4. Hur hanterar jag utmanande situationer på arbetsplatsen?

Utmanande situationer i chefsarbetet är till exempel konflikter och osakligt bemötande i arbetsgemenskapen samt förändringar i organisationen. Dessa situationer innebär olika perspektiv, erfarenheter och förväntningar på chefen. Situationer kan också väcka starka känslor hos chefen, men chefen måste visa återhållsamhet och samtidigt ta hand om det dagliga arbetet.

Handlingsmodeller för utmanande situationer på arbetsplatsen:

Alla interaktioner mellan människor medför ibland också konflikter, även på arbetsplatser. En viktig aspekt av psykisk hälsa är att man tar itu med konflikter och att man får erfarenheter av att konflikter kan lösas.
En konflikt kan börja med olösta meningsskiljaktigheter. När konflikten på går länge kan det leda till samarbetsproblem, klickbildning, personalisering av problem och expansion till fler och fler människor. I värsta fall leder konflikter till osakligt bemötande och trakasserier på arbetsplatsen.
Konflikter kan också vara användbara – de talar om för dig vad du ska diskutera.
I allmänhet ligger orsakerna till konflikter i problem som uppstår på arbetsplatsen, till exempel i oklarheter gällande i arbetssättet samt i ledarskap och beslutsfattande. Det kan också finnas individuella faktorer bakom konflikter.
Chefen bör ta itu med konflikten när den stör arbetet, hindrar uppnåendet av mål, påverkar välbefinnandet, minskar motivationen och arbetstillfredsställelsen, eller innan konflikten "personaliseras". Konflikten måste åtgärdas omedelbart om någon upplever att de trakasseras eller utsätts för osakligt beteende.

Att ingripa i konflikter kan vara en utmaning. De kan dock lösas stegvis:
1. Diskutera med parterna, enskilt och tillsammans. Överväg vem som bör diskutera tillsammans för att gå vidare med att lösa frågan. När man utreder situationen är det viktigt att behålla perspektivet på arbete och välbefinnande.
2. Dessa frågor kan hjälpa dig att reflektera över situationen: Vad är problemet och vilka berörs av det? Hur påverkar situationen arbetet och hur länge har den pågått? Vilka är de underliggande faktorerna i konflikten, finns det till exempel oklarheter i arbetsbeskrivningarna, arbetskraven, kompetensen eller informationsflödet? Har det gjorts några försök att lösa situationen tidigare? Vad är du själv villig att göra för att lösa problemet?
3. Sök lösningar tillsammans med parterna. Avtalar om roller och ansvar i genomförandet av åtgärder.
4. Håll ett öga på situationen. Gläd er åt att ha hittat en lösning och åt det ni lärt er – konflikter är en del av vardagen i arbetet. Om problemet kvarstår, överväg att söka extern hjälp från exempelvis företagshälsovården.
5. Konfliktlösning är krävande för chefen. Du kan få stöd från andra chefer, din egen chef, personalexperter, företagshälsovården, arbetarskyddschefen eller arbetarskyddsfullmäktige. Arbetstagarnas förtroendeman kan också vara en samarbetspartner. Konfliktlösning ligger i allas intresse.
6. Om bedömning oh kommentarer av övriga medarbetares psykiska hälsa tas upp i diskussionen är det chefens ansvar att återföra diskussionen till arbetet. Hälsotillståndet hos enskilda anställd bör inte diskuteras i diskussioner i arbetsgemenskapen.
7. Det är bra att få hjälp utifrån om du är part i konflikten eller av någon annan anledning inte är tillräckligt utomstående, om du redan har försökt lösa situationen eller på annat sätt känner behov av ytterligare stöd.

Förebyggande åtgärder är viktigast för att påverka osakligt beteende. Främja en kultur där arbetsrelaterade problem kan tas upp. I diskussioner med arbetsgemenskapen, ta upp atmosfären i arbetsgemenskapen, hur samarbetet fungerar och erfarenheter och observationer av osakligt eller annat dåligt arbetsbeteende. Utvecklingssamtalen ger också tillfälle att ta upp frågan.
Om det finns erfarenheter av osakligt beteende eller trakasserier på arbetsplatsen är det chefens lagstadgade skyldighet att utreda dem.
Information om osakligt beteende eller trakasserier kan nå chefen i form av en upplevelse som den anställde berättar om, eller som en observation av en kollega, i en enkät om atmosfären, i et utvecklingssamtal eller som meddelanden från arbetarskyddet eller företagshälsovården.
Lär dig mer om din arbetsplats handlingsmodell för att förebygga och ingripa i osakligt beteende och trakasserier. Gå igenom och diskutera handlingsmodellen med de anställda. Tänk på vad som är bäst att göra i den egna arbetsgemenskapen.

Ingripande i osakligt beteende och trakasserier
1. När du får information om upplevt eller observerat osakligt beteende eller mobbning, ta alltid saken på allvar och börja undersöka situationen utan dröjsmål. Följ instruktionerna och handlingsmodellen för din arbetsplats. Syftet är att ta reda på om ett osakligt beteende har ägt rum och i så fall sätta stopp för det.
2. Hantera situationen med berörda parter, den kan inte hanteras anonymt. Inled utredningen med ett öppet sinne, utan några förutfattade meningar. Situationen måste lösas på ett jämlikt och rättvist sätt.
3. Ta reda på om det har gjorts några försök att lösa problemet med de inblandade. Lyssna först på personen som upplever osakligt bemötande och den som anklagas för detta separat. En tillräcklig känsla av att bli hörd är viktigt. Ordna sedan en gemensam diskussion. Varje diskussion handlar om konkreta situationer, vad som har hänt, när. I händelse av osakligt bemötande, ingå nödvändiga överenskommelser om arbete och beteende för att få ett slut på detta.
4. Gör en promemoria över den gemensamma diskussionen. Anteckna syftet med diskussionen och de överenskommelser som gjorts. Dokumentet påminner om vad man kommit överens om. I uppföljningen av situationen återkommer man till dokumentet.
5. Kom överens om uppföljning och dess schema.
6. Om ingen överenskommelse nås eller det osakliga beteendet fortsätter används även anvisningar, anmärkning och varning som metoder samt, som en sista utväg, uppsägning.
7. Vid behov kan du få hjälp och stöd i situationen från personalexperter, din egen chef eller företagshälsovården. Arbetsgivaren har alltid ansvaret för att utreda situationen och vidta nödvändiga åtgärder.

Chefer beskriver arbetet i organisationer som en kontinuerlig förändringshantering. För att bibehålla organisationens funktionsförmåga är det viktigt med förmåga till förnyelse och förändring av verksamheten.
Att stärka kompetensen handlar om att stödja de anställda och stärka organisationsförnyelsen.
Förutom fortlöpande förändringsarbete förekommer det enskilda förändringshändelser på arbetsplatserna, med en början och ett slut.
Organisationsförändringar kan ha en negativ inverkan på arbetstagarnas psykiska hälsa, särskilt när de innebär uppsägningar eller hot om detta. Ur arbetstagarnas synvinkel kan organisationsförändringar innebära förändringar i det dagliga arbetet och osäkerhet om hur anställningsförhållandet ska fortsätta. Osäkerhet om hur anställningsförhållandet ska fortsätta kan också gälla chefen själv.
Organisationsförändringarnas största effekter på den psykiska hälsan drabbar ofta arbetstagare som redan har otillräckliga resurser före förändringen och som har få arbetstillfällen utanför sin nuvarande arbetsplats. Chefen bör utnyttja stödet från företagshälsovården för hela arbetsgemenskapen och vid behov även för enskilda anställda.

Chefens viktigaste uppgifter som stödjer psykiskt välbefinnande under organisationsförändringen är:
1. Ärlig, begriplig, konsekvent och interaktiv kommunikation som möjliggör diskussioner att förstå förändringen.
2. Att möjliggöra för personalen att delta i utformningen och genomförandet av förändringen.
3. Organisering av stödåtgärder. Stöd kan till exempel vara förändringsrelaterad utbildning, mentorskap och stöd från företagshälsovården.
4. Att avsätta tid för diskussion om förändringen.

Källor

Vartia, M., Lahtinen, M. Joki, S. & Soini, S. 2005. Työyhteisötörmäyksiä. Ristiriitojen käsittely työpaikalla. Helsinki: Työterveyslaitos.

Gå nu vidare till avsnittet Hur tar jag upp problem med arbetsförmågan?

4. Hur hanterar jag utmanande situationer på arbetsplatsen?

Handlingsmodeller för utmanande situationer på arbetsplatsen:

Källor

Om oss

Vår verksamhet

4. Hur hanterar jag utmanande situationer på arbetsplatsen?

Handlingsmodeller för utmanande situationer på arbetsplatsen:

Konflikter på arbetsplatsen

Osakligt bemötande och trakasserier

Förändringssituationer i organisationen

Källor