Tunnista työn pulmakohdat

Toistuvat pienet pulmat ja häiriöt arjen työssä voivat kertoa siitä, että toimintatavat, työvälineet, ohjeet ja työnjaot eivät ole ajan tasalla. Työn tekemisen tavat organisaatiossa ovat voineet kehittyä eri tahtiin tai eri suuntiin. Osa työtavoista voi olla vanhentuneita, osassa puolestaan voi olla innovatiivisen uuden toiminnan alku. 

Kun pulmia ja häiriötä peilataan työn kokonaisuuteen, saatetaan havaita, että kehittämistarvetta on monessa asiassa. Yksittäistä ohjetta tai työtapaa kehittämällä häiriö mahdollisesti vain siirtyy muualle.

Onnistuneet ratkaisut jäävät helposti vain yksittäisen työntekijän kikoiksi. Resilienssi tarkoittaa näiden pulmatilanteiden saattamisesta kaikkien tietoon ja onnistuneiden ratkaisujen jakamisesta.

Kun työn suunniteltu eteneminen häiriintyy, aiheutuu harmistumista ja jopa hermostumista. Tärkeää olisi kuitenkin tunnistaa häiriö tai poikkeustilanne myös mahdollisuutena oppia uutta ja kehittää toimintaa.

Resilienssiä syntyy, kun pikaratkaisun ohella pysähdytään yhdessä analysoimaan ongelmaa ja ratkaisua tarkemmin osana laajempaa järjestelmää.

• Mistä ongelma johtui? Mihin uusi idea liittyy?
• Miten ongelma liittyi työprosessiin, työvälineisiin, yhteistyöhön tai työnjakoon?
• Onko ratkaisu sellainen, että se poistaa ongelman pysyvästi? Voidaanko kehittää juurisyihin paremmin osuva uusi tapa?

Aina ei kuitenkaan ole itsestäänselvää, milloin kannattaa vain ratkaista asia ja mennä eteenpäin ja milloin taas on yhteisen pohdinnan ja laajemman ratkaisun levittämisen paikka. Hyvä nyrkkisääntö on, että kun jokin häiriö alkaa toistua yhä useammin tai kun ilmenee aivan uudenlaisia häiriöitä, kannattaa pysähtyä hetkeksi tarkastelemaan sujumattomuuksia yhdessä.

Kun häiriön ydin on selvillä, on ratkaisukin osuvampi. Oikeaan asiaan kohdistunut ratkaisu voi poistaa samalla monta muutakin mutkaa ja kitkaa. Siten ollaan myös ennakoivia ja varauduttu kohtaamaan mahdollisia muita odottamattomia tilanteita.

Alkuun pääsette pitämällä kirjaa häiriöistä. Jo muutaman päivän tai viikon häiriöpäiväkirja voi auttaa ratkomaan ongelmia.

1. Kirjatkaa ongelmallisia tilanteita työssä esimerkiksi viikon ajan.
2. Käsitelkää 1-2 ongelmallista tilannetta kerrallaan esimerkiksi viikkopalaverissa. Miten ongelma ilmeni arjessa? Miten tilanne ratkaistiin kyseisellä kerralla? Mistä laajemmasta organisaatiotason ilmiöstä ongelma mahdollisesti kertoo? Miten työyhteisö voi toimia, jotta vastaavat ongelmat vähenisivät jatkossa?
3. Sopikaa, miten kokeilette uutta toimintatapaa.
4. Sopikaa, milloin palaatte asiaan. Arvioikaa kokeilua työntekijän, työyhteisön ja organisaation näkökulmasta. Kehittäkää toimintatapaa yhdessä eteenpäin ja miettikää, miten saadaan leviämään työyhteisössä.

• Onko kysymyksessä uusi ongelma vai niin sanottu ikuisuusongelma?
• Onko ongelma harvinainen vai toistuva?
• Koskeeko ongelma lähinnä omaa vai myös muiden työtä?
• Ratkaistaanko ongelma omin voimin vai usean yksikön tai ammattiryhmän yhteistyössä?

Kirjoittakaa pulmatilanteita liimalapuille ja sijoittakaa laput sivun yläosassa olevaan nelikenttään sen mukaan, ovatko ne tuttuja ikuisuusongelmia vai uudenlaisia pulmia. Esiintyvätkö pulmat harvoin vai ovatko ne toistuvia tai jopa lisääntyviä? 

Erityisesti uudenlaiset, viime aikoina lisääntyneet pulmat voivat kertoa siitä, että jokin toiminnassa, asiakkaan tarpeissa, työvälineissä tai muussa työhön vaikuttavassa tekijässä on muuttunut. Silloin saatetaan tarvita erityisiä kehitystoimia.

Nelikentän osat voi nimetä uudelleen omalle työyhteisölle sopiviksi. Toinen ulottuvuus voi kuvata esimerkiksi sitä, liittyykö ongelma työryhmän sisäiseen yhteistyöhön vai yhteistyöhön muiden yksiköiden tai asiakkaan kanssa.

Kun pulmatilanteet sijoitetaan yhdessä nelikenttään, voidaan samalla keskustella ja pohtia niiden syitä ja mahdollisia ratkaisuja.