Määrittele muutosprosessin lähtökohdat ja tavoitteet

Tarvitaan myös joukko aktiivisia ihmisiä, jotka muodostavat työryhmiä muutoksen läpiviemiseen. Ryhmien välisestä tiedonkulusta pitää huolehtia. Esimerkkejä mahdollisista työryhmistä:

• ohjausryhmä
• muutosryhmä
• viestintäryhmä
• vastuullisuusryhmä
• muuttoryhmä.

Kutsu työryhmiin edustajia eri organisaatiotasoilta ja henkilöstöryhmistä sekä keskeisistä toiminnoista, kuten ICT:stä, taloushallinnosta ja HR:stä. Yhteistyö työterveyshuollon kanssa auttaa huomioimaan henkilöstön hyvinvoinnin entistä paremmin.

Jotta muutos onnistuu, tulee organisaation johdon asettaa muutokselle strategiset tavoitteet reunaehtoineen ja miettiä keinot niiden saavuttamiseksi. Pelkkä tavoitteiden asettaminen ei riitä, vaan tavoitteista pitää käydä vuoropuhelua henkilöstön kanssa. Tutkimusten mukaan yhteinen ymmärrys tavoitteista ja muutoksen perusteista ennen muutosta voi vaikuttaa henkilöstön tyytyväisyyteen vielä pitkään sen jälkeen, kun uusiin tiloihin on muutettu.

Kun työympäristöä kehitetään, on hyvä pyrkiä ennakoimaan työn muutosta tulevaisuudessa. Näin tilaratkaisut palvelevat työnteon tarpeita pitkään ja kestävästi. Tähän tarvitaan organisaation johdon visiota eli tulevaisuudenkuvaa. Esimerkki: "Painotamme toiminnassamme tulevaisuudessa yhteistyötä ja vuorovaikutteista työnteon tapaa. Tilamme tukevat meille tärkeiden kasvokkaisten kohtaamisten onnistumista, yksilötyön tarpeita ja henkilöstön hyvinvointia."

Ilman johdon asettamaa tavoitetta ja visiota on uhkana, että projekti jää ajelehtimaan, pitkittyy, tulee kalliiksi ja kuormittaa henkilöstöä. Johdon on tärkeää myös ymmärtää, missä vaiheessa päätösten on oltava valmiina. Tavoitteiden asettaminen ja työn vaatimusten selvittely on aloitettava varhain. Niitä tarvitaan, kun perustellaan tilamuutoksen tarpeellisuus, kuvataan alustavasti tarvittavat tilat vaatimuksineen ja arvioidaan kustannuksia. 

Myös meillä Työterveyslaitoksessa on käynnissä oma työympäristömuutos. Kuuntele pääjohtaja Antti Koivulan näkökulmat muutosprosessin lähtökohtien ja tavoitteiden määrittelyyn. Videon kesto on 01:35.

• Aseta työympäristön muutokselle strategiset tavoitteet, visio ja reunaehdot.
• Esittele ja perustele tavoitteet sekä keskustele niistä henkilöstön kanssa.
• Pidä ihminen keskiössä – selvitä eri käyttäjäryhmien ja toimintaprosessien tarpeet jo prosessin alussa.
• Muodosta työryhmät ja huolehdi siitä, että niiden roolit ovat selkeitä.
• Pysy tehdyissä linjauksissa ja perustele, jos ne muuttuvat.
• Rakentamisen prosessi: Määritä tilamuutoksen kustannusraami ja tunnista käytettävissä olevat resurssit sekä osaaminen.

Voit tehdä muistiinpanot joko käsin tai sähköisesti. Lataa oppaan täytettävä osio alta.