1. Utveckla fungerande handlingsmönster

Författare

Irmeli Pehkonen, Minna Savinainen, Pirjo Juvonen-Posti, Mia Tammelin, Anja Tanttu, Sanna Sihvonen, Maija Paukkunen, Mikko Henriksson

Referens

Pehkonen I, Savinainen M, Juvonen-Posti P, Tammelin M, Tanttu A, Sihvonen S, Paukkunen M, Henriksson M. Utveckla fungerande handlingsmönster (Kehitä toimivia käytäntöjä).  Informationspaketet Rehabilitering anknutet till arbetet. Jyväskylä yrkeshögskola, Arbetshälsoinstitutet, Uleåborgs universitet, Uleåborgs yrkeshögskola 2022.

Stödjandet av arbetsförmågan i arbetet och på arbetsplatsen förbättrar arbetstagarnas välbefinnande och arbetsförmåga. På så sätt påverkar man också arbetets produktivitet och effektivitet, kostnaderna som orsakas av arbetsoförmåga samt arbetsplatsens verksamhetsförutsättningar och rykte. I ett bredare perspektiv förbättrar stödet av arbetsförmågan också arbetstagarnas anställbarhet och erbjuder lösningar för bristen på arbetskraft.

Eftersom arbetsplatsen har en viktig roll i rehabiliteringen av personer i arbetsför ålder måste varje arbetsplats skräddarsy rutiner och verksamhetsmodeller som är lämpliga för dem. I det här avsnittet kan du se vilken typ av handlingsmönster och vilka verksamhetsmodeller som borde utvecklas på din arbetsplats för att främja arbetstagarnas arbetsförmåga och möjligheter att fortsätta arbeta.

När ni väljer en modell för att stödja arbetsförmågan som är lämplig för er arbetsplats ska ni beakta branschens särdrag samt arbetsplatsens storlek och verksamhetsmiljö. Tidigt stöd för arbetsförmågan består i första hand av arbetsplatsernas egna åtgärder för att upprätthålla och öka arbetstagarnas arbetsförmåga. I den gemensamma modellen behandlas alla jämlikt och rättvist.  

Begrepp

Arbetsförmåga

Med arbetsförmåga avses färdigheter, kunnande och motivation som behövs i arbetet men också att personen har tillräckligt bra hälsa för sin egen uppgift. Arbetsförmågan påverkas av individens arbets- och livsmiljö.

Ledning av arbetsförmågan

Med ledning av arbetsförmågan avses åtgärder som vidtas på arbetsplatsen för att upprätthålla och främja en persons arbetsförmåga. En del av dessa genomförs av arbetsplatsen själv medan andra genomförs i samarbete med andra aktörer, såsom företagshälsovården eller arbetspensionsbolaget. Ledningen av arbetsförmåga är en del av den dagliga personaladministrationen. När stödet för arbetshälsa och arbetsförmåga är en väsentlig del av arbetsplatsens strategi, vision och värderingar kan man tala om strategisk ledning av arbetsförmågan.

Verksamhetsmodellen för att stödja arbetsförmågan sammanför överenskomna handlingsmönster på arbetsplatsen. Med hjälp av den får arbetstagarna information om hur arbetsförmågan stöds på arbetsplatsen och vilka uppgifter och ansvarsområden respektive aktör har. Verksamhetsmodellen hjälper också att förstå att man agerar jämlikt på arbetsplatsen när man stödjer arbetsförmågan. Verksamhetsmodellen hjälper arbetsplatsens ledning och chefer att förutse kommande situationer och agera konsekvent i dem

Modell för att stödja arbetsförmågan 

I modellen för att stödja arbetsförmågan ingår

• tidigt stöd
• ersättande arbete
• stöd för arbetsförmågan vid långvarig sjukfrånvaro
• stöd för återgång i arbetet efter en lång frånvaro
• anpassning av arbetet.

Dessa behandlas mer ingående i avsnitten 3.4 Stöd för arbetsförmågan på arbetsplatsen och 5 Anpassning av arbetet.

På stora arbetsplatser är det bra att utarbeta en modell för att stödja arbetsförmågan. I den samlas alla de ovan nämnda punkterna och handlingsmönster, uppgifter och ansvar i anslutning till dem antecknas. 

På små arbetsplatser kan det räcka med att man kommer överens och antecknar vem eller vilka som ansvarar för de olika uppgifterna för att stödja arbetsförmågan och informerar alla anställda om dessa.

Planer för att stödja arbetsförmågan

Grunden för att stödja arbetsförmågan är förutom modellen dessutom de planer som har utarbetats på arbetsplatsen och som gäller hela arbetsplatsen.

• Enligt arbetarskyddslagen ska varje arbetsgivare ha en verksamhetsprogram för arbetarskydd. I den presenteras arbetsplatsens mål för att främja säkerhet och hälsa samt upprätthålla arbetstagarnas arbetsförmåga.
• Föreskrifter om hur ett antidrogprogram ska utformas finns i arbetarskyddslagen. Det är ett dokument som beskriver målen för förebyggande rusmedelsarbete och vårdhänvisning, förfaringssätt, innehåll, åtgärder och uppgiftsfördelning.
• En Jämställdhets- och likabehandlingsplan föreskrivs i jämställdhetslagen och diskrimineringslagen. I jämställdhets- och likabehandlingsplanen presenteras mål och åtgärder genom vilka man kan främja likabehandling och jämställdhet i arbetsgemenskapen samt förbättra personalens arbetshälsa, företagets resultat och arbetsgivarbild.
• En verksamhetsplan för företagshälsovården utarbetas i samarbete med representanter för arbetsplatsen och företagshälsovården. I den fastställs konkreta mål för företagshälsovårdssamarbetet, åtgärder för att uppnå dem samt hur uppfyllandet av målen bedöms. Verksamhetsplanen grundar sig på företagshälsovårdens arbetsplatsutredning. 
• Målet för arbetshälsoplanen är att sammanställa de viktigaste faktorerna som främjar arbetshälsan.

Modellen för att stödja arbetsförmågan ska utvecklas och ändras i samarbete med representanter från olika personalgrupper. Kommittéerna för arbetarskydd eller arbetshälsa ska behandla modellen enligt lagen om samarbete.

Genom att utveckla tillsammans

• blir det möjligt att beakta och främja olika synvinklar
• kan man öka den gemensamma förståelsen för att stödja arbetsförmågan 
• bekräftas godkännandet och ibruktagandet av verksamhetsmodellen 
• förbinder man sig till att följa modellen. 

För att utvecklingsarbetet ska framskrida och lyckas krävs att alla parter engagerar sig i frågan. Det är särskilt viktigt att ledningen engagerar sig. Ledningen kan visa sitt engagemang bland annat genom att informera regelbundet om hur viktig frågan är och rikta tillräckliga resurser både för utvecklingen av modellen för stödjandet av arbetsförmågan och för verksamheten för arbetsförmågan. En ansvarsperson ska utses för utvecklingsarbetet och en överenskommelse ska göras förutom för resursfördelningen även för tidtabell, arbetssätt och kommunikation. Utvecklingen framskrider snabbare om en person med beslutanderätt deltar.

Utvecklingen av verksamhetsmodellen börjar med att man utreder det nuvarande stödet för arbetshälsa och arbetsförmåga. Utgående från den identifieras både handlingsmönster som ska behållas samt behoven av ändring. Därefter ställs tydliga mål för modellen för att stödja av arbetsförmågan.

Uppgifter och ansvar för att stödja arbetsförmågan på arbetsplatsen

Stödet för arbetsförmågan på arbetsplatsen är ett samarbete mellan ledningen, personaladministrationen, cheferna, arbetstagarna, arbetarskyddet och företagshälsovården (Figur 4). En viktig del av utvecklingen av verksamheten är att överväga och anteckna uppgifter och ansvar för alla som deltar i ledningen av arbetsförmågan.

Figur 4. För att stödja arbetsförmågan behövs ett samarbete.

Uppgifterna för aktörerna på arbetsplatsen vid utvecklingen, genomförandet, uppföljningen och utvärderingen av modellen för att stödja arbetsförmågan är följande:

Ledningen

• förstår modellens betydelse vid ledningen av arbetsförmågan
• gör det möjligt att utveckla och använda modellen genom att sörja för resursfördelningen 
• stödjer utvecklingen av modellen
• informerar hela organisationen om vikten av att utveckla och använda modellen.

Personaladministrationen (HR)

• deltar i utvecklingen av modellen
• informerar hela personalen om överenskommet handlingsmönster
• handleder cheferna i användningen av modellen
• stödjer och uppmuntrar cheferna att genomföra modellen
• följer upp och utvärderar modellens funktion och genomslagskraft.

Chefen

• förstår modellens betydelse för att stödja arbetsförmågan
• deltar i utvecklingen av modellen
• känner till den handlingsmönster som används på arbetsplatsen för att stödja arbetsförmågan och rollerna, uppgifterna och ansvaret i anslutning till den
• agerar för egen del i enlighet med handlingsmönster
• vet var man får hjälp och stöd om de egna kunskaperna och det egna kunnandet inte är tillräckliga
• följer upp och utvärdera modellens funktion och genomslagskraft.

Arbetarskyddet

• deltar i utvecklingen av modellen
• känner till de handlingsmönster för att stödja arbetsförmågan som används på arbetsplatsen och förstår dess betydelse
• agerar för egen del i enlighet med handlingsmönster
• följer upp och utvärderar hur handlingsmönster och modellen fungerar och dess genomslagskraft.

Arbetstagarna och arbetsgemenskapen

• deltar i utvecklingen av modellen
• känner till de handlingsmönster för att stödja arbetsförmågan som används på arbetsplatsen samt modellen för att stödja arbetsförmågan och förstår deras betydelse
• känner till sin egen uppgift och sitt eget ansvar i genomförandet av modellen
• förbinder sig till att använda modellen och agera därefter.

Företagshälsovården

• är medveten om det handlingsmönster och den modell som tillämpas på arbetsplatsen
• samordnar tillvägagångssätten som används för att stödja arbetsförmågan med arbetsplatsens modell
• stödjer ledningen och personaladministrationen i utvecklingen av handlingsmönster och modell
• ge cheferna råd och stöd i genomförandet av handlingsmönster och modell
• följer upp och utvärderar genomförandet av den gemensamma modellen och dess genomslagskraft
• deltar i utvecklingen av arbetsplatsens handlingsmönster och modell.

För att ledningen av arbetsförmågan ska lyckas måste man säkerställa de olika aktörernas ansvar och uppgifter dessutom se till att samarbetet och kommunikationen fungerar smidigt i frågor som gäller arbetsförmågan. Alla ska veta med vem eller vilka och i vilka situationer hen ska samarbeta. Man måste också veta var man får vid behov stöd för ledning.

När man behandlar ärenden som gäller en arbetstagare ska man komma ihåg integritetsskyddet i arbetslivet samt tystnadsplikten som gäller olika yrkesutbildade personer. Dessa faktorer hindrar dock inte samarbetet utan man kan diskutera och komma överens om nya nödvändiga lösningar. 

Förändringar i arbetslivet ska beaktas i modellen för att stödja arbetsförmågan

Arbetslivet genomgår ständiga förändringar vilket också påverkar stödet för arbetsförmågan. Arbetets innehåll och arbetsmetoder förändras och på samma arbetsplats kan man arbeta i olika anställningsförhållanden. Parallellt med avlönat arbetet uppkommer nya sätt att arbeta såsom plattformsekonomi, arbete i form av andelslag samt hyrd arbetskraft. Dessutom blir arbetsgemenskaperna mångsidigare när arbetstagarna har olika etniska och kulturella bakgrunder.

På arbetsplatserna behövs information om hur förändringarna påverkar arbetet, arbetsgemenskapen, belastningsfaktorerna i arbetet samt metoderna för att stödja arbetsförmågan. Därför ska metoder och handlingsmönster för att stödja arbetsförmågan utvärderas och uppdateras regelbundet.

Verksamhetsmodellen för att stödja arbetsförmågan är till nytta först när den är en del av vardagen på arbetsplatsen och när man handlar enligt den. Verksamheten kräver samarbete mellan flera olika aktörer.

På arbetsplatserna finns olika sätt att införa nya funktioner eller modeller. I olika undersökningar har man konstaterat att följande faktorer ska beaktas för att säkerställa ett lyckat införande:

• Vem/vilka ansvarar för införandet av modellen?
• Hur stödjer ledningen införandet av modellen?
• Vilka är de olika aktörernas uppgifter och ansvar när modellen införs?
• Med vem ska man samarbeta och vilken typ av samarbete behövs på enheterna, mellan enheterna och till exempel med företagshälsovården? 
• Ska modellen prövas först vid en enhet eller genast på hela arbetsplatsen? 
• Hur följer man upp och utvärderar modellens funktion i praktiken?
• Hur sprids modellen på arbetsplatsen?
• Hur informeras hela personalen om modellen?

Vid införandet kan du utnyttja verktygen nedan. 

Ladda ned: Planering av förändring på arbetsplatsen: planeringsfasen (PDF).

Ladda ned: Planering av förändring på arbetsplatsen: genomförandefasen (PDF).

Ladda ned: Planering av växelverkan på arbetsplatsena (PDF).

Det är bra att både följa upp och bedöma effekterna av stödet för arbetsförmågan. För utvärderingen fastställs konkreta och mätbara mål för verksamheten. Förutom att målen uppnås utvärderas och följs också genomförandet och effekten av handlingsmönster och modellen för stöd för arbetsförmågan. Om ingen effekt uppnås kan det hända att handlingsmönster och modellen inte har införts i en tillräcklig omfattning eller att de inte är tillräckligt tydliga och fungerande. Då måste man överväga tillsammans med personalgrupperna om det till exempel behövs stöd för införandet eller en precisering av modellen.

Effekten av stödet för arbetsförmågan och verksamheten enligt modellen och handlingsmönster kan följas upp på arbetsplatsen med hjälp av olika nyckeltal för verksamheten som stödjer arbetsförmågan. Dessa är till exempel 

• kundrespons
• resultat från enkäterna om arbetshälsa  
• genomförande av utvecklingssamtal  
• personalens kunnande och behov att utveckla kunnandet
• sjukfrånvaro och partiell sjukfrånvaro  
• antalet samtal om tidigt stöd och genomförandet av åtgärderna 
• antalet nätverksmöten och genomförandet av åtgärderna som har vidtagits på arbetsplatsen (t.ex. anpassning av arbetet)
• antalet personer som fått yrkesinriktad rehabilitering  
• anmälningar om risksituationer och deras antal  
• olycksfall i arbetet  
• antalet invalidpensioner och delinvalidpensioner
• kostnader för arbetsoförmåga
• kvalitetsavvikelser samt deras antal i anslutning till arbetsresultat eller arbetsprocessen och deras antal.

Behovet av stöd för arbetsförmågan på en liten arbetsplats (under 20 arbetstagare) kan utredas genom en arbetsplatsutredning som görs av företagshälsovården. Då kartläggs faktorer i anslutning till arbetet, arbetsarrangemangen, personalen och förhållandena på arbetsplatsen.

Arbetsgivaren, arbetstagarna och företagshälsovården kan planera och beskriva handlingsmönster för hantering, uppföljning och tidigt stöd för arbetsförmågan. De anpassas så att de passar den egna arbetsplatsen och antecknas i rapporten för arbetsplatsutredning. Genomförandet av handlingsmönster för stöd för arbetsförmågan ska följas upp och utvärderas.

I verksamhetsplanen som görs upp tillsammans med företagshälsovården antecknas företagshälsovårdens åtgärder för

• att stödja arbetsförmågan
• att förebygga problem med arbetsförmågan
• att ge tidigt stöd
• uppföljning av sjukfrånvaro
• inledande av rehabiliterande åtgärder.

Redan om företaget har en anställd, ska företagaren ordna företagshälsovård för hen. Företagaren och egenföretagare kan också skaffa sig företagshälsovårdstjänster.

Företagshälsovård

• stödjer hälsan samt arbets- och funktionsförmågan under olika skeden av karriären
• hjälper att förebygga arbetsrelaterade sjukdomar och olycksfall
• hjälper att främja hälsan och säkerheten i arbetet och arbetsmiljön.

Material på internet

Laki naisten ja miesten tasa-arvosta. https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1986/19860609 

Päihdeohjelma työkalu. Työelämän mielenterveysohjelma. Työterveyslaitos. https://hyvatyo.ttl.fi/mielityo/tyokalut/paihdeohjelmatyokalu  

Työkykyjohtaminen on välittämistä, eikä sitä voi ulkoistaa. Työpiste, verkkolehti 2020.  https://www.ttl.fi/tyopiste/tyokykyjohtaminen-on-valittamista-eika-sita-voi-ulkoistaa  

Työterveyshuolto. Työterveyslaitos. https://www.ttl.fi/teemat/tyoterveys/tyoterveyshuolto 

Työterveyshuoltolaki 1383/2001 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2001/20011383 

Työturvallisuuslaki 738/2002 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2002/20020738 

Yhdenvertaisuuslaki https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20141325 

Vetenskapliga artiklar

Blase K, Van Dyke M, Fixsen L. 2010. Tools and Resources. Implementation Drivers Analysis and Planning Tool. National Implementation Research Network.

Damschroder LJ, Aron DC, Keith RE ym. 2009. Fostering implementation of health services research findings into practice: a consolidated framework for advancing implementation science. Implementation Sci 4, 50. https://doi.org/10.1186/1748-5908-4-50

Metz A & Bartley L. 2020. Implementation Teams: A Stakeholder View of Leading and Sustaining Change. Teoksessa: Albers B., Shlonsky A & Mildon R (toim.) Implementation Science 3.0. Springer :199-225.

Meyers DC, Durlak JA, Wandersman A. 2012. The quality implementation framework: a synthesis of critical steps in the implementation process. American journal of community psychology, 50(3-4), 462-480.

Michie S, van Stralen MM, West R: The behaviour change wheel: a new method for characterising and designing behaviour change interventions. Implement Sci:2011, 6:42

Unkila K, Savinainen M. 2020. ”Ei mennyt turha työ hukkaan” – tutkimus työmenetelmän juurtumisesta palvelujärjestelmän asiakastyöhön. Hallinnon tutkimus 4,  287-301. DOI: https://doi.org/10.37450/ht.102253

Böcker, utgivna verk, rapporter och handböcker

Juvonen-Posti P (2018) Work-related rehabilitation for strenghtening working careers. A multiperspective and mixed methods study of its mechanisms. Acta Universitas Ouluensis D Medica 1468. University of Oulu, Oulu 2018. http://jultika.oulu.fi/Record/isbn978-952-62-1927-1

Järvikoski Aila, Takala Esa-Pekka, Juvonen-Posti Pirjo ja Härkäpää Kristiina (2018) Työkyvyn käsite ja työkykymallit kuntoutuksen tutkimuksessa ja käytännöissä. https://helda.helsinki.fi/handle/10138/278322

Kokkinen L (toim.) (2020) Hyvinvointia työstä 2030-luvulla : skenaarioita suomalaisen työelämän kehityksestä  https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-261-943-3

Ojala, S. & Pyöriä, P. 2020. Pirstoutuvatko työurat? Teollisuusalat talouden ja teknologian murroksissa. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-359-028-1

Sauni Riitta (2019) Työympäristön ja työhyvinvoinnin linjaukset vuoteen 2030: Turvallisia ja terveellisiä työoloja sekä työkykyä kaikille, s. 9-11. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisuja 2019:3, Helsinki. http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-00-4044-4

Tuusa M, Seppänen-Järvelä R, Henriksson M, Juvonen-Posti P, Pesonen S, Syrjä V ja Savinainen M. (2018) Yhteistoimijuus ja toimijuus kuntoutumista edistävinä vaikutusmekanismeina. Teoksessa Lindh J, Härkäpää K & Kostamo-Pääkkö (toim.) Sosiaalinen kuntoutuksessa. Lapland University Press. Rovaniemi 2018: 125- 148.  https://lauda.ulapland.fi/bitstream/handle/10024/63636/Sosiaalinen_kuntoutuksessa_pdfA.pdf;jsessionid=CFB67916E41E712FA7370404A8A72916?sequence=