Esihenkilön oma palautuminen

Palaudutko työpäivän aiheuttamasta rasituksesta ennen seuraavaa työpäivää? Arvioi asteikolla 0–10. 

Kymppi tarkoittaa, että palautuminen on täydellistä, olet uuden työpäivän alkaessa virkeä ja energinen. Nolla tarkoittaa , että palautumista ei ole tapahtunut lainkaan. 

Jos arvioit palautumisesi olevan 8–10, voit olla tyytyväinen ja jatkaa samaan malliin. Jos palautumisesi on 5–7, kiinnitä erityistä huomiota kuormituksen hallintaan, voimavarojen vahvistamiseen ja palautumisen keinoihin.

Jos palautuminen jää alle viiden, voi olla vaikea itse nähdä vaihtoehtoja ja muuttaa toimintaa. Juttele työkaverin tai ystävän kanssa. Voit myös hakea tukea työterveyshuollosta.

Omasta jaksamisesta huolehtiminen on esihenkilölle todella tärkeää, koska uupunut esihenkilö on helposti myös kehno esihenkilö. Ylikuormittuneena on vaikea tarkastella asioita monesta näkökulmasta ja hahmottaa kokonaisuuksia. Ylikuormittuneisuuteen voi liittyä myös ärtymistä, mikä näkyy työyhteisön vuorovaikutuksessa. Muutosmyllerryksessä olet esihenkilönä kovassa työpaineessa, joten omasta palautumisesta huolehtiminen muutoksen jokaisessa vaiheessa on ajankohtaista.

Olen kokenut, että muutokseen liittyy ennakoimattomuus. Pitää toimia nopeilla aikatauluilla. On ollut myös epäselvää, mitä omaan tehtävänkuvaan kuuluu ja mistä asioista saan päättää. Tämä puolestaan on vaikeuttanut, mikä on mun työtä ja tärkeintä siinä. Olen kuitenkin samalla yrittänyt viitoittaa työyksikölle, mihin muutoksessa voimme työssämme itse vaikuttaa. Lisäksi olen yrittänyt luoda tsemppihenkeä, että kyllä me yhdessä tässä onnistumme. Yks iso suru on se, että en pysty henkilökohtaisesti tapaamaan yksikön työntekijöitä, kun ovat nykyään niin laajalla alueella, menisi aika matkustamiseen.

Ja voi, jatkuvasti on läsnä ristiriitaisia ja riittämättömyyden tunteita. Olen yrittänyt tehdä nopeammin, mutta kun kaikki tekijät aiheuttavat kuormitusta, niin unikin jo karkaa. Huonosti nukkuneena ei vaan pärjää näissä hommissa, tulee ärtynyt olo eikä pysty keskittymään. Illalla ei jaksa muuta kuin sohvalla loikoilla, syömisetkin yhtä herkuttelua.

Mukaellen: Toivanen M, Yli-Kaitala K, Selander K, Laitinen J. 
Työn rajaaminen ja vaikutusvalta hoitotyön esihenkilötyössä.
Työelämän tutkimus 22(1)/2024

Muutostilanteissa keskeistä on päivittää esihenkilön kanssa tehtävänkuva. Kun tiedät omat vastuusi ja työsi tavoitteet, pystyt keskittymään oleelliseen. Tämä vähentää kuormitusta työpäivän aikana. Tällöin vapaa-aika riittää paremmin työtä palautumiseen.

Muista kertoa oman tehtävänkuvasi muutoksista myös työntekijöille, että hekin tietävät kuka tekee ja mitä.

Pyydä esihenkilöäsi edistämään sitä, että muutosmyllerryksessä esihenkilöiden perustehtävän linjaukset tarkistetaan ja päivitetään toimialueittain tai jopa tätä ylemmällä organisaatiotasolla määräajoin.

Huonoa palautumista voidaan ehkäistä myös lisäämällä työstä saatavaa arvostusta ja tunnustusta. Erityisen tärkeää on esihenkilöltä saatava tuki ja arvostus. Kerro esihenkilöllesi, millaista tukea toivot omalle työllesi.

Tarkista, että tehtävänkuvaasi sisältyy myös työyhteisösi työhyvinvoinnin, työkyvyn ja työstä palautumisen edistäminen, jotta sinulla on aikaa tähän työhön. Oma toimintasi työssä on esimerkki sille, miten työntekijät ymmärtävät työyhteisön toimintatavat ja mikä työpaikalla on toivottavaa ja hyväksyttävää. 

Sosiaalinen tuki on tärkeä työn voimavara, joka edistää palautumista ja vähentää kuormitusta. Keskustele ja sovi muiden esihenkilöiden kanssa yhteisistä toimintatavoista. Jo se, että tiedät, että et ole yksin vaikeassa tilanteessa, helpottaa.

Yhteenkuuluvuuden tunne tukee psykologista palautumista. Paitsi huolien, myös onnistumisten ja iloisten asioiden jakaminen on tärkeää.

• Keskustelkaa yhdessä kollegojen kanssa työn rajojen asettamisesta sekä epämuodollisissa tapaamisissa että suunnitellusti yhteisissä palavereissa.
• Etsikää ja ideoikaa yhdessä ratkaisuja ja auttakaa toinen toisianne työkuorman purkamisessa tai tasaamisessa.
• Laatikaa kollegojen kanssa yhteisiä ohjeistuksia, jotka auttavat työntekijöitä toimimaan itsenäisemmin, mikä osaltaan rajaa omaa työmääräämme.

Esihenkilönä toimiminen herättää myös monenlaisia tunteita: onnistumisen kokemuksia, iloa, turhautumista, ärtymistä. Osa tunteista tarttuu työyhteisöstä, osa on omia vastatunteitasi työyhteisön tunteisiin. On myös riittämättömyyden ja avuttomuuden tunteita suuren työmäärän ja vaatimusten edessä; voi olla, että työntekijäsi sijaitsevat laajalla maantieteellisellä alueella tai heitä on yksinkertaisesti niin paljon, että et ehdi huomioida kaikkia. 

Muutostilanteessa kielteiset tunteet voivat korostua. Kielteisten tunteiden lisääntyminen voi kertoa myös voimavarojen vähenemisestä. On tärkeää, että sinulla on paikka, jossa voit purkaa ja tutkiskella näitä tunteita. Hyvää tukea voit saada esihenkilökollegoilta, HR:stä tai työnohjauksesta. Myös työterveyshuolto auttaa tunteiden käsittelyssä.

Palautumisen edellytys niin sinulla kuin työntekijöilläsi on se, että työkuorma ei ole kohtuuton. Jos juokset tukka putkella koko päivän, olet työpäivän jälkeen niin kuormittunut, että vapaa-aika ei riitä palautumiseen. 

Työpäivän huokoisuus, ruoka- ja kahvitauot sekä pieni hengähdyshetki kokouksesta tai asiasta toiseen siirtyessä, mahdollistaa palautumisen jo työpäivän aikana. Mitä kiireisempää työssä on, sitä tärkeämpää on tauotus. Koskaan ei ole niin kiire, että ei ehtisi sulkea silmiään ja keskittyä hengittämään rauhassa viitisen kertaa.

Esihenkilön roolissa korostuu usein työn tiivistyminen ja kognitiivinen kuormitus. Työn tiivistyminen ilmenee

• työmäärän lisääntymisenä ja työtahdin kiristymisenä
• itseohjautuvuuden korostumisena työn suunnittelussa ja päätöksenteossa
• oman työuran itsenäisen hallinnan korostumisena
• kasvavina oppimisvaatimuksina.

Kun koet työmäärän kohtuuttomaksi, pysähdy tarkastelemaan esihenkilösi tai työkaverisi kanssa, mikä työssäsi on oleellisinta. Mitä voit delegoida tai siirtää eteenpäin? 

Kognitiivinen kuormitus tarkoittaa tiedolla työskentelyä ja ajatustyötä. Siihen kuuluu

• asioiden huomaamista
• kirjaamista ja muistamista
• ongelmien ratkaisua
• päätöksentekoa
• lukemista ja uusien tietojen ja taitojen oppimista.

Tämä vaatii paljon aivoilta. Erityisesti keskeytykset ja monien asioiden samanaikainen hoitaminen kuormittavat aivoja, hidastavat asioiden valmistumista ja lisäävät unohdusten ja virheiden todennäköisyyttä. Tee työasioita peräkkäin, älä rinnakkain.

Varaa osa työpäivästä ja työviikosta keskittymistä vaativille tehtäville. Pienikin hetki on hyvästä. Vaimenna silloin sähköpostin ja muiden viestikanavien hälytykset, jos niiden jatkuva seuraaminen ei ole välttämätöntä. Kerro myös työyhteisöllesi, miksi kalenterissasi on tällainen varaus. Varaa myös jokaiseen työpäivään aikaa akuuttien ja yllättävien asioiden hoitamiselle, joita esihenkilön työhön väistämättä sisältyy.

Uskalla keskittyä hyvällä mielellä kaikista välttämättömimpiin, toiminnan jatkuvuuden turvaaviin tehtäviin. Kirjaa muistiin siirrettävät työt ja laita kalenterimerkintä, milloin tarkastelet niitä uudestaan.

Uskalla rajata työpäiväsi pituutta. Päätä siis aamulla, mihin aikaan lopetat tänään työnteon ja pidä siitä kiinni.

Vaikka työssä on kiirettä ja työpainetta, on tärkeää, että et venytä työntekoa vapaa-ajalle. Se lyhentää palautumisaikaasi ja aloitat uuden työpäivän entistä väsyneempänä, jolloin työtahti hidastuu ja virheiden määrä kasvaa. Virkeillä aivoilla työteho on parempi.

Päätä työpäiväsi listaamalla valmiiksi saadut työtehtävät ja onnistumiset. Kirjaa muistiin myös se, mistä aloitat seuraavana työpäivänä.

Huomaa ja kiitä itseäsi, kun rohkeutesi muutosta vaativissa asioissa kehittyy. Tarkkaile mitä hyvää uusista taidoista seuraa. Mieti myös, kuka tukee kokeilujasi ja opetteluasi.