Seuraa käyttäjien kokemuksia, kehitä tiloja ja toimintaa jatkuvasti

Kokeilevaa asennetta tarvitaan etenkin käyttöönoton alkuvaiheessa. Kerää palautetta pian uusiin tiloihin muuton jälkeen, jotta havaittuihin ongelmiin voidaan kehittää ratkaisu nopeasti.

Kaikkien sitoutuminen yhdessä sovittuun on tärkeää. Yhteisten sopimusten noudattaminen tai sivuuttaminen antaa esimerkkiä muille. Toisaalta epätarkoituksenmukaiset ja turhat säännöt rapauttavat sitoutumista.

Toimistotyössä häly, keskeytykset ja muut häiriötekijät aiheutuvat pääosin ihmisten toiminnasta. Siksi yhteiset pelisäännöt ovat tärkeässä roolissa tilasuunnittelun ohella. Häiriöt voivat lisätä stressioireita ja konflikteja, haitata vuorovaikutusta ja vähentää tyytyväisyyttä työtiloihin.

Ääniympäristön pitää olla kunnossa erityisesti työpaikoilla, joissa tehdään keskittymistä vaativaa työtä. Vaikka tilat olisivatkin laadukkaat ja huolella suunnitellut, ne voidaan kokea työympäristönä huonosti toimiviksi. Näin saattaa käydä, jos työtapojen muutos epäonnistuu ja vanhat tavat käyttää tiloja tuodaan uuteen ympäristöön.

Henkilöstön kokemuksia muutoksen jälkeen voi seurata kyselyiden, haastatteluiden ja tunnelmamittareiden avulla. Kokemusten arviointiin ja korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseen on hyvä sopia selkeät toimintatavat ja foorumit etukäteen.

Suunnittelun aikana henkilöstön edustajista muodostetun työryhmän ylläpito jonkin aikaa muuton jälkeen voi olla hyvä ratkaisu. Ryhmä kokoaa ja arvioi käyttäjien kokemuksia, kunnes toiminnalle luodaan jokin muu luonteva foorumi.

Myös tiloihin, niiden kalustukseen ja varusteluun voidaan tarvita muutoksia käyttöönoton jälkeen, kun aitoja käyttökokemuksia on koottu. Siihen on hyvä varautua tilamuutosta budjetoitaessa. Ennen merkittäviin muutoksiin ryhtymistä kannattaa arvioida, voisiko tiloihin liittyvä ongelma ratketa kevyemmin kalustusta, toimintaa tai pelisääntöjä muokkaamalla.

• Varmista sujuva siirtyminen uusiin tiloihin.
• Arvioi ja päivitä yhteisiä pelisääntöjä yhdessä henkilöstön kanssa.
• Varmista kaikkien sitoutuminen yhteisiin pelisääntöihin.
• Luo palautekanava uusiin tiloihin liittyvien kokemusten keräämiseksi. Kerää henkilöstön kokemuksia esimerkiksi kyselyillä, haastatteluilla tai tunnelmamittareilla.
• Rakentamisen prosessi: Varaudu mahdollisiin käyttöönoton jälkeisiin tilamuutoksiin jo hanketta budjetoitaessa.

Voit tehdä muistiinpanot joko käsin tai sähköisesti. Lataa oppaan täytettävä osio alta.