluun ja tavoitteiden asettamiseen, saadaan monipuolisesti näkemyksiä etätyöstä eri henkilöstöryhmissä, madalletaan kynnystä keskustella työkyvystä ja terveydestä ja tuetaan yhteisöllisyyttä.

Työkyvyn tuen prosessien digitalisointi helpottaa asioiden hoitamista etänä ja erilaiset sovellukset voivat toimia hyvinä apuvälineinä.

• Ottakaa työpaikan eri henkilöstöryhmät mukaan suunnittelemaan ja ideoimaan juuri omalle työpaikalle sopivia tavoitteita ja keinoja työkyvyn tueksi etänä. Näin huomioitte työyhteisön monimuotoisuuden ja eri tehtävien vaatimukset. Yhdessä keskustelu helpottaa asioiden puheeksi ottamista ja lisää luottamusta.
• Minkälaiset työkalut ja välineet tarvitaan, jotta työkyvyn tuen prosessi pystytään hoitamaan mahdollisimman sujuvasti etänä? Onko kaikki materiaali ja lomakkeet käytettävissä myös sähköisessä muodossa? Tarjolla on myös sovelluksia, jotka toimivat apuvälineinä työkyvyn tuen prosesseissa. Ne helpottavat esimerkiksi sairauspoissaolojen ja tukipolkujen seurantaa.
• Onko esihenkilöillä riittävästi tietoa ja valmiudet soveltaa organisaation työkyvyn tuen käytäntöjä ja suunnitelmia? Esihenkilöiden näkökulmasta suurin haaste liittyy usein työkykyhaasteiden havaitsemiseen. Etätyön johtaminen -osiossa on esitetty tapoja esihenkilöiden osaamisen kehittämiseksi.
• Miten avaatte työkyvyn tuen eri vaiheet ja niihin liittyvät toimintamallit ja pelisäännöt koko henkilökunnalle? Kun työkyvyn toimiin ja suunnitelmiin tehdään tarkennuksia, on hyvä hetki tiedottaa, perehdyttää ja keskustella yhdessä, mitä toimet tarkoittavat etätyössä. Käydäänhän asiat läpi osana uusien työntekijöiden perehdytystä?
• Työkyvyn tuen toimia ja niiden soveltumista etätyöhön kannattaa arvioida. Näin saadaan näkyväksi onnistumiset sekä ne toimet, jotka eivät sovellu omaan organisaatioonne. Jakakaa aktiivisesti kokemuksia ja järjestäkää mahdollisuuksia kommentoida ja kehittää toimia edelleen esimerkiksi virtuaalisilla alustoilla.

Työkyvyn tukeminen on koko työyhteisön asia. Työnantajalla on vastuita ja velvollisuuksia jo lainsäädännönkin puitteissa.

Etätyössä työpaikan eri toimijoiden vastuista ja rooleista on hyvä keskustella ja sopia: miten etätyössä toteutuvat johdon, esihenkilöiden, HR-asiantuntijoiden sekä työyhteisön ja työkavereiden roolit?

• Työnantaja on vastuussa henkilöstön terveellisistä ja työkykyä edistävistä työolosuhteista. Suorien rahallisten satsauksien lisäksi johto ja esihenkilöt voivat omalla esimerkillään ja toiminnallaan vaikuttaa työpaikan ilmapiiriin: omasta terveydestä ja työkyvystä huolehtiminen on tärkeää myös etänä.
• Etätyössä työntekijän oma vastuu terveellisissä ja turvallisissa valinnoissa työpäivän aikana on varsin suuri. Terveelliset elintavat tukevat hyvinvointia. Keskustelkaa ja sopikaa, mitä työntekijältä odotetaan etätyössä. Jokainen voi omalla toiminnallaan olla mukana luomassa hyvinvointia tukevaa työpaikkaa. Minkälaista aktiivisuutta jokaiselta odotetaan viestinnässä ja vuorovaikutuksessa. Entä mikä on työntekijän oma vastuu haasteiden esiin tuomisessa?
• Työsuojelutoimijan työ on voinut muuttua lisääntyneen etätyön myötä. Työsuojelun yhteistoiminnassa tulee käsitellä asiat, joilla voi olla vaikutusta työntekijän turvallisuuteen, terveyteen tai työkykyyn. Onko työsuojelulla riittävästi näkymää etänä työskentelevän henkilöstön hyvinvointiin?  Myös työsuojelun toimintaohjelmassa voidaan huomioida etätyö.
• Työterveyshuolto on terveyden asiantuntija, joka tukee työpaikkaa henkilöstön terveyden ylläpitämisessä ja edistämisessä. Hyödyntäkää työterveyshuollon asiantuntemusta ja käsitelkää etätyön riskejä yhdessä työterveyshuollon kanssa. Millaisiin työterveyshuollon palveluihin työntekijöitä voidaan ohjata?