Koronaepidemian ja hybridimuotoisten työskentelytapojen myötä työntekijät, työpaikan edustajat ja työterveyshuollon toimijat käyvät työterveysneuvotteluja yhä enemmän videovälitteisinä verkkopalavereina kasvokkaisten kohtaamisten sijasta.
Vaikka etätyöterveysneuvottelut ovat yleistyneet, niiden kulkua ja toimivia käytäntöjä tunnetaan huonosti. Etätyöterveysneuvotteluista on toistaiseksi niukasti tutkimustietoa, eikä niiden järjestämiseen ole luotu ohjeistusta.
On mahdollista, että osa etätyöterveysneuvotteluista käydään kasvokkaisista neuvotteluista tutuilla tavoilla. Aikaisemman tutkimuksen pohjalta kuitenkin tiedetään, että vuorovaikutuksen videovälitteisyys muuttaa keskustelun, yhteistyön ja osallistumisen dynamiikkaa.
Osallistumista tukeviin etätyöterveysneuvottelun käytänteisiin on siksi hyvä kiinnittää huomiota. Alla vinkkimme neuvottelujen aloitusvaiheeseen:
Huhuu! Kuka siellä puhuu?
Videovälitteisten keskustelujen tyypillisiä ongelmakohtia ovat vuorovaikutuksen sujuvuuteen liittyvät häiriöt. Katseen suuntaa, eleitä ja ilmeitä ei pystytä hyödyntämään samalla tavoin kuin kasvokkaisissa keskusteluissa, mikä vaikeuttaa yhteisen ymmärryksen muodostamista.
Etätyöterveysneuvottelun sujuvuuden kannalta on suositeltavaa, että kaikki osallistujat pyrkivät pitämään omat kameransa auki keskustelun aikana. Kameroiden käytöstä on luontevaa sopia neuvottelun alussa.
Samalla jokaisen on hyvä tarkistaa, näkevätkö muut osallistujat seinää vai ihmisen kasvot. Osallistujia voi myös kannustaa ilmoittamaan matalalla kynnyksellä, jos kameran kuvassa ilmenee ongelmia neuvottelun aikana.
Haloo! Missä sä oot?
Etätyöterveysneuvottelu mahdollistaa paikasta riippumattoman osallistumisen. Tästä kuitenkin seuraa, että neuvottelun osapuolet voivat osallistua siihen periaatteessa mistä tahansa paikasta.
Erityisesti työpaikan neuvottelutilojen valinnassa voidaan päätyä epäsopiviin ratkaisuihin, kuten läpikulkutiloihin, kahvihuoneisiin tai jaettuihin työhuoneisiin. Ongelmana näissä tiloissa on se, että neuvottelun muut osallistujat eivät varmuudella tiedä, onko tilassa ulkopuolisia henkilöitä ja mitä he mahdollisesti kuulevat ja näkevät.
Luottamuksellisuuden kannalta olisi tärkeää, että jo neuvotteluun valmistauduttaessa osallistujia ohjeistetaan varmistamaan käytössä olevan neuvottelutilan yksityisyys.
Lisäksi neuvottelun alussa on hyvä käydä läpi neuvottelun läsnäolijat, varmistaa käytössä olevien tilojen soveltuvuus sekä puhua neuvotteluun liittyvästä muusta salassapidosta ja luottamuksellisuudesta.
Heihoo! Onko teillä jotain, mitä mulla ei oo?
Videovälitteisyys mahdollistaa dokumenttien, kuten muistion, yhteisen jakamisen ja työstämisen neuvottelun aikana. Aina ruudun jakaminen ei kuitenkaan toimi odotetulla tavalla.
Yksi osallistuja saattaa nähdä jaetun dokumentin, mutta menettää samalla näköyhteyden keskustelukumppaneihinsa. Toisen näytöllä jaettu dokumentti voi näkyä hyvin pienenä.
Erilaisten ruutunäkymien vuoksi osallistujille saattaa muodostua virheellinen ymmärrys siitä, mitä muut neuvotteluun osallistujat kullakin hetkellä näkevät. Tämä vaikeuttaa osallistumista ja yhteistä päätöksentekoa.
Vastuu jaetun sisällön näkymisestä on materiaalin jakajalla: hän pitää huolen, että kaikilla osallistujilla on tasavertainen pääsy jaettuun materiaaliin. Dokumentin jakajan on hyvä sanoittaa omaa toimintaansa ja kertoa muille, mitä kullakin hetkellä ruudulla on jaossa, miksi kyseinen materiaali on jaettu ja mitä sen kanssa on tarkoitus yhdessä tehdä.
Haluatko lisää vinkkejä etätyöterveysneuvottelujen toteuttamiseen?
Hei työterveyshuollon ammattihenkilö! Lisää vinkkejä etätyöterveysneuvottelun sujuvuuden lisäämiseksi saat, kun tulet tekemään kanssamme Etätyöterveysneuvottelu -hanketta.
Hankkeessa sinulla on ainutlaatuinen mahdollisuus kehittää osaamistasi neuvottelujen järjestäjänä ja saada palautetta omasta toiminnastasi. Lue lisää hankkeen sivulta ja ota yhteyttä projektipäällikköömme!
Teksti on kirjoitettu yhteistyössä Tampereen yliopiston tutkijan Aku Kallion kanssa.
Lisätietoja:
Etätyöterveysneuvottelu – uusia toimintamalleja ja toimivaa vuorovaikutusta työkyvyn tueksi (Työsuojelurahaston rahoittaman tutkimushankkeen esittely. Hanke toteutetaan yhteistyössä Tampereen yliopiston kanssa.)
Työterveysneuvottelu – ratkaisuja työhön -verkko-oppimateriaali
Juvonen-Posti Pirjo, Ristimäki Hanna-Leena, Pesonen Sanna, Weiste Elina, Koskela Inka, Nyman Helena, Nukari Eero & Ruusuvuori Johanna (2019). Ratkaisuja työhönpaluuseen työterveysneuvottelussa: Moniaineistoinen tutkimus päätöksenteosta ja koetusta hyödystä. Helsinki: Työterveyslaitos.
Weiste Elina, Juvonen-Posti Pirjo, Koskela Inka, Ristimäki Hanna-Leena, Pesonen Sanna, Keränen Hanna & Ruusuvuori Johanna (2020). Puhutaanko työhön paluusta vai sairaushistoriasta? Lääkärin tapa avata keskustelu suuntaa työterveysneuvottelua. Lääkärilehti 75(16), 986-973.
Kommentointi