Ennen muutosmyllerrystä – palautumisen perusrakenteet kuntoon

Katon huoltaminen ja korjaaminen kannattaa tehdä jo poutasäällä. Sama pätee muutoksiin valmistautumisessa: mitä paremmassa kunnossa työyhteisön toiminta ja perusrakenteet ovat, sitä paremmin se tukee työntekijöiden hyvinvointia ja työstä palautumista. Silloin on helpompi toimia muutostilanteessa ja toipua nopeammin muutoksesta.

Sujuvan työn ja hyvin toimivan työyhteisön edellytyksenä on, että työn perusrakenteet ovat kunnossa. Pohjana tälle toimii selkeä, yhteisesti ymmärretty organisaation ja työyksikön perustehtävä. Tarvitaan myös työntekoa tukeva organisaatio ja sellaiset johtamis- ja esihenkilötyön käytännöt, jotka palvelevat työntekoa. Työn tekemistä sujuvoittaa selkeät töiden järjestelyt ja yhteiset pelisäännöt. Psykologinen turvallisuus mahdollistaa sen, että myös huonosti sujuvat asiat voidaan nostaa keskusteluun. Perusrakenteisiin kuuluu lisäksi jatkuva huolenpito työhyvinvoinnista ja palautumisesta.

Avainasemassa on toimiva perehdytyskäytäntö, jonka kautta työpaikan toimintatavat tulevat heti tutuksi ja käyttöön. Toimintatapojen ajantasaisuutta on myös syytä arvioida jatkuvasti.

Työn kuormitustekijöiden hallinta on yksi tärkeimmistä keinoista huolehtia työntekijöiden hyvinvoinnista ja palautumisesta sekä tukea työkykyä. Kun on vähemmän kuormitusta, on vähemmän tarvetta palautua työstä. Työn riittävästä huokoisuudesta on huolehdittava jo ennen muutosmyllerrystä.

Kuormituksen hallinta ja voimavaratekijöiden vahvistaminen

Kuormituksen hallinnassa on kolme vaihetta: 

1. tunnistakaa kuormitustekijät
2. asettakaa kuormitustekijät tärkeysjärjestykseen
3. suunnitelkaa toimenpiteet kuormituksen vähentämiseksi.

Kuormitus- ja voimavaratekijöiden tunnistamisessa voit käyttää apuna esimerkiksi työhyvinvointikyselyä ja työpaikan riskinarviointia sekä kehityskeskusteluissa esille nousseita asioita. 

Työyksikön yhteinen keskustelu ja yhdessä sovittavat toimenpiteet lisäävät hallinnan tunnetta työssä. Tarvittavat toimenpiteet ovat usein pieniä. Harvoin löytyy yhtä ratkaisua kaikkiin työpaikan pulmiin. Sopikaa yhdessä, miten edistätte toimenpiteiden toteutumista: kuka tekee, mitä tekee, milloin tekee sekä miten toteutumista seurataan ja arvioidaan.

Samalla on hyvä arvioida ja vahvistaa niitä asioita, jotka työyhteisössäsi ovat hyvin ja osaltaan lievittävät kuormitustekijöiden haitallista vaikutusta ja edistävät palautumista. 

Tärkeimpiä voimavaratekijöitä työssä ovat 

• vaikutusmahdollisuudet omaan työhön (esimerkiksi työvuoroihin ja tauotusmahdollisuuksiin) 
• työlle saatu tuki esihenkilöltä ja työkavereilta.  

Sote-alalla vahvana voimavarana toimii työn kokeminen tärkeäksi ja merkitykselliseksi sekä työyhteisön yhteistyön toimivuus etenkin tiedon jakamisessa.

Osallistuminen työn kehittämiseen lisää hyvinvointia, yhteenkuuluvuutta ja parantaa vaikutusmahdollisuuksia. Nämä kaikki vähentävät kuormitusta ja siten palautumisen tarvetta. Harjoitelkaa yhteistä keskustelua ja kehittämistä jo ennen muutoksia. Kun osallistamisen taito opitaan jo rauhallisessa vaiheessa, se onnistuu myös muutosmyllerryksessä.

Vuorotyössä yhteisen keskusteluajan ja paikan puute on haaste. Tärkeää on, että osallistuminen kehittämiseen mahdollistetaan työvuorosta tai fyysisestä sijainnista riippumatta. Käyttäkää apuna sähköistä alustaa keskustelun ja ideoinnin tukemiseksi.

Kannattaa valita aluksi yksi asia, jota lähdette kehittämään. Mielellään sellainen, jossa varmuudella onnistutte, jotta syntyy pystyvyyden tunnetta ja onnistumisen riemua. Kokeilussa on tärkeää sopia tarkemmasta tavoitteesta, kuka tekee mitä ja milloin. Sopikaa myös, miten seuraatte kokeilun toteutusta (omaseuranta) ja tarkkailette kokeilun mahdollisia hyötyjä palautumisen kannalta sekä arvioitte kokeilun onnistumista. Jos joku yhdessä sovittu keino ei tuota toivottuja tuloksia, lopettakaa se ja kokeilkaa toista keinoa. Ottakaa myös opiksi, miksi se ei toiminut.

Kirkasta työn tavoitteet ja vastuut. Kun työn tavoitteet ovat selvät, kiiretilanteessa on helpompi priorisoida, mitä tehdään ensin, mikä voi odottaa ja mikä ehkä jätetään kokonaan tekemättä. Kun sovitte näistä yhdessä, yksittäisen työntekijän ei tarvitse kantaa vastuuta yksin. Näin myös varmistetaan toimintatapojen yhtenäisyys.

Päivittäkää tehtävät ja toimenkuvat vähintään vuosittaisissa kehityskeskusteluissa, tarvittaessa tiheämminkin. Tarve voi nousta esimerkiksi muutoksista työn painopisteissä, työyhteisön kokoonpanossa tai työntekijän työkyvyssä tai terveydessä.

Kehityskeskusteluun valmistautuminen varmistaa sen, että tärkeät asiat nousevat keskusteluun. Valmistautumista tarvitaan sekä sinulta esihenkilönä että työntekijältä, joten varmista, että kaikki tietävät, miten valmistautua. Tarkista myös, että kehityskeskustelun asialistalle sisältyy työstä palautuminen.  Hyvä kehityskeskustelu päättyy selkeisiin sopimuksiin siitä, mitä keskustelun pohjalta tehdään seuraavaksi.

Säännöllinen kehityskeskustelukäytäntö tarjoaa mahdollisuuden kuulluksi tulemiseen. Kehityskeskusteluissa nousseista teemoista on hyvä myös tehdä yhteenveto, joka käydään läpi työyhteisön ja oman esihenkilön kanssa. 

Työpaikan psykologinen turvallisuus edistää työstä palautumista. Psykologisella turvallisuudella tarkoitetaan ilmapiiriä, jossa on turvallista ottaa sosiaalisia riskejä.

Kun työympäristö on monimutkainen ja muuttuva, työntekijöiden pitää oppia uutta ja keksiä uusia ratkaisuja. Tällaisessa uudistumisessa psykologinen turvallisuus on keskeistä. Sitä tarvitaan myös, kun tehdään yhteistyötä ja työskennellään esimerkiksi tiimeissä. Turvallinen ilmapiiri heijastuu myönteisesti oppimiseen ja on yhteydessä muun muassa luovaan ajatteluun, innovaatioihin, riskien ottamiseen ja organisaatioon sitoutumiseen. Psykologista turvallisuutta voimme edistää työyhteisön toimintaa tukevilla toimenpiteillä.

Järjestä työpaikallesi tilaa ja paikkoja, joissa voi kohdata ja tulla kuulluksi. Myönteinen, avoin ja toisia kunnioittava vuorovaikutus on tärkeää. Se ei kuitenkaan tarkoita, että kaikesta täytyy olla samaa mieltä. Muistakaa, että työpaikalla ammatillinen kohtelu tulee kohdistaa myös työkavereihin.

Psykologisesta turvallisuudesta voitte keskustella esimerkiksi työhyvinvointikyselyn tulosten tarkastelun yhteydessä. Voitte käyttää seuraavia kysymyksiä:

• Kunnioitetaanko työyksikössänne toisten osaamista ja suhtaudutaanko työkavereihin myönteisesti?
• Voiko jokainen olla oma itsensä, tuoda esiin mielipiteensä ja ideansa sekä kokea olonsa samalla turvalliseksi?
• Miten varmistatte, että epäonnistumisista ja virheistä otetaan yhdessä opiksi?

Jatkakaa psykologisen turvallisuuden ja muiden kehitettävien asioiden työstämistä säännöllisissä palavereissa.

Aikaa keskustelulle

Huolehdi siis siitä, että työpaikalla on riittävästi yhteistä palaveriaikaa, joissa on aikaa myös keskustelulle. Varaa tähän aikaa esityslistalle. 

Kiinnitä yhteisen keskustelun mahdollistamiseen erityistä huomiota silloin, jos työyhteisössäsi tehdään vuorotyötä, työskennellään laajalla maantieteellisellä alueella tai tehdään paljon etätöitä. Hyödynnä keskustelun helpottajina esimerkiksi pariporinoita tai keskustelua pienissä ryhmissä. Nämä onnistuvat myös etäyhteydellä. Keskustelua helpottaa myös ennen palaveria kaikkien tietoon saatetut pohdinta- tai valmistelutehtävät.

Koska kehityskeskusteluja käydään vain harvoin, kerran tai kaksi vuodessa, varaa kalenteriisi aikaa myös kahdenkeskisille keskusteluille aina, kun joku asia on ajankohtainen. Nopeasti puheeksi otettaviin asioihin kuuluu myös kaikenlainen huolikeskustelu ja työstä palautumisen ongelmat. Vaikka hankalista asioista on helpompi keskustella kasvokkain kuin videoyhteydellä, olennaista on kuitenkin se, että huolta herättänyt asia nostetaan keskusteluun nopeasti. Voitte sopia, milloin asiaan palataan kasvokkain.

Tieto kaikkien saatavilla

Hyvä tiedonkulku työpaikalla lisää työntekijöiden kokemaa hallinnan tunnetta. Kaikkien ei tarvitse tietää kaikesta, mutta varmista, että työtä ja työntekijöitä koskeva tieto on kaikkien saatavilla. 

Käytä viestinnässä useita kanavia, koska työntekijöissä on erilaisia oppijoita: jotkut omaksuvat parhaiten lukemaansa, osa taas kuulemaansa. Määrittele tärkein tiedonkulun väylä ja varmista, että työntekijöillä on aikaa kanavan seuraamiseen. Yhteinen keskustelu varmistaa sen, että tarvittaessa voi kysyä lisää.

Työkyvyn tuki kuuluu kaikille, jo ennen kuin ongelmia työkyvyn kanssa ilmenee. Tässäkin asiassa ennaltaehkäisy kannattaa.

Varmista, että työpaikallasi on toimiva varhaisen tuen toimintamalli, jonka sisältö ja toimintatavat ovat tiedossa koko työyhteisöllä. Tätä, niin kuin muitakin toimintamalleja, on syytä myös kerrata vähintään kerran vuodessa, koska henkilöstö vaihtuu ja toimintamallit myös unohtuvat, jos niitä ei ole itse tarvinnut käyttää. Kertaa myös itse työpaikallasi käytössä olevia toimintamalleja.

Kun työyhteisösi jäsenet tietävät, millä tavalla työpaikalla toimitaan työkyvyn ongelmien kanssa, on helpompi pyytää esihenkilöltä tukea ja ehdottaa keskustelua. Korosta toimintamalleja esitellessäsi, että niitä on hyvä hyödyntää mieluummin ennakoivasti, jo ennen sairauspoissaoloja.

Tutkimuksista tiedetään, että mikäli henkilö kokee oman terveydentilansa tai työkykynsä heikentyneeksi, on tärkeää mahdollistaa jo työpäivän aikana palautumista säännöllisellä työn tauotuksella ja mahdollisuuksien mukaan keventää työkuormitusta.  Mikäli toimitaan vasta sitten, kun on jo ollut sairauspoissaoloja, on kuntoutumiseen varattava enemmän aikaa. Työtä on myös kevennettävä työkykyä vastaavaksi muokkaamalla työtä, käyttämällä työaikajoustoja tai etsimällä vaihtoehtoisia työtehtäviä omasta yksiköstä ja muualta organisaatiosta.

Varmista myös, millaista tukea saat organisaatiostasi työntekijöiden työkykyasioissa. Onko yhteistyö ja työnjako HR:n kanssa selvä? Entä yhteistyö työterveyshuollon kanssa? Jos organisaatiosi tarjoaa koulutusta esimerkiksi toimintamallien käyttöön, hyödynnä sitä. Onko teillä mahdollisuus esihenkilöiden työnohjaukseen ja vertaistukeen?

Työyksikössä on tärkeää käydä keskustelua siitä, miten työpäivän aikana voi palautua ja miten työnantaja tukee palautumista. Sopikaa yhdessä keinoista edistää parempaa palautumista:

• Aikatauluttakaa työtehtävät niin, että ne on mahdollista hoitaa yksi asia kerrallaan ja loppuun saakka. Varatkaa tarpeeksi aikaa erilaisille työhön liittyville, myös yllättäville tehtäville.
• Varmistakaa keskittymisrauha ja minimoikaa keskeytyksiä sopimalla yhteisistä käytännöistä.
• Huolehtikaa, että jokaisena työpäivänä on mahdollisuus palauttavaan työaikaiseen ruokailuun.
• Sopikaa käytännöistä, jotka takaavat taukotilan viihtyisyyden ja rauhallisuuden.
• Huokoisuus ja pienet tauot työtehtävien välillä edistävät palautumista työpäivän aikana. Vaikutus näkyy vielä työpäivän päätyttyä.
• Huumori, nauru ja hassut jutut antavat virtaa myös työssä.