Sujuvan ja yhteistoimintaa tukevan neuvotteluilmapiirin luomiseksi seuraavat seikat on hyvä ottaa huomioon neuvotteluun valmistautuessa, itse neuvottelutilanteessa ja sen jälkeen.
Muodosta käsitys työntekijän työ- ja toimintakyvystä.
Selvitä työntekijän kanssa, mikä nykyisessä työssä sujuu ja mikä tuntuu vaikealta.
Sovi työntekijän kanssa, mistä työkykyyn liittyvistä asioista työterveysneuvottelussa puhutaan.
Selvitä, mitä työpaikan työkyvyn tuen mallissa on sovittu työterveysneuvottelusta ja suunnittele työterveysneuvottelun toteutus yhdessä työntekijän ja esimiehen kanssa.
Työterveysneuvottelun kokoonkutsujana voi toimia joko esihenkilö tai työterveyshuolto. Jos olet koolle kutsujana, kutsu osallistujat ajoissa ja esitä työterveysneuvottelun tarve ja tarkoitus. Kutsu paikalle työntekijän lähiesihenkilö. Joskus on tarpeen kutsua paikalle myös ylempi esihenkilö tai HR:n edustaja.
Tiesitkö, että...
Työsuojelun edustaja oli mukana 5 %:ssa neuvotteluista (Reho ym. 2018).
Miettikää työntekijän kanssa yhdessä, keiden työterveyshuollosta ja työpaikalta on syytä osallistua neuvotteluun, kuka kutsuu, milloin neuvottelu pidetään ja missä. Työterveyshuollosta neuvotteluun voi työterveyslääkärin lisäksi osallistua työterveyshoitaja, työterveyspsykologi, työfysioterapeutti tai sosiaalialan asiantuntija, jos se on työantajan puolesta mahdollista. Työntekijän niin toivoessa voi neuvottelussa olla mukana myös työsuojeluvaltuutettu tai muu tukihenkilö.
Ohjeista kutsussa, miten työterveysneuvotteluun osallistujat voivat parhaiten valmistautua itse neuvottelutilaisuuteen. Voit lähettää tämän oppimisohjelman linkkinä työntekijälle ja esimiehelle.
Tarkista, kuka toimii neuvottelussa puheenjohtajana ja muistion kirjaajana.
Neuvottelu kannattaa pitää rauhallisessa ja häiriöttömässä paikassa ja varata sille riittävästi aikaa, yleensä noin tunti.
Huomioi, onko neuvotteluun osallistuvilla erityistarpeita (esim. tulkkaus).
Sopikaa neuvottelun alussa, kuka toimii puheenjohtajana ja kuka kirjaa muistion. Mikäli toimit neuvottelussa puheenjohtajana tehtävänäsi on:
ohjata neuvottelun kulkua
kertoa neuvottelun luottamuksellisuudesta
varmistaa, että neuvottelun tarkoitus on kaikille osallistujille selvä
varmistaa, että kaikki neuvottelun osapuolet tulevat neuvottelun aikana kuulluksi
tarkistaa osaltasi neuvottelussa laadittu muistio ja huolehtia, että neuvottelun muut osallistujat tarkistavat muistion omalta osaltaan
varmistaa, että osallistujat tietävät vastuullaan olevat toimenpiteet, joita tehdyt työhön paluun ratkaisut heiltä edellyttävät (esim. aikataulut)
huomioida, että yhteinen päätöksenteko voi edellyttää erisuuntaisten toiveiden ja mahdollisuuksien yhteensovittamista, jopa kompromissia
varmistaa, että osallistujilla on neuvottelun lopputuloksesta ja/tai pätöksestä yhteinen ymmärrys
varmistaa, että päätökset hyväksytään yhteisesti ja että kaikki osapuolet ymmärtävät tehdyn päätöksen perusteet työkyvyn kannalta.
Mikäli osallistut neuvotteluun työterveyslääkärin roolissa, tehtävänäsi on toimia työ- ja toimintakyvyn asiantuntijana ja koordinoida päätöksentekoa työkyvyn tueksi.
Kuvaa työntekijän työ- ja toimintakykyä.
Määritä työssä jatkamisen mahdollisuuksia, kuntoutusvaihtoehtoja ja esitä eri ratkaisuja työhön paluun tukemiseksi.
Kuuntele ja ota huomioon esimiehen/työnantajan ja työntekijän esittämiä ratkaisuvaihtoehtoja.
Varmista, että kaikki osallistujat ymmärtävät tehdyn päätöksen perusteet työkyvyn kannalta.
Voit toimia neuvottelussa muistion kirjaajana.
Mikäli osallistut neuvotteluun työterveyshuollon edustajana esimerkiksi työterveyshoitajan roolissa, tehtävänäsi on toimia yhteyshenkilönä neuvottelun eri osapuolten välillä.
Tuo aktiivisesti esiin omaa näkökulmaasi työpaikan ja työntekijän tuntemuksesi perusteella ja esitä neuvottelussa työhön paluun ratkaisuja.
Voit toimia neuvottelussa muistion kirjaajana.
Voit rohkaista työntekijää tuomaan oleellisia asioita esille neuvottelussa.
Voit toimia työterveysneuvottelun käytännön organisoijana.
Ei ole tavatonta, että neuvottelun alkuperäinen tavoite ja tarkoitus muuttuu neuvottelun kuluessa. On myös mahdollista, että kaikissa neuvotteluissa ei päästä päätöksen tekemiseen asti: yhteinen keskustelu ja kuulluksi tuleminen voi olla täysin riittävä neuvottelun lopputulos. Tarvittaessa voitte järjestää uuden neuvottelun.
Huolehdi työterveysneuvottelun jälkeen sovituista vastuullasi olevista tehtävistä ja toimenpiteistä, esimerkiksi seurantaneuvottelun tai seurantavastaanoton toteutumisesta.
Kuuntele työntekijää ja esihenkilöä seurannan aikana. Arvioikaa yhdessä, ovatko toimenpiteet olleet riittäviä vai tarvitaanko jatkoselvityksiä tai uutta neuvottelua.
Tiesitkö, että...
Sairausloma jatkui neuvottelun jälkeen kokoaikaisena joka kolmannella ja osa-aikaisena joka kymmenennellä (Reho ym. 2018).
Muistioon kirjataan osallistujat, jäljellä oleva työkyky, ratkaisuvaihtoehdot, sovitut toimenpiteet, vastuuhenkilöt, aikataulut, tehdyt päätökset ja niiden seuranta.
Salassa pidettäviä asioita, kuten sairaustietoja, ei kirjata muistioon.
Puheenjohtaja varmistaa, että kaikilla neuvotteluun osallistuvilla on yhteinen käsitys neuvotellussa sovituista asioista ja ne on kirjattu muistioon. Muistio tarkistetaan ja sen hyväksyvät kaikki neuvotteluun osallistuneet.
Muistio voidaan kirjata neuvottelun aikana, jolloin sen tarkistaminen, allekirjoittaminen ja jakelu läsnäolijoille on mahdollista neuvottelun päätteeksi.
Muistio arkistoidaan tietoturvallisesti työpaikalla ja työterveyshuollossa.
