Arbetsplatsutredningar

I arbetsplatsutredningen utreds i första hand hur hälsosamt och tryggt arbetet är. Kan man bli sjuk av arbetet, kan man råka ut för en olycka i arbetet, stöder eller hotar arbetet arbetsförmågan?

För att arbetsplatsutredningen ska lyckas bör aktörerna på arbetsplatsen aktivt delta i arbetsplatsutredningsprocessens skeden: planeringen, informeringen, avtalandet om ansvar, genomförandet och uppföljningen.

Det är viktigt att arbetsplatsens ledning, chefer, arbetstagare och arbetarskyddspersonalen förstår syftet med arbetsplatsutredningen och vilken roll de har för att den ska lyckas.

Arbetsgivaren ansvarar för att arbetsplatsutredningen genomförs

Arbetsgivaren ansvarar för att en arbetsplatsutredning har gjorts på arbetsplatsen och att den är uppdaterad (Lag om företagshälsovård 1383/2001, 12 §). I praktiken genomförs arbetsplatsutredningen av företagshälsovården i samarbete med parterna på arbetsplatsen.

Företagshälsovården nyttiggör sig av arbetsplatsutredningen när den gör arbetsgivarens egen riskbedömning. Det hjälper företagshälsovården att fästa uppmärksamhet vid de risker som arbetsplatsen upplever som viktiga. Arbetsgivaren ser till att riskbedömningen är heltäckande och uppdaterad (Arbetarskyddslagen 738/2002, 10 §). Företagshälsovården kan vid behov också hjälpa till att göra en riskbedömning.

Före arbetsplatsbesöket besvarar man en förhandsenkät

Före arbetsplatsbesöket skickar arbetsplatsen de begärda dokumenten till företagshälsovården. Sådana dokument är till exempel:

• information om situationen på arbetsplatsen: strategier, förändringar som skett eller kommer att ske på arbetsplatsen, utmaningar och utvecklingsbehov på arbetsplatsen, resultat av personalenkäter
• arbetsplatsens riskbedömning, kemikalieförteckning, skyddsinformationsblad, resultat av arbetshygieniska mätningar, verksamhetsprogram för arbetarskyddet, företagshälsovårdens verksamhetsplan
• olycksfall som har skett, farliga situationer (tillbud), yrkessjukdomar och misstankar om yrkessjukdomar.

Företagshälsovården genomför vanligtvis förhandsenkäten före det egentliga arbetsplatsbesöket. Med denna förhandsenkät samlar företagshälsovården in väsentlig information särskilt om arbetet, arbetsförhållandena och hur man skyddar sig. Arbetsplatsen ser till att alla personalgrupper, arbetsgivarens representanter och arbetarskyddspersonalen på arbetsplatsen besvarar förhandsenkäten så heltäckande som möjligt. Ibland krävs det arbete för att motivera de anställda att svara, men det är lönsamt, eftersom en bra svarsprocent förbättrar möjligheterna till en lyckad arbetsplatsutredning.

Under arbetsplatsbesöket pågår arbetet som vanligt

Arbetsplatsen ser till att arbetet pågår som vanligt under arbetsplatsbesöket och att arbetsplatsen har behövliga representanter från arbetsplatsen.

Arbetstagarna, cheferna och arbetarskyddspersonalen, inklusive representanter för personalen, deltar aktivt i arbetsplatsbesöket. Tillsammans säkerställer man att företagshälsovården får en så heltäckande och noggrann bild som möjligt av det normala arbetet och arbetsförhållandena. Detta innebär bland annat en aktiv dialog.

Efter arbetsplatsbesöket främjas åtgärdsförslagen tillsammans

Efter arbetsplatsbesöket skickar arbetsplatsen vid behov mer information till företagshälsovården. Företagshälsovården bedömer den hälsomässiga betydelsen av arbetets risk- och belastningsfaktorer och bedömer deras betydelse för arbetsförmågan. Utifrån bedömningen får arbetsplatsen åtgärdsförslag för att öka hälsosamheten och säkerheten i arbetet och för att stödja arbetsförmågan.  

Företagshälsovården och arbetsplatsen kommer tillsammans överens om genomförandet och uppföljningen av åtgärdsförslagen.  

• Vem ansvarar för genomförandet av åtgärdsförslagen på arbetsplatsen? 
• Kräver någon av dessa åtgärder av företagshälsovården? 
• Vilken är tidtabellen för åtgärderna? 
• Hur följs åtgärdernas effekt upp i samarbete med företagshälsovården?

Arbetsplatsen säkerställer i samarbete med företagshälsovården att resultaten av arbetsplatsutredningen kommer till arbetstagarnas kännedom. Rapporten om arbetsplatsutredningen ska enligt lagen vara lättillgänglig för arbetstagarna (Lag om företagshälsovård 1383/2001, 25§).

Arbetsplatsutredningen upprepas med 3–5 års mellanrum beroende på arbetet, arbetsförhållandena och förändringarna i arbetet. Ibland kan det dessutom vara nödvändigt att bedöma enskilda risk- och belastningsfaktorer i arbetet eller andra situationer noggrannare i en så kallad riktad utredning. Riktade utredningar görs utifrån det konstaterade behovet.

Hur gynnas arbetsplatsen av arbetsplatsutredningen?

Arbetsplatsutredningen skapar en grund för hela företagshälsovårdsverksamheten och hjälper också till att rikta arbetsplatsens eget arbetarskydds- och arbetshälsoarbete.

I en arbetsplatsutredning som genomförts på ett högklassigt och verkningsfullt sätt har man på ett heltäckande sätt bedömt arbetets risk-, belastnings- och resursfaktorer och deras inverkan på arbetstagarnas hälsa, säkerhet och arbetsförmåga. Genomförandet av åtgärdsförslagen förbättrar säkerheten i arbetet och stöder arbetsförmågan och välbefinnandet i arbetet.

En högklassig arbetsplatsutredning bidrar till att minska sjukfrånvaron och förbättra arbetets produktivitet.

Likaså fungerar arbetsplatsutredningen som ett verktyg för att planera anpassningen av arbetet vid behov.

En högklassig och effektiv arbetsplatsutredning skapar en grund för hela företagshälsovårdsverksamheten. Det viktigaste i arbetsplatsutredningen är att företagshälsovården identifierar de behov som uppstår i arbetet och arbetsförhållandena på arbetsplatsen. Identifieringen lyckas bäst när företagshälsovården redan vid planeringen av utredningen utnyttjar omfattande uppgifter som fås från arbetsplatsen och som samlats in till företagshälsovården. Sådana är till exempel:

• arbetsplatsens riskbedömning, kemikalieförteckning, skyddsinformationsblad, resultat av arbetshygieniska mätningar, verksamhetsprogram för arbetarskyddet på arbetsplatsen
• information om situationen på arbetsplatsen; strategier, förändringar som skett eller kommer att ske på arbetsplatsen, utmaningar och utvecklingsbehov på arbetsplatsen, resultat av personalenkäter
• olycksfall som har skett, farliga situationer (tillbud), yrkessjukdomar och misstankar om yrkessjukdomar
• sjukfrånvaron, företagshälsovårdens bedömning av personalens hälsa och arbetsförmåga (som informationskälla till exempel sammandrag av hälsoundersökningarna och uppgifter från sjukmottagningsbesöken)
• företagshälsovårdens förhandsenkäter med vilka man i första hand kartlägger arbetets karaktär och arbetsförhållandena

Före arbetsplatsutredningen bekantar sig företagshälsovården också med branschspecifik information.

Tydliga roller under arbetsplatsbesöket

Utifrån den insamlade informationen planerar företagshälsovården ett arbetsplatsbesök i samarbete med arbetsplatsen. Planeringen är mycket viktig och man bör reservera tillräckligt med tid för den i synnerhet när det är fråga om en arbetsplats där man exponeras eller om det utförs många slags arbeten på arbetsplatsen.

Utifrån den information som samlats in på förhand bedöms i företagshälsovårdssamarbetet vem som deltar i arbetsplatsbesöket. Deltagare från arbetsplatsen kan vara:

• HR-proffs
• chef(er)
• arbetsledningen
• representant(er) för arbetarskyddet
• representant(er) för personalen.

Valet av yrkesutbildade personer inom företagshälsovården som deltar i besöket påverkas av organisationens bransch, situation, arbetsförhållanden (agenser och belastningsfaktorer) samt personalens hälsa och arbetsförmåga. Det multiprofessionella teamet inom företagshälsovården ska på förhand fundera på hur de ska fördela ansvaret.

Systematisk observation, datainsamling och bedömning

Företagshälsovården ger arbetsplatsen ansvar att se till att arbetet pågår under arbetsplatsbesöket och att arbetsplatsen har behövliga representanter från arbetsplatsen, inklusive arbetstagare och representanter för arbetarskyddet.

Företagshälsovården observerar systematiskt hur arbetet utförs, arbetsprocesserna och arbetsförhållandena under arbetsplatsbesöket. Vid bedömningen av arbetet och arbetsförhållandena beaktar företagshälsovården också förhållandena och belastningen i distansarbetet, hybridarbetet och det mobila arbetet. 

I arbetsplatsutredningen bedöms följande faktorer:

• Faktorer som medför särskilda risker för insjuknande
  • Fysikaliska
  • Kemiska
  • Biologiska
  • Nattarbete och särskilt hot om våld
  • Risker för den reproduktiva hälsan
• Fysiska belastningsfaktorer och ergonomi samt faktorer som stöder arbetet  
• Psykosociala belastnings- och resursfaktorer
• Risker för olycksfall och första hjälpen-beredskap

Metoder för datainsamling och bedömning:

• Förhandsenkäter: arbetsgivare, chefer, arbetstagare
• Intervjuer: chefen, representanter för arbetstagarna och arbetarskyddspersonalen
• Systematisk observation med hjälp av blanketter, såsom checklistor för bedömning av risker i arbetet, metod för bedömning av arbetsbelastning (TIKKA) och företagshälsovårdsenhetens egna observations-/bedömningsblanketter.
• Sensorisk bedömning (sällan tillräcklig som enda metod)
  • temperatur, belysning, buller, lukter
• Mätningar
  • temperatur/fuktighet, belysning, buller 
  • bullermätare/vibrationsmätare
  • arbetspunkternas höjd (cm), vikten på de laster och arbetsredskap som ska hanteras (kg)
• Videoinspelning, fotografering

Beskrivning av observationerna på ett begripligt sätt i rapporten

Företagshälsovården beskriver observationerna i arbetsplatsutredningsrapporten tillräckligt detaljerat och på ett begripligt sätt:

• För riskfaktorernas del skrivs det i observationerna: vad arbetstagarna gör, vad de exponeras för och hur ofta de exponeras, hur mycket och hur exponeringen sker och vilken skyddsutrustning de använder.
• I de fysiska belastningsfaktorerna beskrivs belastningens omfattning, det vill säga information om belastningsfaktorernas varaktighet och upprepning, om det finns faktorer som minskar belastningen, till exempel pauser i arbetet och användning av hjälpmedel. Man strävar efter att anteckna observationerna utifrån normalsituationen i arbetet och eventuella belastningstoppar antecknas separat.
• I de psykosociala belastningsfaktorerna beskrivs observationer från många källor och arbetets strukturer granskas. Även i fråga om psykosociala belastningsfaktorer är det viktigt att beskriva exponeringens varaktighet (hur ofta och hur länge per gång), hur den riktas och hur kraftig exponeringen är. Det är också viktigt att utreda om man kan påverka belastningsfaktorn och vilka resursfaktorer det finns i arbetsstrukturen och arbetsgemenskapen.
• Det är viktigt att bedöma den totala belastningen och bilda sig en helhetsuppfattning om situationen på arbetsplatsen.

Företagshälsovården bedömer utifrån de risk- och belastningsfaktorer som den identifierat arbetets och arbetsförhållandenas betydelse för hälsan och arbetsförmågan:

• Kan man bli sjuk av arbetet? Stöder eller hotar arbetet arbetsförmågan?
• Är betydelsen av faktorer som medför särskild risk för insjuknande och fysiska och psykosociala belastningsfaktorer obetydlig, liten, måttlig, betydande eller outhärdlig för hälsan och arbetsförmågan i just detta arbete?
• Förutsätter den konstaterade exponeringsnivån uppföljning av arbetstagarnas hälsa (hälsoundersökningar)? Är det alltså nödvändigt med hälsoundersökningar på grund av en särskild risk för insjuknande, d v s särskild fara för ohälsa, för vilka arbetstagargrupper och vad ska deras innehåll vara?
• Finns det behov av en riktad utredning?

Konkreta åtgärdsförslag och kommunikation

Företagshälsovården ger åtgärdsförslag som grundar sig på en bedömning av betydelsen för hälsan och arbetsförmågan. Förslagen ska vara konkreta och genomförbara och de ska sättas i prioriteringsordning. Man kan också försöka hitta åtgärdsförslag tillsammans med arbetsplatsen.

Företagshälsovården och arbetsplatsen kommer tillsammans överens om genomförandet av åtgärdsförslagen, ansvaren och tidtabellerna. Arbetsplatsen ansvarar för att åtgärdsförslagen genomförs. Företagshälsovården ansvarar för sin del för de åtgärdsförslag som hänför sig till dess egen verksamhet. Med tanke på arbetsplatsutredningens effektivitet är det viktigt att tillsammans komma överens om uppföljningen (vem följer upp, när och hur).

Företagshälsovården skriver en tydlig och lättläst rapport om arbetsplatsutredningen. Rapporten ska finnas tillgänglig för arbetstagarna.

Företagshälsovården kommer överens med arbetsplatsen om hur man ser till att arbetsplatsutredningens resultat delges arbetstagarna (responstillfälle, andra sätt att informera).  Resultaten av arbetsplatsutredningen och nödvändiga utvecklingsåtgärder behandlas i samarbete med representanter för personalen.