1. Hur stöder jag psykisk hälsa genom ledarskap?

• Chefens närvaro är en resurs för de anställda. Upplevelsen av en närvarande chef stärker uppskattningen för de anställda, arbetets meningsfullhet och känslan av sammanhållning.
• Upplevelsen av närvaron kan också förverkligas i korta möten, där den anställde upplever att hen har hörts och förståtts. Distansledarskap kan också vara ett bra ledarskap. På motsvarande sätt garanterar inte chefens rikliga fysiska närvaro att de anställda känner sig hörda och stödda i sitt arbete.
• Icke-språklig interaktion är också viktig. I stödjande interaktioner förmedlas uppskattning, acceptans och lösningsorientering, samt intresse för samtalspartnerns tankar och känslor.
• Närvaro handlar inte (bara) om person, närvaron kräver strukturer. Boka tid i kalendern för närvaro och interaktion. Acceptera de anställdas olika sätt att interagera och deras olika behov för interaktion.
• Fråga de anställda vilket slags stöd och hurdan närvaro de önskar. Du kan till exempel markera de tider du är tillgänglig i en kalender som alla kan se.

• Styr ditt eget arbete. Det kaotiska i chefens arbete rinner lätt ut i organisationen. Gör en plan för ditt arbete, men var beredd på att uppdatera den.
• Fråga vad medarbetarna ser som sina kärnuppgifter och diskutera hur de förhåller sig till hela organisationen. Utvecklingssamtal och gemensamma möten är naturliga diskussionssituationer. När verksamhetsmiljön ändras, diskutera ändringen tillsammans.
• Identifiera möjliga hinder för att utföra kärnuppgifter och fråga anställda om dem. Använd dina beslut för att göra det möjligt att fokusera på kärnuppgifterna. Arbeta också med anställda för att hitta lösningar för att avlägsna hinder.
• Genom diskussion, se till att varje anställd känner till gränserna för sin arbetsroll och sitt ansvar. Tvetydigheten i roller och ansvarsområden kan lätt leda till förvirring. Det kan också finnas en upplevelse av att någon annan gör det man själv upplever höra till ens uppgifter. Osäkerhet skapar extra psykisk belastning.
• Berätta vad du förväntar dig av de anställda. En situation där de anställda inte vet vad som förväntas av dem upplevs som betungande. De anställda ska ha möjlighet att bedöma om de har gjort tillräckligt och vad som förväntas av dem.
• Identifiera tillsammans med anställda tidshanteringsproblem. Hitta sätt att underlätta prioritering, synliggöra oplanerat arbete, begränsa avbrott och underlätta fokus.
• Möjliggör deltagande i arbetsrelaterat beslutsfattande. De anställda är experter i sitt eget arbete och möjligheten att delta i beslutsfattandet stärker känslan av arbetskontroll. Studier visar dock att ökad beslutsmakt inte alltid ökar välbefinnandet: Ansvarsområdena kan bli oklara. Om man fattar beslut om målen, kan man också fatta beslut om resurser? Mål för vilka de nödvändiga resurserna saknas leder till belastning. Det är också bra att ta hänsyn till att de anställdas förmåga till och önskan om självstyrning varierar.

• Objektivitet kan vara en utmaning. Chefen är inte ofelbar och situationerna är komplicerade. Försök dock att fatta beslut på grund av objektiv och korrekt information. Upplevelsen av orättvisa är en stark känsla som när den förlängs kan utgöra en riskfaktor för depression. Beslut anses vara rättvisa när skälen är förståeliga och kända. Det är också bra att diskutera kriterierna för beslutsfattande tillsammans.
• Behandla alla enligt samma principer. Rättvisa behöver inte nödvändigtvis betyda att alla anställda följer samma praxis, såsom samma arbetstidsarrangemang, men däremot att beslutskriterierna för varje anställd är desamma och förståeliga.
• Ur rättvisesynvinkel är det viktigt att besluten inte är beroende av personliga egenskaper, såsom den anställdes trevlighet eller ”smidighet” ur chefens synvinkel.
• En del av praxis och spelreglerna är sådana att arbetsenheten kan fatta beslut om dem. När det handlar om praxis som gäller hela organisationen kan chefen ta med förslag på förbättringar som arbetsenheten genererar till de forum där ärendet kan påverkas.
• Ändra vid behov misslyckade eller felaktigt informerade beslut. En motiverad ändring av beslutet stärker arbetstagarnas upplevelse av rättvisa.
• Även om du som chef gjort allt som står i din makt för att främja rättvisa, är det möjligt att vissa anställda känner att de har blivit orättvist behandlade. Det är viktigt att den anställda upplever att hens frågor  har hörts och att man kan diskutera ärendet. Skapa dialog: Vad är det som känns orättvist?

• En situation där den anställde hela tiden upplever att hen gör en orimligt stor insats i förhållande till belöningen leder lätt till utmattning. Utöver monetära belöningar kan man också överväga exempelvis uppskattning och ett stabilt anställningsförhållande.
• Lyft upp framgångarna. Tacka för insatserna. Varje anställd, oavsett längden på sin arbetslivserfarenhet, behöver feedback. Särskilt ungdomar och personer som befinner sig i ett tidigt skede av sin yrkeskarriär är i behov av positiv feedback för att stärka sin yrkesidentitet.
• Gör enhetens arbete synligt genom att tala om det på ett uppskattande sätt mot och utanför resten av organisationen. Som chef är du en viktig representant för din enhets arbete och anställda.
• Stärk feedbackkulturen genom att initiera och upprätthålla en gemensam ärlig diskussion. Framläggandet av en motiverad åsikt bör inte vara skrämmande eller riskabelt. Med ditt eget exempel kan du ge en modell för hur en ärlig diskussion är möjlig.
• Du kan också främja de anställdas ömsesidiga feedback genom att skapa situationer där det är tryggt att ge och ta emot feedback, och man har avtalat om spelreglerna för att ge feedback.
• Ge också feedback om situationer där försök och misslyckanden har gjorts. Hjälp de anställda att hitta nya rutter.
• När du ger korrigeringsfeedback till anställda, beakta också de villkor som styr den anställde i sitt  arbete: resurser, kompetenser och chefsstöd.
• Var en förebild för uppskattande och respektfullt tal och attityd.
• Som chef får du själv feedback, även kritisk sådan. Att få kritisk feedback kan vara svårt och feedbacken kan kännas sårande. Var öppen för all tillgänglig support och sök aktivt stöd för att hantera och utnyttja eventuell negativ feedback du får. Att bli bedömd är en del av att vara chef – men det handlar om en bedömning av chefsrollen, inte av dig som person.

• Som chef kan du främja upplevelsen av meningsfullhet och relevans i arbetet genom att initiera och upprätthålla en gemensam diskussion:
  
  Vad gör arbetet inom vårt område viktigt och meningsfullt?
  
  Vad är syftet med denna arbetsgemenskap?
  
  Vilket är vårt gemensamma mål, vad försöker vi uppnå ?
• Hur förhåller sig arbetsgemenskapens interaktionssituationer och samarbetsrelationer, utmaningar och friktioner, framgångar och upplevelse av arbetsengagemang till innehållet, smidigheten och meningsfullheten i den gemensamma verksamheten?
• Intressera dig för de anställdas bedömningar. Genomför en diskussion och var beredd på att överväga om innehållet i arbetet kan modifieras för att anpassa sig till den anställdes mål och viktiga värderingar, samtidigt som hänsyn tas till organisationens mål.

Källa: Schaupp et al. Yhteinen muutos. Arbetshälsoinstitutet. Helsingfors 2013.