Principer för en meningsfull organisationsförändring

Organisationsförändring innebär förnyelse av verksamhetssätten på arbetsplatsen. Samtidigt är det en inlärningsprocess där man rör sig bort från nuet mot något nytt. 

Genom att investera i principerna för meningsfull förändring är det möjligt att

• minska osäkerheten
• hålla arbetsmängden rimlig
• upprätthålla en god arbetsatmosfär även under förändringen
• främja förståelse för förändringar, deras inverkan och relevans för den enskildes arbete
• upprätthålla och utveckla enskilda personers personliga resurser, och
• hjälpa personalen att anpassa sig bättre till förändringen.

I bästa fall är förändringskommunikation en dubbelriktad dialog på olika nivåer i organisationen om hur förändringsprocessen fortskrider. Under tider av organisatoriska förändringar kan det aldrig finnas för mycket information. Syftet med kommunikationen är att hjälpa alla att förstå

• varför organisationsförändringen görs just nu, och
• vad man försöker uppnå med förändringen.

Kommunikationen bör inriktas på frågor om förändringens betydelse för anställda och arbetsgrupper. Under förändringsprocessen har de anställda behov av att känna till förändringens betydelse för just dem, deras arbetsuppgifter och arbetsmiljön. Chefens uppgift är att hålla diskussionen konstruktiv och framåtblickande. Interaktiv kommunikation möjliggör feedback och idéer från anställda och grupper för att implementera förändringsprocessen.

Arbetstagarna berörs bland annat av följande frågor:

• Vad betyder förändringen för mig? 
• Vad kräver förändringen av mig?
• Vilka är mina möjligheter att påverka förändringsprocessen?

Tips: Gör en kommunikationsplan

Kommunikationen bör stödjas av en kommunikationsplan på organisationsnivå som tar hänsyn till de olika stadierna i förändringsprocessen och de olika målgrupperna. Det är bra att komma ihåg att du kan berätta samma budskap på många olika sätt. Du behöver inte berätta allt på en gång, det är bättre att dela upp budskapet i bitar. Å andra sidan finns det saker som behöver upprepas flera gånger. Kommunikation är inte bara ledningens tillkännagivanden, utan även personliga diskussioner med chefen, i arbetsgrupper och under gemensamma evenemang, samt frågor & svar-spalter.

I sin enklaste form innebär personalens deltagande i planeringen och genomförandet av förändringsprocessen att de hörs och att deras åsikter beaktas.

Personalens deltagande i förändringsprocessen och möjlighet att påverka dess beslut säkerställer en engagerad personal och en fungerande organisation också efter förändringsprocessen. Om de anställda inte är delaktiga, upplever de lätt att de inte har något inflytande och att saker och ting helt enkelt beslutas för deras räkning. Om förändringsprocessen ses som rättvis, kommer beslut som är negativa för den enskilde också att bli lättare att acceptera. 

Personalens deltagande i förändringsprocessen beror både på förändringens art och organisationens storlek. I en stor organisation kan ledningen inte höra alla personligen. I detta fall är det viktigt att säkerställa att alla hörs genom sin chef, arbetstagarrepresentant eller HR-representant. En möjlighet är att använda olika digitala tillämpningar, till exempel webbenkäter och diskussionsforum.

Detta kännetecknar en optimal organisationsförändring

• alla kan påverka sin egen roll i den framtida organisationen
• alla kan ta fram sin egen expertis och djärvt ta vara på de möjligheter som erbjuds
• arbetsgrupperna deltar i planeringen av de färdigheter och den arbetsorganisation som krävs.
• cheferna är delaktiga i planeringen och genomförandet av förändringen, åtminstone för den egna gruppen.

Tips: Sätt ihop en förändringsstödgrupp

För att stödja implementeringen av förändringen och möjliggöra deltagande kan en förändringsstödgrupp bildas, vars uppgift är att planera och stödja implementeringen av förändringen under hela processen. Med hjälp av förändringsstödgruppen kan de anställdas synpunkter och idéer om implementeringen av förändringen beaktas.

Under och efter förändringen är ledningens och personaladministrationens roll att organisera stöd för de anställda, arbetsgrupper och chefer.

Det stöd som organisationen ger i olika skeden av processen hjälper personalen att anpassa sig till förändringen. Att särskilt stödja chefer är viktigt, eftersom de ofta befinner sig i en ny och utmanande situation, både som genomförare och som mål i förändringsprocessen. Personalrepresentanter behöver också stöd, eftersom de är det organ som de anställda ofta vänder sig till under förändringsprocessen.

Sådant stöd kan till exempel omfatta följande

• kommunikation om orsakerna till och syftet med förändringen
• coachning för att möta de känslor som orsakas av förändringsprocessen
• utbildningar och kurser för kompetensutveckling
• mentorskap för att utveckla förändringsledarskap och förmågan att leda människor för nya chefer
• gemensamma evenemang, både för att vädra känslor och för att lära känna nya kollegor
• riskbedömning, både för att bedöma konsekvenserna av förändringsprocessen och för att säkerställa säkerheten av nya arbetsmetoders.

Stödformerna och behovet av stöd varierar, så det är bra att ta reda på vilken typ av stöd som behövs. Med hjälpa av stöd är det möjligt att arbeta under förändringen och i en ny organisation. Det kan bland annat krävas utbildning i nya arbetssätt, att lära känna nya kollegor och chefer, att bygga upp nya intressentrelationer och att utveckla sig själv. Stöd kan och bör dock ges och får inte lämnas oanvänt.

Var kan man få stöd?

Förutom organisationens egna resurser är det ibland bra att vända sig till externa parter. Företagshälsovården kan till exempel ge olika former av stöd, till exempel krisstöd till enskilda, utbildning av chefer. Diskussion är en bra form av stöd och det kan vara bra att ordna möjlighet till en diskussion med en företagshälsovårdsexpert för var och en. Bara vetskapen om att det är möjligt att föra en diskussion kan vara till hjälp, oavsett om det är en företrädare för ledningen eller personalen.

Stöd kan också fås till exempel av

• företagshälsovården (kris- och diskussionsstöd för enskilda, coachning för chefer)
• från arbets- och näringsbyrån, fackföreningar och konsulter (utbildning i att hitta och söka nya arbeten)
• privata pensionsinstitut (information om tjänster, yrkesinriktad rehabilitering, pensionsmöjligheter)
• kyrkan och stödtjänster för psykisk hälsa (diskussionsstöd).

Exempel

Chefen hade besökt företagshälsovården och berättat för läkaren om sin framtida roll i organisationsförändringen. Han tvekade inför hur han skulle kunna hantera de uppsägningar som var relevanta för sin egen grupp. Chefen fick en remiss till företagspsykologen. Senare förklarade chefen att blotta vetskapen om att han vid behov hade möjlighet att föra ett samtal med företagspsykologen hjälpte honom att förbereda sig bättre för uppsägningsdiskussionerna. Han hade möjlighet att få hjälp om han inte kunde klara av det på egen hand.

Det är därför tillrådligt att engagera företagshälsovården som en samarbetspartner i förändringen från början, till exempel genom att bjuda in dem att delta i förändringsgruppen.