3. Työpaikan suunnitelma työkuormituksen hallinnasta kriisitilanteen varalle
Työkuormituksen hallintakeinojen käyttö kriisitilanteessa edellyttää työpaikalta valmistautumista. Sen ytimessä on suunnitelma työkuormituksen hallinnasta kriisitilanteessa. Mitä osallistavammin suunnitelma on luotu ja mitä paremmin se on testattu kriisitilanteita harjoiteltaessa, sitä paremmat edellytykset työpaikalla on hyödyntää sitä kriisitilanteessa. On myös tärkeää, että suunnitelma liitetään osaksi muita kriisitilanteiden varalle tehtyjä suunnitelmia, joita ovat esimerkiksi valmius- ja jatkuvuussuunnitelma.
Suunnitelman tekemisen pääperiaatteet
- Johto sitoutuu suunnitelman tuottamiseen ja organisoi tätä toimintaa.
- Eri toimijat ja organisaation tasot tuovat esille toimintansa kannalta keskeiset näkökohdat.
- Suunnitelma tuotetaan osana johtamisen, työterveyden, työsuojelun ja riskinarvioinnin prosesseja ja sen kokoamiseen on johdon nimeämä ryhmä.
- Suunnitelma liitetään osaksi muuta kriisitilanteiden varalle tehtyä suunnittelua.
Suunnitelman sisältö
- Mikä on suunnitelman tarkoitus?
- Ketä suunnitelma koskee?
- Minkälaista tai minkälaisia kriisitilanteita suunnitelma koskee?
- Kuka suunnitelmasta vastaa?
- Kenelle suunnitelmasta tiedotetaan ja miten?
- Miten suunnitelmaa päivitetään?
- Mahdollisimman konkreettiset kuvaukset työpaikan keinoista, joilla työkuormitusta kriisitilanteissa hallitaan. Tarvittaessa keinoja voi kuvata kriisitilanne- ja ammattiryhmäkohtaisesti.
- Ketkä vastaavat mistäkin hallintakeinoista?
Esimerkiksi kuvaukset siitä, ketkä vastaavat kriisitilanteisiin valmistavasta harjoittelusta ja ketkä kriisitilanteen aikaisista henkisen tuen menetelmistä. - Miten hallintakeino sisällytetään osaksi työpaikan toimintaa?
Esimerkiksi kuvaukset siitä, miten kriisitilanteiden harjoittelu sisällytetään osaksi henkilöstökoulutusta ja miten henkisen tuen menetelmät sisällytetään osaksi työpaikan ja työterveyshuollon yhteistyötä.
Ladattava suunnitelmapohja
Suunnitelma koostuu viidestä osiosta:
- Suunnitelman perusrunko eli mitä, kenelle, miten ja milloin?
- Nykytilanteen arviointilomake
- Taulukko 1: Kuvaukset työpaikan käyttämistä työtä muokkaavista hallintakeinoista kriisitilanteen varalle
- Taulukko 2: Kuvaukset työpaikan käyttämistä työntekijöiden voimavaroja vahvistavista hallintakeinoista kriisitilanteen varalle
- Taulukko 3: Työpaikan käyttämät kuormittumisen ja palautumisen arviointimenetelmät
Taulukon 3 täyttämisessä voitte hyödyntää myös alakohtaisia suosituksia työkuormituksen hallintaan ulkoisessa kriisissä. Suositusten liitteessä on kuvattu tarkemmin erilaisia kuormittumisen ja palautumisen arviointimenetelmiä. Suositukset löytyvät Työkuormituksen hallinta ja palautuminen kriisissä -teemasivulta.
