Tee ASA-ilmoitus verkossa – täyttöohjeet

Esitäytetty lomake

Esitäytetty lomake sisältää  edellisen vuoden ilmoituksen perusteella täytetyt tiedot lukuun ottamatta ilmoitettavan vuoden työntekijöiden lukumäärää. Merkitse lomakkeeseen työosaston kaikkien työntekijöiden lukumäärä ilmoitettavana vuonna (ei pelkästään altistuneiden määrä).

• Jos yhteyshenkilö on muuttunut, ilmoita uusi henkilö kirjoittamalla tiedot edellisen yhteyshenkilön tilalle.
• Jos työpaikan tilassa on tapahtunut sellainen muutos, että ilmoitusta ei tarvitse tehdä:
  • lähetä siitä tieto osoitteeseen asa [at] ttl.fi (asa[at]ttl[dot]fi)
  • ilmoita myös ASA-osastonumero ja
  • ilmoittamatta jättämisen syy (esim. työpaikan toiminta on loppunut, altistavaa työtä ei enää tehdä tai altistuminen on arvioitu uudelleen).
• Jos muutos on tapahtunut keskellä vuotta, täytä ilmoitus ja ilmoita Lisätietoja-kentässä ilmoitusvelvollisuuden loppumisen syy.

Uusi ilmoitus

Työnantaja:

• Jos haluat muutoksia työnantajan nimeen, ilmoita tieto ’Lisätietoja’-kentässä sivun alalaidassa.

Työpaikka:

• Merkitse lomakkeeseen työpaikan nimi. Pienemmissä yrityksissä työnantajan nimi ja työpaikan nimi voivat olla samat, mutta isommissa yrityksissä työpaikkoja voi olla useampia.
• Vuokratyönantajat:
  
  • Jos ilmoitettavat työntekijät työskentelevät koko vuoden samassa työpaikassa, ilmoita tämän työpaikan nimi.
  • Jos työpaikkoja on useita, voi työpaikan nimeksi merkitä esimerkiksi ‘eri työkohteet ’

Työosasto:

• ASA-lomake täytetään työosastoittain. Mikäli työpaikka on niin pieni, että sitä ei ole jaettu erillisiin työosastoihin, merkitään työosaston nimeksi työpaikan nimi.
• Jos työtä ei tehdä kiinteissä paikoissa, vaan yrityksellä on toimintaa eri kaupungeissa tai laajemmalla alueella, voi ilmoituksen tehdä alueittain. Esim. rakennusyritys voi tehdä yhden ilmoituksen alueen ’X’ työntekijöistä ja ilmoittaa työpaikaksi ja työosastoksi ‘eri työkohteet alueella X’.

Työosaston työntekijöiden lukumäärä:

• Ilmoita työosaston kaikkien työntekijöiden lukumäärä, ei pelkästään altistuneiden määrä.

Työpaikan TOL-numero:

• Merkitse työpaikan toimintaa vastaava Tilastokeskuksen Toimialaluokituksen TOL-numero.
• Jos et tiedä työpaikan TOL-numeroa, kirjoita toimialan kuvaus kohtaan Työpaikan toimiala sanallinen kuvaus.
• ASA-rekisterissä käytetään Tilastokeskuksen Toimialaluokitusta TOL 2008 (Käsikirjoja 4, Helsinki 2008).

Lisätietoja

• Huom! Jos sinulla on jo tarkenteella rajatut valtuudet vain tiettyihin osastoihin ja teet uuden osaston ASA-ilmoituksen, lisää lisätietokenttään pyyntö, että lähettäisimme sinulle uuden osaston ASA-numeron sähköpostissa, jotta työnantajasi voisi lisätä numeron tarkenteiden luetteloon Suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Ilman hyväksyttyä uutta tarkennetta (uusi ASA-numero) osastoa ei löydy luettelosta.

Syöpävaarallista ainetta sisältävät tuotteet ja altistumista aiheuttavat syyt

ASA-luettelointivelvoitteen piiriin kuuluvat aineet ja työmenetelmät on määritelty laissa syöpäsairauden vaaraa aiheuttaville aineille ja menetelmille ammatissaan altistuvien luettelosta ja rekisteristä (452/2020). Kaikki aineet, joiden luokitus on Carc. 1A/1B (vastaava vaaralauseke H350 ja H350i) tai Muta. 1A/1B (vaaralauseke H340) kuuluvat ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

Huom! Aineet, joiden luokitus on Carc. 2 (vastaava vaaralauseke H351) tai Muta. 2 (vaaralauseke H341) eivät kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin.

Näiden lisäksi ilmoitetaan työmenetelmät, jotka on lueteltu valtioneuvoston asetuksessa työhön liittyvän syöpävaaran torjunnasta, liitteessä 1 (Vna 113/2024).

ASA-rekisteriin ilmoitetaan ainoastaan ne aineet, tuotteet tai työmenetelmät, joille vähintään yksi työntekijä altistuu ja työntekijän altistuminen on perusteltu. Työntekijäkohtainen altistuminen voidaan perustella joko mittauksilla, vastaavissa olosuhteissa tehdyillä mittauksilla tai selvityksillä, altistavalla työajalla tai kertaluonteisella epätavallisen suurella altistumisella. Työajan perusteella altistuneeksi ilmoitetaan, jos työntekijä on tehnyt altistavaa työtä kalenterivuoden aikana vähintään 20 päivän ajan vähintään 2 tunnin ajan päivässä (tai vastaavan altistumisajan, esim. 40 päivää 1h/päivä tai 40 tuntia vuodessa).

Työterveyslaitos on koonnut ohjeellisen ASA-aineluettelon työmenetelmistä sekä niistä ilmoitettavista aineista, joille on EU-tasolla yhdenmukaistettu luokitus. Tästä luettelosta löydät myös ilmoittamaasi ainetta vastaavan ASA-ainenumeron. Ohjeellinen ASA-aineluettelo päivitetään vuosittain.

Esitäytetty lomake

• Jos käytettävissä tai esiintyvissä aineissa tai menetelmissä ei ole tapahtunut muutoksia, lisää vain ilmoitusvuoden käyttömäärät ja yksiköt, mikäli ne ovat tiedossa. Käyttömäärätietoja ei tarvitse ilmoittaa, jos ilmoitat työmenetelmiä (ASA-ainenumerot 300-309).
• Jos aineelle tai menetelmälle ei ole altistumisia ilmoitusvuonna:
  • Poista koko rivin tiedot ja poista samalla kaikki aineelle altistuneet työntekijät välilehdeltä 4, muuten järjestelmä antaa virheilmoituksen lähettäessäsi lomaketta. Huom! Lisätietoja-kenttään mahtuu enintään 1000 merkkiä.
  • Jos kaikki aineet tai työmenetelmät ovat poistuneet käytöstä tai niiden käyttö on vähentynyt niin, että ilmoitusta ei edellytetä: lähetä viesti osoitteeseen asa [at] ttl.fi (asa[at]ttl[dot]fi) ja kerro syy aineen tai menetelmän käytön loppumiselle. ASA-ilmoitusta ei tarvitse tehdä.
• Jos aineelle tai menetelmälle on ilmoitusvuonna altistumisia, mutta aine tai menetelmä poistuu käytöstä kesken vuotta: jätä aineen tai menetelmän nimi riville ja ilmoita Lisätietoja-kentässä, että aine tai menetelmä poistui kesken vuotta. Huom! Lisätietoja-kenttään mahtuu enintään 1 000 merkkiä.

Uusi ilmoitus

Käsiteltävä tuote tai materiaali:

• Ilmoita käytettävän tuotteen, materiaalin tai valmisteen nimi. Voit lisätä tähän kohtaan myös ASA-aineen kemiallisen nimen, jos se on tiedossa.
• Jos ilmoitat aineen sijasta työmenetelmiä, voit merkitä tähän tietoja työmenetelmässä käytettävistä aineista tai materiaaleista. Työmenetelmän nimeä ei tarvitse toistaa, koska ASA-ainenumero viittaa työmenetelmän kuvaukseen. Aineita ja työmenetelmiä vastaavat ASA-ainenumerot löytyvät Ohjeellisesta ASA-aineluettelosta.

Tuotteen käyttömäärä vuodessa:

• Ilmoita käytettävän tuotteen vuotuinen käyttömäärä ja sen yksikkö (esimerkiksi kg, l, kpl). Mikäli käyttömäärästä ei ole tarkkaa tietoa, ilmoita arvio.
• Jos et pysty arvioimaan tuotteen käyttömäärää, voit ilmoittaa altistavaa työtä tekevien kaikkien työntekijöiden keskimääräisen altistavan työajan (pv/v tai h/v). Huom! Jos käytät työaikaa altistumisen perusteena, pitää kunkin yksittäisen työntekijän altistumisaika olla vähintään 40 tuntia vuodessa. 
• Jos tietoa ei ole saatavilla, voit jättää kohdan tyhjäksi. Näin voit toimia esimerkiksi ilmoittaessasi työmenetelmiä ASA-ainenumeroilla 300-309.

ASA-ainenumero:

• Ilmoita tuotteen sisältämien syöpäsairauden vaaraa aiheuttavien aineiden tai työmenetelmien ASA-ainenumerot. ASA-ainenumerot löytyvät Ohjeellisesta ASA-aineluettelosta.
• Jos numero ei löydy, jätä sarake tyhjäksi ja liitä ilmoitukseen käytettävän tuotteen ajantasainen käyttöturvallisuustiedote. Riviä vastaavaa numeroa (muodossa RX, jossa X vastaa rivinumeroa) tarvitset välilehdellä 4, kun ilmoitat tälle aineelle altistuvia työntekijöitä. Liitteet lisätään sähköiseen ASA-ilmoitusjärjestelmään varsinaisen ilmoituksen palauttamisen yhteydessä.

Huom! Ilmoitetulle aineelle/työmenetelmälle pitää ilmoittaa joku altistunut henkilö välilehdellä 4. Jos tieto puuttuu, saat virheilmoituksen ASA-ilmoituksen palautusvaiheessa.

Käyttötapa tai altistumisen syy:

• Ilmoita työtehtävä tai altistumistilanne, jonka yhteydessä työntekijät altistuvat kyseessä olevalle aineelle, tuotteelle tai työmenetelmälle. Ilmoita altistumiseen johtavat syyt mahdollisimman lyhyesti.
• Voit mainita myös altistumiseen lisäävästi tai vähentävästi vaikuttavat tekijät.
• Huom! Käyttötapa tai altistumisen syy -sarakkeeseen mahtuu enintään 500 merkkiä.

Työntekijöiden altistumisen mitattu määrä

Syöpäsairauden vaaraa aiheuttaville aineille ja menetelmille ammatissaan altistuvien luettelosta ja rekisteristä annetun lain (452/2020) mukaan työntekijöiden altistumisen mitattu määrä on ilmoitettava, jos tieto on käytettävissä.

Ilmoitettavien mittaustietojen tulee lähtökohtaisesti koskea ilmoitettavaa vuotta, mutta työntekijän voi ilmoittaa altistuneeksi myös aikaisempina vuosina tehtyjen mittausten perusteella, jos tulosten voidaan katsoa edustavan ilmoitettavaa vuotta. Huom! Älä ilmoita mittaustietojen yhteydessä nimiä tai henkilötunnuksia. 

Kysymys: “Onko työpaikalla tehty syöpävaarallisen aineen ilmapitoisuusmittauksia tai biologisia altistumismittauksia, joiden tuloksia on käytetty työntekijän altistumisen arvioinnin perusteena?"

• Vastaa aina tähän kysymykseen
• Jos mittauksia ei ole tehty tai niiden tuloksia ei ole käytetty altistumisen arvioinnnin perusteena, valitse ’Ei’ ja siirry välilehdelle 4. 
• Jos mittauksia on tehty ja tuloksia käytetään altistumisen arvioinnissa, vastaa ’Kyllä’ ja vastaa alla oleviin kysymyksiin. Biologisilla altistumismittauksilla tarkoitetaan aineen tai aineenvaihduntatuotteen pitoisuuden mittaamista verestä tai virtsasta.

Kysymys: “Onko työpaikalla tehty biologisia altistumismittauksia, joiden tuloksia on käytetty työntekijän altistumisen arvioinnin perusteena?”

• Jos työntekijöille on tehty biologisia altistumismittauksia ja tuloksia on käytetty altistumisen arvioinnin perusteena, vastaa ’Kyllä’.
• Älä liitä mahdollisia biomonitorointitietoja ilmoitukseen, vaan pelkästään tieto, että altistumisen perusteena on käytetty biomonitorointia.
• Huom! Biologisten altistumismittausten tuloksia ei tietosuojasyistä tule liittää ilmoitukseen.

Jos työpaikan ilmasta on tehty syöpävaarallisen aineen pitoisuusmittauksia, ja mittauksia käytetään ilmoitusvuoden altistumisen perusteena, valitse tulosten ilmoittamistapa seuraavista vaihtoehdosta (kohdat 1—4 .)

Kohta 1: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuutta ja onko mittausraportti saatavilla (liitä mittausraportti mukaan) ?”

• Jos syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen pitoisuutta on mitattu työpaikan ilmasta ja mittausraportti on saatavilla, vastaa ’Kyllä’.
• Liitä mittausraportti ASA-ilmoitukseen palautuksen yhteydessä.
  Huom! Jos vastaat tähän kohtaan ’Kyllä’, järjestelmä ei hyväksy ilmoitustasi ilman liitettyä raporttia.
• Jos haluat mittausraportin lähettämisen sijaan ilmoittaa koosteen mittaustuloksista kohdassa 4, vastaa tähän kohtaan ’Ei’, niin järjestelmä ei vaadi sinua liittämään mittausraporttia ilmoitukseen.

Kohta 2: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuutta, mutta tehtyjen ilmamittausten raportti on vielä kesken?”

• Jos raportti ei ole vielä saatavilla, vastaa ’Kyllä’ ja lähetä raportti sen valmistuttua ASA-rekisteriin joko kirjepostina tai ASA-rekisterin turvapostin kautta.

Kohta 3: “Jos työpaikan ilmasta on mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuutta ja Työterveyslaitos on tehnyt mittaukset, voit antaa luvan Työterveyslaitoksen mittausraportin käyttöön. Ilmoita siinä tapauksessa mittausraportin tunnus.”

• Jos annat Työterveyslaitokselle luvan käyttää sen tekemää mittausraporttia ASA-ilmoituksen liitteenä, ilmoita mittausraportin tunnus/tunnukset. Tällöin mittausraporttia ei tarvitse liittää ilmoitukseen.

Kohta 4: “Onko työpaikan ilmasta mitattu syöpävaarallisen aineen pitoisuuksia, ja haluatko ilmoittaa koosteen mittaustuloksista alla olevassa taulukossa?”

• Vastaa tähän ’Kyllä’, jos haluat esittää mittauskoosteen sivulla olevassa taulukossa. Tällöin mittausraporttia ei tarvitse liittää ilmoitukseen. Huom! Älä esitä biomonitorointitulosten tietoja taulukossa. 

Kooste ilmamittauksista:

• Täytä taulukon kaikki kentät, jos vastasit ’Kyllä’ kohtaan 4.

1. sarake: Kuvaa, mitä ammattiryhmää tulos edustaa. Huom! Ei nimiä tai henkilötunnuksia.
2. sarake: Kuvaa, mitä työtehtäviä tulos edustaa.
3. sarake: Ilmoita mitatun aineen nimi
4. sarake: Ilmoita mittaustulosten keskiarvo lukuna Huom! Sallittu desimaalierotin pilkku/piste määräytyy Excel-ohjelman kieliversion mukaan. 
5. sarake: Ilmoita mittaustulosten keskiarvon yksikkö (esim mg/m³, ppm).
6. sarake: Ilmoita mittausten lukumäärä
7. sarake: Ilmoita mittausvuosi.

Lisätietoja:
Sivun alalaidassa olevassa Lisätietoja-kentässä voit ilmoittaa altistumismittauksiin liittyviä tarkentavia tietoja 

• Jos ilmoitat koosteen ilmamittauksista, eikä ilmamittausnäytteitä ole kerätty työntekijöiden hengitysvyöhykkeeltä, ilmoita Lisätietoja-kentässä, että näytteet on kerätty kiinteästä pisteestä.
• Huom! Lisätietoja-kenttään mahtuu enintään 1000 merkkiä.

ASA-rekisteriin ilmoitetaan ainoastaan ne työntekijät, jotka on arvioitu altistuneiksi joko mittausten, vastaavissa olosuhteissa tehtyjen mittausten tai selvitysten, työajan tai poikkeuksellisen altistumisen perusteella. Työajan perusteella altistuneeksi ilmoitetaan, jos työntekijä on tehnyt altistavaa työtä kalenterivuoden aikana vähintään 20 päivän ajan vähintään 2 tunnin ajan päivässä (tai vastaavan altistumisajan, esim. 40 päivää 1h/päivä tai 40 tuntia vuodessa).

Esitäytetty lomake

Ilmoita työntekijän altistumisen peruste käyttäen luokkanumeroa (Alt.luokka 1–5). Altistumisen luokkanumerot 1-3 viittaavat tehtyihin mittauksiin, numero 4 tarkoittaa että altistuminen perustuu altistavaan työaikaan ja numero 5 viittaa kertaluontoiseen isompaan altistumiseen. Katso tarkempi kuvaus luokkanumeron valinnasta alla olevasta taulukosta 1.

• Jos työntekijä ei ole enää altistunut, tyhjennä rivitieto. Huomaa että Excel-taulukon rivejä ei voi poistaa tai lisätä.
• Jos henkilön altistuminen päättyy kesken vuotta, ilmoita hänet altistuneeksi (Alt.luokka 1–5) ja merkitse tieto henkilön altistumisen päättymisestä Lisätietoja-sarakkeeseen.
•  Lisää uudet altistuneet henkilöt luettelon tyhjälle riville tai luettelon loppuun. Ensi vuoden esitäytetyssä lomakkeessa työntekijät ovat aakkosjärjestyksessä.

Merkitse jokaisen uuden altistuneen henkilön kohdalle syöpäsairauden vaaraa aiheuttavaa ainetta tai työmenetelmää vastaava ASA-ainenumero. Käytä aina ASA-ainenumeroa, jos olet ilmoittanut sen välilehdellä 2. Jos et ole ilmoittanut ASA-ainenumeroa, jätä kohta tyhjäksi ja ilmoita seuraavassa kentässä tuotteen/aineen rivinumero välilehdeltä 2 (muodossa RX, jossa X vastaa rivinumeroa) ja liitä tuotteen/aineen käyttöturvallisuustiedote ilmoitukseen. Järjestelmä pyytää sitä, kun palautat ilmoitusta.

Huom! Syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen/työmenetelmän tulee olla luetteloituna välilehdellä 2 ’ASA-aineet ja menetelmät’. Muuten järjestelmä huomauttaa virheestä ilmoituksen palautusvaiheessa. Jos olet poistanut aineen/työmenetelmän välilehdellä 2, poista myös henkilöt, jotka ovat altistuneet poistetulle aineelle/menetelmälle. 

Uusi ilmoitus

Täytä lomakkeeseen kaikki pyydetyt tiedot:

1. Sukunimi ja etunimet
2. Täydellinen henkilötunnus: Huomioithan, että henkilöä ei voi lisätä rekisteriin ilman täydellistä henkilötunnusta. 
3. Ammatti sanallisena kuvauksena (ei oppiarvo)
4. Altistumisen luokka (Alt. luokka 1—5), jonka mukaan kyseinen työntekijä katsotaan ilmoitusvuonna altistuneeksi.  Jos henkilön altistuminen päättyy kesken vuotta, ilmoita hänet altistuneeksi ja merkitse tieto altistumisen päättymisestä henkilön Lisätietoja-sarakkeeseen. Huom! Lisätietoja-kenttään mahtuu enintään 1000 merkkiä. Altistumisen luokkanumerot 1-3 viittaavat tehtyihin mittauksiin. Työntekijän voi ilmoittaa altistuneeksi myös aikaisempina vuosina tehtyjen mittausten perusteella, jos mittaustulosten voidaan katsoa edustavan altistumista myös ilmoitettavana vuonna. Numero 4 tarkoittaa että altistuminen perustuu altistavaan työaikaan (vähintään 40 h/vuosi) ja 5 viittaa kertaluontoiseen isompaan altistumiseen. Katso tarkempi kuvaus luokkanumeron valinnasta alla olevasta taulukosta 1.

5. Syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen tai työmenetelmän ASA-ainenumero, jolle työntekijä altistuu. Huomaa, että järjestelmä ei hyväksy samanaikaisesti sekä ASA-ainenumeroa että rivinumeroa. Merkitse jokaisen altistuneen kohdalle syöpäsairauden vaaraa aiheuttavaa ainetta tai työmenetelmää vastaava ASA-ainenumero. Käytä aina ASA-ainenumeroa, jos olet ilmoittanut sen välilehdellä 2. 

   Jos et ole ilmoittanut ASA-ainenumeroa, jätä kohta tyhjäksi ja ilmoita seuraavassa kentässä tuotteen/aineen rivinumero välilehdeltä 2 (muodossa RX, jossa X vastaa rivinumeroa). Valitse aineen rivinumero vain silloin, kun et ilmoita ASA-ainenumeroa ja liitä mukaan käyttöturvallisuustiedote. Järjestelmä pyytää sitä, kun palautat ilmoitusta. 

   Jos henkilö altistuu usealle aineelle, ilmoita jokainen ASA-ainenumero omalla rivillään. Täydennä myös henkilötiedot jokaiselle riville.
   Huom! Syöpäsairauden vaaraa aiheuttavan aineen/työmenetelmän tulee olla luetteloituna välilehdellä 2 ’ASA-aineet ja menetelmät’. Muuten järjestelmä huomauttaa virheestä ilmoituksen palautusvaiheessa.

Taulukko 1: Altistumisen luokkanumeron valinta