Roller och ansvar i en organisationsförändring

Det är chefernas ansvar att fatta beslut och ta ansvar för att genomföra förändringsprocessen. Organisationsförändringen kräver ett "ansikte", det vill säga en person en kan vända sig till. Ledningsrepresentantens eller den utsedda ändringsledarens roll är att vara denna person.

Ledarna kan driva förändringen framåt genom att

• diskutera förändringen i tillräcklig omfattning med alla grupper
• genom att hålla målen för förändringen tydliga och synliga och genom att motivera om målen behöver ses över av någon anledning
• tillräckligt ofta under förändringen informera om hur arbetet framskrider, eventuella förseningar, genom att upprepa tidsplaner och fastställa mellanliggande etapper
• genom att se till att det finns ett tillräckligt antal personer som är engagerade i och förespråkar förändringen, dvs. så kallade förändringsagenter, inom organisationen
• tillhandahålla tillräckligt med tid och resurser för förändringen
• genom att beakta och belöna framgångarna med förändringen
• visa förmåga, ärlighet och hänsyn till det gemensamma bästa under förändringsprocessen.

Ledningen måste åta sig att kommunicera på heltid och i tid för att förändringen ska kunna genomföras på ett framgångsrikt sätt. Förtroende, erfarenhet av rättvisa och engagemang kan bara uppnås genom god kommunikation, där goda metoder är att dela information och samtala med människor.

Förtroende, erfarenhet av rättvisa och engagemang skapas genom god kommunikation.

Att dela information så tidigt som möjligt är avgörande för engagemang och framgång i förändringen. Redan i början av förändringen måste det finnas en gemensam vision om målen för den framtida förändringen, och informationen får inte delas för första gången när förändringen redan sker.

Chefsarbetet sysselsätter mer än vanligt under förändringen. Detta kräver att chefen bättre planerar tidsanvändningen, eftersom de grundläggande uppgifterna och framstegen i förändringsprocessen måste skötas samtidigt.

Även om bara vissa chefer faktiskt är involverade i förändringsplaneringen, sysselsätter förändringsprocessen fortfarande alla chefer. De måste leda sin egen arbetsgrupp i den grundläggande uppgiften, diskutera förändringen med personalen, motarbeta rykten och ta itu med eventuella problem i arbetsatmosfären.

Chefernas roll i förändringsarbetet är krävande.

Några av de situationer som uppstår under förändringen kan vara nya och utmanande även för en erfaren chefsperson. Dessutom kan cheferna själva och deras arbetsuppgifter vara föremål för förändringen på samma sätt som en anställd.

Cheferna måste garanteras stöd från både sin egen chef och personaladministrationen under hela processen. Till exempel är det svårt att informera om förändringar, eftersom chefer vanligtvis informeras om förändringen ett ögonblick före eller samtidigt som personalen. Omedelbart efter den första officiella genomgången måste dock cheferna vara beredda att svara på frågor från sina anställda och kunna bemöta de olika känslomässiga reaktionerna på rätt sätt.

Arbetsledarens viktigaste uppgifter i förändringen är att

• inrikta arbetsgruppens energi på nyckelverksamheten
• kommunicera kontinuerligt
• diskutera förändringen
• vara närvarande.

HR-experterna ansvarar för de praktiska framstegen i förändringsprocessen och dess utvärdering och uppföljning. Vid behov ordnar personaladministrationen samarbetsförhandlingar när man vet mer exakt vilka förändringar det handlar om.

Personaladministrationen måste säkerställa lika och rättvis behandling av personalen och verksamhet i enlighet med arbetslagstiftningen på alla nivåer i organisationen under hela förändringsprocessen.

På Finlex och olika intressegruppers webbplatser finns mycket information om frågor i anslutning till anställningsförhållanden, till exempel samarbetslagen.

Stöd till chefer (mellanchefer, linjechefer) är ett av de viktigaste fokusområdena för personaladministrationen under förändringsprocessen. Chefer behöver både mentalt och yrkesinriktat stöd i arbetet med enskilda anställda under hela förändringen.

Personaladministrationen är inte bara inriktad på att hantera förändringsprocessen, utan också på att förbättra och främja anställbarheten för enskilda. De anställda får hjälp att kartlägga sina arbetsuppgifter och vid behov nya jobb både inom och utanför huset under hela processen. HR-experten måste också komma ihåg att ta hand om sin egen arbetshälsa under förändringsprocessen.

Tips! Bekanta dig med TE-centralernas stöd för personalminskningar och personalförändringar samt utbildningsmöjligheter. Information om yrkesinriktad rehabilitering kan erhållas från pensionsinstituten.

Vid organisationsförändringar ansvarar personalrepresentanterna, det vill säga arbetarskyddsfullmäktige, arbetarskyddsombud, förtroendemän och förtroendeombud, för att företräda arbetstagarna och deras åsikter, men också för att stödja dem under förändringsprocessen.

Organisationsförändringar är också utmanande situationer för personalrepresentanterna, precis som de är utmanande för chefer, även om positionen på arbetsplatsen är annorlunda. För personalen representerar båda sidor personer som kan kontaktas för att få information och diskutera förändringen och relaterade frågor och känslor.

Personalrepresentanterna säkerställer att förändringsprocessen genomförs på ett likvärdigt och rättvist sätt. De har till uppgift att

• fungera som informationsförmedlare
• lyssna på de anställdas åsikter
• stödja arbetstagarna
• ge råd och hjälp till anställda i frågor som rör anställningsförhållandet.

Personalrepresentanterna behöver stöd för att utföra sina uppgifter under förändringsprocessen. Exempelvis kan kamratgrupper och fackföreningen ge stöd. Ett gott samarbete med andra aktörer på arbetsplatsen är också viktigt.

De anställda och arbetsgrupperna är inte passiva förändringsobjekt som ska anpassa sig, utan aktiva deltagare. I en förändringssituation uppstår många frågor om arbetet och dess meningsfullhet, eftersom individen ständigt strävar efter att upprätthålla en balanserad och positiv upplevelse av sig själv och sitt eget arbete.

Förändringssituationen ifrågasätter balansen och väcker frågor:

• Varför måste mitt jobb förändras?
• Varför kan vi inte fortsätta som förut?

Ur välbefinnandesynpunkt hanterar man detta bäst om

• känslolivet är i balans och man förlitar sig på att man klarar sig
• man känner sig säker på sin egen arbetskompetens och därmed vet att man också klarar av att byta arbetsuppgifter
• man utvecklar sin egen kompetens och kontinuerligt underhåller sin yrkeskompetens
• man reflekterar över om förändringen skulle kunna erbjuda möjligheter att ta itu med nya inspirerande utmaningar (till exempel förändringar i arbetsbeskrivningen, nya projekt) eller om förändringsprocessen öppnar möjligheter att hitta andra nya element som stöder ens eget välbefinnande på jobbet, med stöd av en god arbetsgemenskap och ett gott ledarskap.

Arbetsplatser tenderar att arbeta i olika grupper, till exempel avdelningar, team och projekt. Det är också bra att gruppen behandlar förändringen och de förändringar som detta medför.

Dialog med ledningen om förändring och återkoppling till ledningen är sätt för personalen att påverka förändringsprocessen. Olika interna utvecklingsgrupper behövs för att omorganisera eller utföra arbetet på ett nytt sätt. På så sätt deltar de anställda i etableringen av förändring, vilket hjälper dem att engagera sig i en förändrad organisation, arbetsuppgifter eller arbetssätt. Således kan en enskild arbetstagare och varje grupp göra mycket för att klargöra sin egen position och de framtida arbetsuppgifterna och rollerna.

Tips! Under förändringen kan man också få stöd av aktörer utanför arbetsplatsen, såsom företagshälsovården, TE-byråerna, konsulter och pensionsinstitut.