Chefen som stöd för arbetsförmågan

Som chef

• svarar du för enhetens arbetshälsa och arbetarskydd.
• deltar du i att fastställa enhetens mål för arbetshälsa och arbetsförmåga samt därtill hörande mätare.
• håller du ett samtal om tidigt stöd med en arbetstagare när oro uppstår om arbetstagarens arbetsförmåga, deltar i planeringen av nödvändiga åtgärder och följer upp förverkligandet av överenskomna åtgärder.
• stödjer du en arbetstagare med långvarig sjukfrånvaro eller som återvänder från den.
• svarar du för övervakningen av maskinernas, apparaternas och arbetsredskapens kondition samt handledningen av arbetstagarna för användningen av dessa.
• säkerställer du att arbetstagarna får nödvändig information om saker som sker i organisationen.
• kommunicerar och samarbetar du med olika aktörer.

Chefen ska känna till sina arbetstagares arbete och arbetsmiljö samt kan identifiera riskerna som är kopplade till arbetet.  Cheferna utvärderar och förutser risker i relation till den föränderliga verksamhetsmiljön och övervakar att lagar och gemensamt överenskomna verksamhetssätt iakttas. Vid sidan av riskbedömning är det viktigt att identifiera och stärka resursfaktorer. Chefens roll är att skapa förtroende samt en öppen kultur inom den centrala arbetsgemenskapen som värdesätter och bryr sig om andra. Gemensamt överenskomna spelregler och deras efterlevnad främjar jämlikheten i arbetsgemenskapen.

Genom att leda mångfalden svarar cheferna för att alla blir lika hörda och beaktade, oberoende av till exempel ålder, kön, religion eller partiell arbetsförmåga. Med kulturell mångfald syftar man ofta till att personalen består av personer med olika kulturell och språklig bakgrund. Kulturell mångfald är en del av personalens större mångsidighet. Bra inskolning betonas särskilt om den nya arbetstagaren just har flyttat till landet. Då är det bra att introducera arbetstagaren i den finländska arbetskulturen även på en mer allmän nivå. I arbetsgemenskapen är det bra att då och då stanna upp och fundera över hur var och en förhåller dig till seder i olika kulturer och religioner. En öppen diskussion får fördomarna att falna och främjar ett förtroligt klimat.

Det väsentliga är att alla medlemmar i arbetsgemenskapen kan känna att de accepteras och värdesätts som de individer de är och att var och en känner att de är en del av arbetsgemenskapen. Hela organisationen ska ha nolltolerans för diskriminering, osakligt beteende och rasism.

Arbetsplatsen ska ha kommit överens om gemensamma verksamhetsmodeller och praxis som stöd för arbetsförmågan samt olika aktörers roller och ansvar som stöd för ledning av arbetsförmåga. Chefen är arbetsplatsens viktigaste aktör när det gäller att förverkliga verksamhetsmodeller och praxis. (Läs mer om modellen för ledning av arbetsförmåga i avsnittet Ledning av arbetsförmåga – vad och varför?).

Stödfunktionerna för arbetsförmågan kan delas in i tre faser: 

1. Tidigt stöd för arbetsförmågan 
2. Effektiverat stöd för arbetsförmågan 
3. Stöd för återgång till arbetet

Målet med tidigt stöd för arbetsförmågan är att stödja arbetstagarnas arbetsförmåga och förebygga att den försämras. Vid tidigt stöd kan man skilja mellan förebyggande och korrigerande åtgärder. Förebyggande åtgärder stödjer arbetshälsan och arbetsförmågan hos alla arbetstagare på arbetsplatsen. Syftet är att arbetet och arbetsmiljön är så hälsosamma och säkra som möjligt, och att arbetet är smidigt och meningsfullt. Korrigerande åtgärder vidtas när oro uppstått över en arbetstagares arbetsförmåga eller när det redan har konstaterats förändringar i den. Merparten av tidigt stöd ska vara framsyn som en väsentlig del av vardagligt arbete. Detta förverkligas som ett samarbete mellan arbetsplatsens olika aktörer och särskilt du som chef har en central roll. Samarbetet med företagshälsovården är viktigt ända från planeringen av förebyggande åtgärder. 

Syftet med effektiverat stöd är att arbetstagaren ska kunna fortsätta arbeta i situationer där arbetsförmågan redan är begränsad. Då krävs multiprofessionellt samarbete, där speciellt företagshälsovården aktivt deltar.

Syftet med stöd för återgång till arbetet är smidig återgång till arbetet och fortsatt arbete efter en sjukfrånvaro eller någon annan långvarig frånvaro. En viktig del av stödet för återgång till arbete är kontakten till arbetstagaren redan under frånvaron. Med olika metoder för effektiverat stöd kan man förkorta sjukfrånvarons varaktighet och förebygga upprepad lång sjukfrånvaro och permanent arbetsoförmåga. Chefernas roll är central, men ett viktigt stöd kan fås av en samordnare för arbetsförmåga eller en person som utsetts som samordnare för återgång till arbete. 

Identifiering av behovet av stöd för arbetsförmåga

När du känner till arbetstagarnas arbetsmiljö, arbetsuppgifter och tillhörande verktyg, känner du även till vilka faktorer på arbetsplatsen som har en inverkan på arbetstagarens arbetsförmåga. Detta hjälper dig att identifiera behovet av tidigt stöd för arbetsförmågan. Arbetsförmågan kan också påverkas av faktorer som är kopplade till arbetstagarens personliga situation. Det är enklare att lägga märke till behovet av stöd när interaktionen mellan arbetstagaren och chefen är kontinuerlig, öppen och förtrolig. 

 Information om arbetstagarens arbetsförmåga och dess förändringar får du bäst om du har möjlighet till interaktion med arbetstagaren under arbetsdagarna. Det är bra att ta upp frågor om arbetsförmåga även i samband med utvecklingssamtalen.

Till exempel följande saker kan ge upphov till behov av tidig stöd och oro över arbetstagarens ork: 

• Arbetstagaren drar sig tillbaka, är irriterad eller oartig 
• Koncentrationssvårigheter, tankspriddhet, glömska 
• Upprepade förlängda arbetsdagar 

• Tilltagande förseningar 
• Bristande motivation, likgiltighet, oaktsamhet, försummelse av arbetet 
• Försvagad arbetsprestation, försämrad kvalitet på arbetet 
• Att uppträda berusad eller med baksmälla 
• Upprepad eller förlängd sjukfrånvaro 

När du lägger märke till problem med arbetstagarens arbetsförmåga eller produktivitet, diskutera först med arbetstagaren för att utreda situationen 

• Är arbetstagarens arbetsbeskrivning tydlig, och känner arbetstagaren till sin grundläggande uppgift? 
• Har arbetstagaren den kompetens som behövs för uppgiften? 

• Är arbetsmängden lämplig? 
• Har arbetstagaren tillräcklig motivation för sitt eget arbete? 
• Har arbetstagaren tillräcklig funktionsförmåga för att utföra arbetet? 

Det är bra att påminna arbetsgemenskapen om att allas arbetsförmåga varierar, att man inte behöver ha hundraprocentig arbetsförmåga, och att arbetsplatsen även godkänner tillfälliga arbetsarrangemang.

Metoder kopplade till arbetsplatsen och arbetet kan inriktas på själva arbetet, arbetets organisering, stödet som fås i arbetet och utvecklingen av kompetensen, arbetsklimatet, ledarskapet och arbetets anpassningsmöjligheter. Arbetsförmågan stöds genom att man påverkar arbetstagarens hälsa, kompetens, arbetsmotivation och resiliens. Åtgärder som vidtagits på arbetsplatsen för att stödja arbetsförmågan borde utöver individen även riktas till hela arbetsgemenskapen.

Metoder för att stödja arbetsförmågan, deras mål och chefens uppgifter beskrivs i tabellerna nedan.

Förebyggande metoder för att stödja arbetsförmågan

Att främja hälsan och funktionsförmågan

Stödja arbetstagarens hälsosamma och trygga arbets- och levnadsvanor.

Stödjer med sin egen inställning och verksamhet skapandet av en trygg kultur på arbetsplatsen som främjar arbetshälsan.

Metoder för att stödja arbetsförmågan, när det förekommer problem med arbetsförmågan

Med hjälp av fysisk ergonomi planerar och förverkligar man den fysiska arbetsmiljön, arbetsstället, arbetsredskapen och arbetsmetoderna med hänsyn till arbetstagarens anatomiska och fysiologiska egenskaper, och med hjälp av kognitiv ergonomi planeras och förverkligas system, användargränssnitt och informationsrepresentationer med hänsyn till särdragen i människans informationshantering. Den organisatoriska ergonomins metoder används bland annat vid planeringen av personalen, arbetsprocesserna, arbetshelheterna och arbetstidsarrangemangen.

Chefens arbete i stödet för arbetsförmågan styrs av den så kallade 30-60-90-regeln, som grundar sig på uppföljningen av lång eller upprepad sjukfrånvaro och hur man reagerar på detta. Regeln syfte är att intensifiera samarbetet mellan arbetsplatsen, företagshälsovården och arbetstagaren.

Figur 1. Ansvar för 30-60-90 instruktion.

Forskning 

Åtgärderna som riktas mot arbetet har större effekt om de förverkligas i ett tillräckligt tidigt skede innan besvären drar ut på tiden. De mest verksamma åtgärderna vad gäller återgången till arbetet och det stöd åtgärderna erbjuder bör inledas under de 6 första sjukfrånvaroveckorna. När arbetsförmågan är försämrad, överväger chefen olika alternativ för hur arbetet kan utföras och utnyttjar olika former av stöd för arbetsförmågan.

Man har kunnat påverka återgången till arbetet särskilt hos arbetstagare som lider av mental ohälsa genom att hålla kontakt med arbetstagaren under sjukfrånvaron. När sjukfrånvaron inleds är det också bra att komma överens med arbetstagaren om hur ni håller kontakt under frånvaron. Arbetstagaren ska också ges information om processen kring återgången till arbetet.

Att utse en person som samordnar återgången till arbetet har konstaterats vara en effektiv åtgärd som stödjer arbetsförmågan och återgången till arbetet. Många organisationer har redan en samordnare för arbetsförmågan som även stödjer cheferna i frågor kring stöd för arbetsförmågan.

 Att anpassa arbetet är effektivt speciellt om arbetstagaren har en skada, en sjukdom i stöd- och rörelseorganen eller en psykisk störning. Anpassning av arbetet har visat sig ha en positiv inverkan på organisationens ekonomi genom att minska kostnaderna för sjukfrånvaro och invalidpension. Förändringarna kan vara antingen tillfälliga eller permanenta. 

Figur 2. Metoder för anpassning av arbete.

Som chef är det din uppgift att aktivt följa upp såväl enskilda arbetstagares som hela arbetsgemenskapens arbetshälsa och arbetsförmåga. Om du dagligen är fysiskt närvarande i arbetstagarnas vardag är det enklare att lägga märke till förändringar i arbetsförmågan, än i situationer där arbetstagaren arbetar på olika verksamhetsställen eller kontinuerligt i olika arbetsskift. I idealfall vågar arbetstagaren själv ta upp frågan med chefen om det förekommer utmaningar med arbetsförmågan, kompetensen eller motivationen. På chefens initiativ är det bra att regelbundet ta upp arbetshälsa och arbetsförmåga åtminstone under utvecklingssamtalen. Det är viktigt att samla in förebyggande information även från resurser för arbetsförmåga.

Mätare för ledning genom information

En mätare som ska följas upp mer sällan, vanligtvis en gång per år, är arbetshälsoundersökningen. Mätare som genomförs och följs upp oftare är däremot olika stämningsmätare och till exempel test gällande arbetsengagemang. Utgående från enkäternas resultat fastställs mål för utveckling av arbetshälsan, konkreta åtgärder planeras och följs upp.

På större arbetsplatser finns ofta ett uppföljningssystem för sjukfrånvaro och långvarig eller upprepad frånvaro. Systemet alarmerar chefen och ger instruktioner om åtgärder när på förhand överenskomna gränsvärden överskrids. Information om sjukfrånvaro och relaterade åtgärder lagras också i systemet. I bästa fall får aktörerna som deltar i ledning av arbetsförmåga på arbetsplatsen och företagshälsovården information i realtid och kan snabbt ingripa i avvikelser.

Sjukfrånvarons längd och antal, antalet invalidpensioner och partiell invalidpension och antalet olyckor är kvantitativa nyckeltal som följs upp av cheferna. Däremot kan uppföljningen av förebyggande och kvalitativa mätare förbli knapp, fastän man med deras hjälp skulle kunna få viktig information om processerna kring ledning av arbetsförmåga och deras effekt samt bakgrundsinformation till exempel om faktorer i anslutning till sjukfrånvaro. Läs mer om ledning genom information och mätare i avsnittet Strategisk ledning av arbetsförmåga för ledningen.

Arbetsförmågans stödprocesser förutsätter ett gott samarbete mellan olika aktörer. Öppen, konsekvent och tydlig kommunikation i rätt tid är avgörande för ett fungerande samarbete. Chefens viktigaste samarbetspartner i de olika stödfaserna är personaladministrationen, övriga chefer och företagshälsovården.

Personaladministrationen har en central roll i att samordna ärenden som gäller arbetsförmåga och ordna utbildningar för chefer i hanteringen av arbetsförmåga. Ifall organisationen har anställt en samordnare för arbetsförmåga eller motsvarande, har han eller hon ofta placerats i personaladministrationen. Yrkeskunskapen hos samordnare för arbetsförmåga inkluderar bland annat kännedom om servicesystemet för stöd för arbetsförmåga, och vad som lönar sig att utnyttja när man funderar över lösningar som ska stödja arbetstagarens fortsatta arbete. En personalrepresentant kan också delta på nätverksmötena.

Man kan bland annat dela med sig av metoder som konstaterats fungera till andra chefer. Forum för kamratstöd är till exempel regelbundna morgonmöten och informationstillfällen för chefer samt mer inofficiella forum, såsom chefchattar.

Samarbete med företagshälsovården

Företagshälsovården är en viktig samarbetspartner i stödet av arbetsförmåga. Regelbunden och dubbelriktad kommunikation är en förutsättning för gott samarbete: Företagshälsovården får information om arbetstagare, arbetet och arbetsförhållanden via chefen, och chefen får information om arbetets och arbetsförhållandenas hälsorelaterade effekter från företagshälsovården. Företagshälsovården samlar in information om arbetet och arbetsförhållandena bland annat genom arbetsplatsutredningar, och i samband med dessa fungerar chefen som en central informationskälla. Företagshälsovården utarbetar en rapport om arbetsplatsutredningen med åtgärdsförslag och håller ett responsmöte på arbetsplatsen. På responsmötet ger företagshälsovården information, rådgivning och handledning till chefer och arbetstagare. Det är också bra att tillsammans vidareutveckla åtgärdsförslagen.    

Som chef har du möjlighet att kontakta företagshälsovården när du behöver stöd och hjälp med att stödja antingen en enskild arbetstagares eller hela arbetsgemenskapens arbetsförmåga. Ett sömlöst samarbete med låg tröskel redan innan problemen uppstår är det bästa förebyggande stödet för arbetstagarna och hela arbetsgemenskapen. På nätverksmötet och i situationer där arbetet anpassas på arbetsplatsen behövs både företagshälsovårdens och chefens expertis. Företagshälsovården kan också hjälpa cheferna att tolka en helhetsbild av sjukfrånvaro.  

Hur uppstår arbetsförmåga (hälsa, kompetens, motivation)? Vid vilket av dessa delområden fäster vi mest uppmärksamhet i enheten? Har man försummat något delområde? Vad skulle vi kunna göra ännu bättre?

Vilka faktorer i vårt arbete och i arbetsmiljön stärker arbetsförmågan, dvs. är arbetets resursfaktorer? Hur skulle man kunna stärka dem ytterligare? Hur stödjer vi konkret varandras arbetsförmåga inom enheten? Vad skulle vi kunna göra ännu bättre?

Hur beaktar vi mångsidighet i vår enhet? Hur väl kan var och en uppleva att de accepteras och uppskattas som individer och känna att de tillhör arbetsgemenskapen? Vad skulle vi kunna göra ännu bättre?

Arbetsförmågan varierar under arbetskarriären och även under arbetsdagarna. Hurudana tillfälliga arrangemang som underlättar arbetet använder vi? Vad skulle vi utöver dessa kunna göra? Hur skulle vi kunna främja arrangemangens framgång? 

Hur behandlar vi resultat från arbetshälsoundersökningar och motsvarande inom enheten? Och resultat från arbetsplatsutredningar? Använder vi dem för att sätta upp egna mål för enheten, planerar vi konkreta åtgärder och följer vi upp hur de förverkligas? Vad skulle vi kunna göra ännu bättre?