Työpaikkaselvitykset

Työpaikkaselvityksessä selvitetään työn terveellisyyttä ja turvallisuutta, ja siinä tunnistetaan työpaikan tarpeet työterveystoiminnalle. Työpaikkaselvitys tehdään yhteistyössä työpaikan osapuolten sekä työterveyshuollon ammattilaisten kanssa.

Työpaikkaselvitys on jatkuvaa toimintaa

Hyvin tehty työpaikkaselvitys luo pohjan koko työterveystoiminnalle. Työpaikkaselvityksessä kartoitetaan yhteistyössä työpaikan tarpeet, joiden perusteella tehdään johtopäätökset ja toimenpide-ehdotukset.

Työpaikkaselvitys tehdään aina

toimintaa aloitettaessa
työn tai työolosuhteiden olennaisesti muuttuessa
työterveyshuoltoon kertyneen tiedon perusteella
toimintasuunnitelman mukaisin määräajoin.

Työnantaja vastaa siitä, että työpaikkaselvitys on tehty ja ajan tasalla. Sen toteuttavat työterveyshuollon ammattihenkilöt ja asiantuntijat. Työntekijät ja henkilöstön edustajat osallistuvat työpaikkaselvityksen suunnitteluun ja toteuttamiseen.

Työpaikkaselvitysraportti on pidettävä kaikkien työntekijöiden nähtävillä, ja se on suositeltavaa käsitellä työpaikalla.

Suunnattu työpaikkaselvitys

Työpaikkaselvitystä voidaan tarpeen mukaan täydentää suunnatulla työpaikkaselvityksellä. Suunnatussa työpaikkaselvityksessä on mahdollisuus perehtyä tarkemmin työpaikan vaaratekijöihin, kuten esimerkiksi kemiallisiin tekijöihin, tai johonkin työpaikan osa-alueeseen, kuten työn sujuvuuteen.

Voimavaratekijät esiin

Työpaikkaselvityksessä tehdään arvio työn, työympäristön ja työyhteisön

terveysvaaroista ja -haitoista
kuormitustekijöistä
voimavaroista.

Työpaikkaselvityksessä arvioidaan myös eri tekijöiden merkitystä työkyvylle. Työpaikkaselvityksessä tulee huomioida työpaikalla käynnissä olevat työn ja henkilöstön muutostilanteet erityisesti työn sujuvuuden ja henkilöstön hyvinvoinnin kannalta. Esiin nousseita voimavaratekijöitä tulee korostaa selvityksessä vaarojen ja kuormitustekijöiden rinnalla.

Arvion perusteella tehdään johtopäätökset työolosuhteiden terveyteen ja työkykyyn vaikuttavista keskeisistä tekijöistä.

Työpaikkaselvityksestä seuraa toimintasuunnitelma

Työpaikkaselvityksen perusteella työterveyshuolto ja työpaikka sopivat yhdessä työpaikalla tehtävät toimenpiteet ja päivittävät toimintasuunnitelman. Lisäksi seurataan sovittujen toimenpiteiden toteutumista ja vaikutuksia.

Työterveyshuolto antaa työpaikalle johtopäätöksistä ja sovituista toimenpiteistä palautteen sekä tarpeen mukaan ohjausta ja neuvontaa.

Ensiapuvalmiuden arvionti

Työpaikkaselvityksen yhteydessä arvioidaan ensiapuvalmius, joka on osa työpaikan turvallisuutta ja tapaturmien ehkäisyä. Ensiapuvalmiudella tarkoitetaan sitä, että työpaikalla on olosuhteisiin ja toimintaan nähden riittävästi ensiaputaitoisia henkilöitä, asianmukainen ensiapuvarustus ja toimintaohjeet onnettomuustilanteita varten.

Työpaikalla tulee lisäksi olla ohjeet työstä aiheutuvien psyykkisten reaktioiden hallitsemiseksi aloilla, joilla on väkivallan uhkaa tai esiintyy väkivaltatilanteita.

Työpaikan riskitekijöiden kartoittaminen ja arviointi ovat perusta ensiapuvalmiuden suunnittelulle. Työnantaja huolehtii ensiapuvalmiuden toteuttamisesta ja työterveyshuolto sen määrittelystä sekä onnettomuustilanteiden psyykkisen jälkihoidon järjestämisestä.

Kela korvaa työnantajalle ensiapuvalmiuden ylläpidosta aiheutuneet tarpeelliset ja kohtuulliset kustannukset. Korvaamisen edellytyksenä on, että

työpaikan työterveyshuollosta työterveyslääkäri tai työterveyshoitaja on työpaikkaselvityksen perusteella arvioinut ensiapukoulutukseen ja ensiapuvalmiuteen liittyvät hankinnat tarpeellisiksi
todetut tarpeet on kirjattu työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan
kouluttajana toimii terveydenhuollon ammattihenkilö, jolla on ensiavun ja terveystiedon kouluttajakoulutus.

Laadukas työpaikkaselvitys

Työpaikkaselvityksessä selvitetään ensisijaisesti työn terveellisyyttä ja turvallisuutta. Voiko työstä sairastua, voiko työssä joutua tapaturmaan, tukeeko vai uhkaako työ työkykyä?

Jotta työpaikkaselvitys onnistuu, tarvitaan työpaikan toimijoilta aktiivista osallistumista työpaikkaselvitysprosessin vaiheisiin: suunnittelu, tiedotus, vastuista sopiminen, toteutus ja seuranta.

On tärkeää, että työpaikan johto, esihenkilöt, työntekijät ja työsuojeluhenkilöstö ymmärtävät työpaikkaselvityksen tarkoituksen ja mikä on heidän roolinsa sen onnistumisessa.

Työpaikkaselvityksen toteuttaminen on työnantajan vastuulla

Työnantaja vastaa siitä, että työpaikalla on tehty työpaikkaselvitys ja että se on ajan tasalla (Työterveyshuoltolaki 1383/2001, 12 §). Käytännössä työpaikkaselvityksen toteuttaa työterveyshuolto yhteistyössä työpaikan osapuolten kanssa.

Työterveyshuolto hyödyntää työpaikkaselvitystä tehdessään työnantajan omaa riskinarviointia. Se auttaa työterveyshuoltoa kiinnittämään huomiota työpaikan tärkeiksi kokemiin riskeihin. Työnantaja huolehtiikin siitä, että riskinarviointi on tehty kattavasti ja ajan tasalla (Työturvallisuuslaki 738/2002, 10 §). Työterveyshuolto voi tarvittaessa auttaa myös riskinarvioinnin tekemisessä.

Ennen työpaikkakäyntiä vastataan esikyselyyn

Ennen työpaikkakäyntiä työpaikka toimittaa työterveyshuoltoon pyydetyt dokumentit. Tällaisia dokumentteja ovat esimerkiksi:

tietoa työpaikan tilanteesta: strategiat, työpaikalla tapahtuneet tai tulevat muutokset, työpaikan kokemat haasteet ja kehittämistarpeet, henkilöstökyselyjen tulokset
työpaikan riskinarviointi, kemikaaliluettelo, käyttöturvallisuustiedotteet, työhygieenisten mittausten tulokset, työsuojelun toimintaohjelma, työhyvinvointisuunnitelma
sattuneet tapaturmat, läheltä piti -tilanteet, ammattitaudit ja ammattitautiepäilyt.

Työterveyshuolto toteuttaa tyypillisesti esikyselyn ennen varsinaista työpaikkakäyntiä. Tällä esikyselyllä työterveyshuolto kerää olennaista tietoa erityisesti työstä, työolosuhteista ja suojautumisesta. Työpaikka huolehtii, että kaikki työpaikan henkilöstöryhmät, työnantajan edustajat ja työsuojeluhenkilöstö vastaavat esikyselyyn mahdollisimman kattavasti. Joskus työntekijöiden motivoiminen vastaamiseen vaatii työtä, mutta se on kannattavaa, koska hyvä vastausprosentti parantaa työpaikkaselvityksen onnistumismahdollisuuksia.

Työpaikkakäynnin aikana työt ovat käynnissä tavanomaiseen tapaan

Työpaikka huolehtii siitä, että työpaikkakäynnin aikana ovat työt tyypillisenä käynnissä ja työpaikalla on tarvittava edustus työpaikan toimijoista.

Työntekijät, esihenkilöt ja työsuojeluhenkilöstö, mukaan lukien henkilöstön edustajat, osallistuvat aktiivisesti työpaikkakäyntiin. Yhdessä varmistetaan, että työterveyshuolto saa mahdollisimman kattavan ja tarkan kuvan tavanomaisesta työstä ja työolosuhteista. Tämä tarkoittaa muun muassa aktiivista vuoropuhelua.

Työpaikkakäynnin jälkeen toimenpide-ehdotuksia edistetään yhdessä

Työpaikkakäynnin jälkeen työpaikka toimittaa tarvittaessa lisätietoja työterveyshuollolle. Työterveyshuolto tekee terveydellisen merkityksen arvioinnin työn vaara- ja kuormitustekijöistä ja arvioi niiden merkitystä työkyvylle. Arvioon perustuen työpaikalle annetaan toimenpide-ehdotuksia työn terveellisyyden ja turvallisuuden lisäämiseksi ja työkyvyn tukemiseksi.

Työterveyshuolto ja työpaikka sopivat yhteistyössä toimenpide-ehdotusten toteuttamisesta ja seurannasta.

Kuka työpaikalla vastaa toimenpide-ehdotusten toteuttamisesta?
Vaatiiko jokin niistä työterveyshuollolta toimenpiteitä?
Mikä on toimenpiteiden aikataulu?
Miten toimenpiteiden vaikutusta seurataan yhteistyössä työterveyshuollon kanssa?

Työpaikka huolehtii yhteistyössä työterveyshuollon kanssa siitä, että työpaikkaselvityksen tulokset tulevat työntekijöiden tietoon. Työpaikkaselvitysraportin tulee lain mukaan olla helposti työntekijöiden nähtävillä (Työterveyshuoltolaki 1383/2001, 25 §).

Työpaikkaselvitys toistetaan 3–5 vuoden välein riippuen työstä, työolosuhteista ja työssä tapahtuneista muutoksista. Joskus voi lisäksi olla tarpeen arvioida yksittäisiä työn vaara- ja kuormitustekijöitä tai muita tilanteita tarkemmin niin kutsutussa suunnatussa selvityksessä. Suunnatut selvitykset tehdään todetun tarpeen perusteella.

Miten työpaikka hyötyy työpaikkaselvityksestä?

Työpaikkaselvitys luo koko työterveyshuoltotoiminnalle perustan ja auttaa myös työpaikan oman työsuojelu- ja työhyvinvointityön kohdentamisessa.

Laadukkaasti ja vaikuttavasti toteutetussa työpaikkaselvityksessä on arvioitu kattavasti työn vaara-, kuormitus- ja voimavaratekijät ja niiden vaikutus työntekijöiden terveydelle, turvallisuudelle ja työkyvylle. Toimenpide-ehdotusten toteuttaminen parantaa työn turvallisuutta ja tukee työkykyä ja työhyvinvointia.

Laadukas työpaikkaselvitys auttaa osaltaan vähentämään sairauspoissaoloja sekä parantamaan työn tuottavuutta.

Samoin työpaikkaselvitys toimii työkaluna työn muokkauksen suunnittelussa, kun sille tulee tarvetta.

Laadukas ja vaikuttava työpaikkaselvitys luo pohjan koko työterveystoiminnalle. Työpaikkaselvityksessä olennaisinta on, että työterveyshuolto tunnistaa työpaikan työstä ja työolosuhteista nousevat tarpeet. Tunnistaminen onnistuu parhaiten työterveyshuollon hyödyntäessä jo selvitystä suunniteltaessa laaja-alaisesti työpaikalta saatavia ja työterveyshuoltoon kertyneitä tietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi:

työpaikan riskinarviointi, kemikaaliluettelo, käyttöturvallisuustiedotteet, työhygieenisten mittausten tulokset, työpaikan työsuojelun toimintaohjelma
tietoa työpaikan tilanteesta; strategiat, työpaikalla tapahtuneet tai tulevat muutokset, työpaikan kokemat haasteet ja kehittämistarpeet, henkilöstökyselyjen tulokset
sattuneet tapaturmat, läheltä piti -tilanteet, ammattitaudit ja ammattitautiepäilyt
sairauspoissaolot, työterveyshuollon arvio henkilöstön terveys- ja työkykytilanteesta (tietolähteenä esimerkiksi terveystarkastusten yhteenvedot ja tiedot sairausvastaanottokäynneiltä)
työterveyshuollon esikyselyt, joilla kartoitetaan ensisijaisesti työn piirteitä ja työolosuhteita

Työterveyshuolto perehtyy työpaikkaselvitystä edeltävästi myös toimialakohtaiseen tietoon.

Selkeät roolit työpaikkakäynnillä

Kerätyn tiedon pohjalta työterveyshuolto suunnittelee työpaikkakäynnin yhteistyössä työpaikan kanssa. Suunnittelu on erittäin tärkeää, ja sille tulee varata riittävästi aikaa erityisesti silloin, kun kyseessä on altisteinen työpaikka tai työpaikalla tehdään monenlaista työtä.

Ennalta kerätyn tiedon pohjalta arvioidaan työterveysyhteistyössä, ketkä osallistuvat työpaikkakäyntiin. Työpaikan osallistujia voivat olla:

hr-ammattilaiset
esihenkilö(t)
työnjohto
työsuojelun edustaja(t)
henkilöstön edustaja(t)

Työterveyshuollon ammattilaisten valintaan vaikuttavat organisaation toimiala, tilanne, työolosuhteet (altisteet ja kuormitustekijät) sekä henkilöstön terveys- ja työkykytilanne. Työterveyshuollon moniammatillisen tiimin tulee miettiä etukäteen, miten he jakavat vastuut.

Systemaattinen havainnointi, tiedonkeruu ja arviointi

Työterveyshuolto vastuuttaa työpaikkaa siitä, että työpaikkakäynnin aikana ovat työt käynnissä ja työpaikalla on tarvittava edustus työpaikan toimijoista työntekijät ja työsuojelun edustajat mukaan lukien.

Työterveyshuolto havainnoi työpaikkakäynnillä systemaattisesti työn tekemistä, työprosesseja ja työolosuhteita. Työtä ja työolosuhteita arvioitaessa työterveyshuolto huomioi myös etätyön, hybridityön ja mobiilityön olosuhteet ja kuormituksen.

Työpaikkaselvityksessä arvioidaan seuraavat tekijät:

Erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavat tekijät
- Fysikaaliset
- Kemialliset
- Biologiset
- Yötyö ja erityinen väkivallan uhka
- Lisääntymisterveysvaara
Fyysiset kuormitustekijät ja ergonomia sekä työtä tukevat tekijät
Psykososiaaliset kuormitus- ja voimavaratekijät
Tapaturmavaara ja ensiapuvalmius

Menetelmiä tiedonkeruuseen ja arviointiin:

Esikyselyt: työnantaja, esihenkilöt, työntekijät
Haastattelut: esihenkilö, työntekijöiden edustus ja työsuojeluhenkilöstö
Havainnointi systemaattisesti hyödyntäen lomakkeita, kuten tarkistuslistat työn vaarojen arviointiin, työkuormituksen arviointimenetelmä TIKKA ja työterveysyksikön omat havainnointi-/arviointilomakkeet.
Aistinvarainen arviointi (harvoin on ainoana menetelmänä riittävä)
- lämpötila, valaistus, melu, hajut
Mittaukset
- lämpötila/kosteus, valaistus, melu
- melulaskin/tärinälaskin
- työskentelypisteiden korkeus (cm), käsiteltävien taakkojen ja työvälineiden paino (kg)
Videointi, valokuvaus

Havaintojen kuvaaminen ymmärrettävästi raportissa

Työterveyshuolto kuvaa työpaikkaselvitysraportissa havainnot riittävän yksityiskohtaisesti ja ymmärrettävästi:

Havainnoissa kuvataan vaaratekijöiden osalta: mitä työntekijät tekevät, mille ja kuinka usein he altistuvat, miten paljon, miten altistuminen tapahtuu ja mitä suojaimia he käyttävät.
Fyysisissä kuormitustekijöissä kuvataan kuormituksen määrää eli tietoa kuormitustekijöiden kestosta ja toistuvuudesta, onko kuormitusta vähentäviä tekijöitä esim. työn tauotus ja apuvälineiden käyttö. Havainnot pyritään kirjaamaan työnteon normaalitilanteesta, ja mahdolliset kuormitushuiput kirjataan erikseen.
Psykososiaalisissa kuormitustekijöissä kuvataan havaintoja monesta lähteestä ja tarkastellaan työn rakenteita. Myös psykososiaalisten kuormitustekijöiden osalta on tärkeää kuvata altistumisen kesto (kuinka usein ja kuinka pitkän ajan kerrallaan), kohdistuminen ja voimakkuus. Tärkeää on myös selvittää, voidaanko kuormitustekijään vaikuttaa ja minkälaisia voimavaratekijöitä työn rakenteissa ja työyhteisössä on.
Tärkeää on kokonaiskuormituksen arviointi ja kokonaiskäsityksen muodostaminen työpaikan tilanteesta.

Työterveyshuolto arvioi tunnistamiensa vaara- ja kuormitustekijöiden pohjalta työn ja työolosuhteiden merkitystä terveydelle ja työkyvylle:

Voiko työstä sairastua? Tukeeko vai uhkaako työ työkykyä?
Onko juuri tässä työssä erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavien tekijöiden ja fyysisten ja psykososiaalisten kuormitustekijöiden merkitys terveydelle ja työkyvylle merkityksetön, vähäinen, kohtalainen, merkittävä vai sietämätön?
Edellyttääkö todettu altistumistaso työntekijöiden terveyden seurantaa (terveystarkastuksia)? Eli ovatko erityisen sairastumisen vaaran vuoksi tehtävät terveystarkastukset tarpeen, mille työntekijäryhmille ja mikä niiden sisällön tulee olla?
Onko tarvetta suunnatulle selvitykselle?

Konkreettiset toimenpide-ehdotukset ja viestintä

Työterveyshuolto antaa toimenpide-ehdotuksia, jotka perustuvat terveydellisen merkityksen ja työkykymerkityksen arviointiin. Ehdotusten tulee olla konkreettisia ja toteuttamiskelpoisia, ja ne tulee asettaa tärkeysjärjestykseen. Toimenpide-ehdotuksia voidaan pyrkiä löytämään myös yhdessä työpaikan kanssa.

Työterveyshuolto ja työpaikka sopivat yhteistyössä toimenpide-ehdotusten toteuttamisesta, vastuista ja aikatauluista. Toimenpide-ehdotusten toteutuminen on työpaikan vastuulla. Työterveyshuolto vastaa omalta osaltaan niistä toimenpide-ehdotuksista, jotka liittyvät sen omaan toimintaan. Työpaikkaselvityksen vaikuttavuuden näkökulmasta keskeistä on sopia yhteistyössä seurannasta (kuka seuraa, milloin ja miten).

Työterveyshuolto kirjoittaa työpaikkaselvityksestä selkeän ja helposti luettavan raportin. Raportin tulee olla työntekijöiden nähtävillä.

Työterveyshuolto sopii työpaikan kanssa, miten huolehditaan työpaikkaselvityksen tulosten saattamisesta työntekijöiden tietoon (palautetilaisuus, muut tavat tiedottaa). Työpaikkaselvityksen tulokset ja tarvittavat kehittämistoimet käsitellään yhteistoiminnassa henkilöstön edustajien kanssa.