Muutosmyllerryksen aikana – työkuormituksen hallinta ja palautumisesta huolehtiminen

Muutos haastaa kaikkia toimivan työyhteisön perusrakenteita, jopa sen perustehtävää. Tavoitteenasi on, että muutosmyllerryksen aikana työyhteisö pystyy pitämään työn tavoitteet, työtehtävät ja työnjaon riittävän selkeinä.

Muutostilanteessa työyhteisöllä voi olla haastavaa ylläpitää kokonaiskuvaa muuttuvien tavoitteiden ja uusien, ehkä epäselvien työtehtävien keskellä. Muutoksessa riskinä on, että yritetään tehdä uuden, vanhan ja kaikkien muutosprosessin eri vaiheiden organisaatioiden määrittelemiä työtehtäviä ilman, että pystytään tunnistamaan ja rajaamaan juuri sen hetkisen tilanteen oleellisimmat tehtävät. Tämän seurauksena työmäärä voi kasvaa niin suureksi, että palautumiselle ei jää riittävästi aikaa. Siksi esihenkilönä läsnäolosi ja konkreettinen tuki tavoitteiden asettamisessa ja niiden rajaamisessa on tärkeää. Voitko delegoida osan näistä tehtävistä työyksiköllesi?

Muutosprosessin ymmärrettäväksi ja läpinäkyväksi tekeminen on osa johtamistyötä. Tee johtamiseen konkreettinen suunnitelma aikatauluineen.

• Miten varmistat tiedonkulun?
• Millaiset palaverikäytännöt mahdollistavat yhteisten toimintatapojen ja päätösten tekemisen myös muutoksessa?
• Miten otetaan aika yhteiselle keskustelulle?
• Miten turvataan psykologinen turvallisuus jokaiselle?

Kokonaiskäsitys muutostilanteesta luo selkeyttä. Esihenkilönä tehtävänäsi on muutosprosessin ja sen taustojen riittävä avaaminen, muutoksen välivaiheiden palastelu ja selkiyttäminen ja sen konkretisointi, miten muutos näkyy meidän työssämme.

Kun muutosmyllerryksessä jokainen työntekijä tietää, mitä tapahtuu ja miksi, on helpompaa toimia muuttuvassa ja mahdollisesti hyvin keskeneräisessä tilanteessa.

Esihenkilö tarvitsee aikaa muutosjohtamiseen, mikä on tärkeää huomioida, kun päivität esihenkilösi kanssa tehtävänkuvaasi. Muutosprosessissa täytyy varmistaa esihenkilöresurssien riittävyys. Tämä voi tarkoittaa esihenkilöiden tehtävänkuvien päivittämistä organisaatiossa keskitetysti esimerkiksi toimialueittain.

Työn sujumisen ja voimavarojen vaalimisen kannalta on oleellista, että työntekijät saavat apua esihenkilöltä työn rajaamiseen:

• Mitä priorisoitte?
• Mihin keskitytte?
• Mitä voitte jättää myöhemmäksi tai kokonaan tekemättä?

Työn rajaaminen olennaisiin tehtäviin tukee työntekijän mahdollisuuksia kokea onnistumisen tunteita työssään ja palautua. Käytä työn arjessa säännöllisesti aikaa yhteiseen keskusteluun siitä, mikä kunkin työntekijän työtehtävissä ja työtilanteessa on oleellista. Yhteinen sopiminen on tärkeää, jotta toimintatavat säilyvät yhtenäisinä ja kukaan ei joudu kantamaan vastuuta yksin. Työtä tehdään yhdessä.

Työntekijöillä on paras käsitys siitä, miten työ käytännössä sujuu ja mikä kaipaa kehittämistä. Hyödynnä tätä osaamista. Käytä yhteisen keskustelun ja kehittämisen tukena Ennen muutosmyllerrystä -osion vinkkejä.

Esihenkilönä tehtävänäsi on auttaa tunnistamaan, mihin työyksikön töissä ja toiminnassa voitte vaikuttaa ja mikä taas on sellaista, minkä kanssa pitää oppia elämään. Kaikkeen ei kukaan pysty vaikuttamaan. Energia kannattaa suunnata niihin asioihin, joihin on vaikutusmahdollisuuksia.

Erityisesti muutostilanteissa keskeistä on panostaa oikeudenmukaisuuden kokemukseen:

• päätöksenteon oikeudenmukaisuuteen
• oikeudenmukaiseen kohtelu
• palkitsemisen oikeudenmukaisuuteen

Oikeudenmukaisuuden merkitys työssä perustuu siihen, että se lisää mahdollisuuksia ennakointiin ja hallinnan tunteeseen sekä vähentää kuluttavia kielteisiä tunteita. Työntekijöiden hyvinvoinnin ja terveyden kannalta oleelliseksi on havaittu erityisesti esihenkilöiden ja johdon päätöksenteon ja kohtelun oikeudenmukaisuus.

Päätöksenteon oikeudenmukaisuutta edistää se, että ihmiset tietävät ja ymmärtävät, mihin päätökset perustuvat. Kerro se, mitä tiedät ja pyydä tarvittaessa lisäperusteluja omalta esihenkilöltäsi. Päätöksenteon periaatteet ovat johdonmukaisesti kaikille samanlaiset. Tärkeää on myös se, että päätöstä voidaan korjata tai muuttaa, jos se osoittautuu huonoksi, vääräksi tai virheellisiin asioihin perustuneeksi.

Oikeudenmukainen kohtelu on tasavertaista, kunnioittavaa ja ystävällistä. Kaikkia työyhteisön jäseniä kohdellaan tasavertaisina asiallisesti ja ammatillisesti.

Muutostilanteissa yksi tärkeimmistä esihenkilön työkaluista on toimiminen itse esimerkkinä. Oma toimintasi ja puhetapasi ovat oleellisia tekijöitä, kun pyrit luomaan työyhteisöön muutosta edistävää keskustelukulttuuria ja asenneilmapiiriä. Tavoitteena on, että muutosta voidaan tarkastella avoimin ja uteliain mielin ja että löytyy keskinäistä luottamusta nostaa keskusteluun muutoksen herättämät tunteet.

Esihenkilön omakohtainen rakentava suhtautuminen muutokseen luo tilaa yhteisen ymmärryksen ja hallinnan tunteen rakentamiselle. Tämä luo toivoa ja aikaperspektiiviä eteenpäin:  me löydämme keinot ja selviämme tästä.

Näin onnistutte yhdessä ja löydätte keinoja käsitellä muutosta, rakentaa ratkaisuja ja nähdä muutoksen tuomia mahdollisuuksia. Myös muutoksesta innostumiselle täytyy olla tilaa. Hyödynnä keskusteluja pareittain tai pienissä ryhmissä, jotta kaikki voivat osallistua. Tällöin keskustelujen purkamisessa voit pyytää kutakin ryhmää keromaan tärkeimmän /vaikeimman/ helpoimman asian.

Työn muutos voi vaatia ammattitaidon kehittämistä, jo muutosmyllerryksen aikana.  Mahdollistakaa muutoksesta johtuvat ammattitaidon kehittämistarpeet. Ammattitaitoa voi kehittää työtä tehdessä, koulutuksissa, työnohjauksessa tai keskustellen yhdessä työkaverin kanssa.

Osaamista kehittää sen pohtiminen, mikä jossain uudessa ja vaativassa tilanteessa meni hyvin ja missä voi toimia toisella tapaa seuraavalla kerralla. Tarkastelkaa yhdessä, miten työyhteisön ammattitaito vastaa työn vaatimuksiin työn muutostilanteessa. Mikäli ammattitaito ei vastaa työn vaatimuksia, päivittäinen työssä suoriutuminen kuormittaa enemmän ja työstä palautumiseen on tarve panostaa enemmän.

Sinulla on hyvä olla selkeä käsitys omasta roolistasi ja millaista ammattitaitoa se vaatii, jotta pystyt omalla toiminnallasi luomaan työyhteisölle selkeyttä ja rauhaa muutoksen haasteiden keskelle.

Muutos vie aikaa ja energiaa.  Kuormitus voi kasvaa korkeaksi. Palautumisen suunnitteluun osaksi työn arkea pitää tietoisesti panostaa, koska se voi helposti unohtua hektisessä muutosprosessissa. Mitä kiireempää on, sitä tärkeämpää on tauottaa työtä säännöllisesti ja käyttää muita palautumisen keinoja.

Kokeilkaa keinoja edistää parempaa palautumista:

• Rytmittäkää työtehtäviä niin, että työpäivässä on vaihtelevuutta. Sijoittakaa vaativat työtehtävät aikaan, jolloin olette virkeimmillänne.
• Huolehtikaa työn tauottamisesta ja ruokatauoista – erityisesti silloin, kun on kiire.
• Katkaiskaa työajatukset ja virkistäytykää tapaamalla työkavereita kahvitauoilla ja keskustelemalla ihan muusta kuin työasioista.
• Pitäkää työpäivän aikana lyhyitä mikrotaukoja esimerkiksi jaloittelemalla, venyttelemällä, katselemalla kaunista valokuvaa tai kuuntelemalla musiikkia.
• Sopikaa, miten akuutissakin tilanteessa on mahdollista olla yhteydessä kollegaan, jonka kanssa voi vaihtaa ajatuksia hankalista tilanteista. Tarjotkaa ja pyytäkää apua työkavereina kiireisinä aikoina ja haastavien työtehtävien äärellä. Yhteenkuuluvuus edistää työstä palautumista.
• Tekemättömien työtehtävien murehtimisen sijaan iloitkaa ja kiittäkää onnistumisista ja tehdystä työstä. Palautumista voidaan edistää lisäämällä työstä saatavaa arvostusta ja tunnustusta.

Muutostilanne tuo mukanaan erityisiä haasteita esihenkilöroolissa toimimiseen. Muista pitää huolta omasta jaksamisestasi muutoksessa. Lue vinkkejä omasta palautumisesta huolehtimiseen Esihenkilön oma palautuminen -osiosta.

Organisaation selkeät prosessit ja tehtävänjako tukevat sujuvaa muutosprosessia ja ylläpitävät työhyvinvointia muutoksen aikana. Lähiesihenkilöt ovat tärkeässä roolissa muutosprosessin konkretisoimisessa ja toteuttamisessa, mutta ylimmällä johdolla on aina lopullinen vastuu muutosprosessin johtamisesta.