Osallista henkilöstöä
Mahdolliset muutokseen liittyvät ”valuviat” voidaan välttää, kun henkilöstöä osallistamalla saadaan aidosti tarpeita vastaavat tilat. Henkilöstön mukanaolo voi myös nopeuttaa uudistusten käyttöönottoa.
Kuuntele tilan käyttäjiä, mutta määrittele selkeästi ja rehellisesti henkilöstön rooli ja vaikutusmahdollisuudet. Viesti myös rajoitteista ja reunaehdoista. Kerro konkreettisesti, miten osallistamisen tuloksia käytetään. Tee yhteenvetoja käyttäjiltä kootusta tiedosta ja heidän ehdotustensa huomioinnista ratkaisuissa. Käy säännöllisesti läpi näitä yhteenvetoja henkilöstön kanssa.
Käyttäjiä voidaan ottaa mukaan muutosprosessiin esimerkiksi näin:
|
Osallistamisen tarve/tavoite |
Käyttäjiltä koottu tieto |
Osallistamisen keinoja |
|
Tiedon, näkemysten ja palautteen kerääminen käyttäjiltä |
Esimerkiksi työn ja toiminnan vaatimukset, eri tavoin työskentelevien työntekijäryhmien tunnistaminen |
Haastattelut, kyselyt, työpajat |
|
Ratkaisujen kommentointi ja kehittäminen |
Esimerkiksi tilaratkaisujen, uusien toimintatapojen ja yhteisten pelisääntöjen ideointi tai arviointi |
Työpajat, ratkaisujen kokeilu tai pilotointi |
|
Tilaratkaisujen esittely henkilöstölle |
|
Infot, visualisoinnit tai mallinnukset tiloista, työmaavierailut, tutustumiskäynti muiden organisaatioiden jo toteutuneisiin tiloihin, mallitilat, materiaalinäytteiden esittely |
Käyttäjien osallistuminen voi olla edustuksellista. Se tarkoittaa, että mukaan pyydetään edustajat kaikista henkilöstöryhmistä, organisaatioyksiköistä ja keskeisistä toiminnoista. Osallistujat voivat tarpeen mukaan olla tietystä yksiköstä tai tiimistä. Myös koko henkilöstö voi osallistua. Usein nämä osallistumistavat vaihtelevat prosessin eri vaiheissa.
Edustuksellisissa ryhmissä tavoitteellinen työskentely ja yksityiskohtaisen tiedon koonti on usein helpompaa, mutta prosessin aikana on tärkeää antaa myös koko henkilöstölle mahdollisuus keskustella, kysyä ja kommentoida. Silloin tavoitetaan myös ne, jotka suhtautuvat muutokseen kielteisesti.
Myös meillä Työterveyslaitoksessa on käynnissä oma työympäristömuutos. Kuuntele, mitä mieltä erityisasiantuntija Maija-Leena Merivirta on henkilöstön osallistamisesta. Videon kesto on 2:48.
Muista ainakin nämä:
- Kerro selkeästi ja perustele henkilöstölle vaikutusmahdollisuudet, reunaehdot ja linjaukset.
- Tuo esille, mihin ratkaisuihin henkilöstö on vaikuttanut ja miten.
- Perustele, miksi tietyt ratkaisut eivät vastaa henkilöstön esittämiä näkemyksiä.
- Kerro selkeästi, mihin asioihin missäkin prosessin vaiheessa voi vaikuttaa ja milloin vaikuttaminen ei ole enää mahdollista ja miksi.
- Muista, että ratkaisujen etsiminen yhdessä keskustellen on usein hedelmällisempää kuin se, että henkilöstö saa ratkaisut annettuina.
- Rakentamisen prosessi: Selvitä ajoissa 1) mitä päätöksiä ja tietoja suunnittelijat tarvitsevat ja milloin 2) milloin muutoksia ei voi enää ennen tilojen valmistumista tehdä.
Täytä vastauksesi oppaan pohdintatehtäviin
Voit tehdä muistiinpanot joko käsin tai sähköisesti. Lataa oppaan täytettävä osio alta.