Personaladministrationen som stöd för ledning av arbetsförmåga

Som expert inom personaladministration

• upprätthåller och utvecklar du verksamhetsmodeller och processer för ledning av arbetsförmåga tillsammans med ledningen, cheferna och arbetarskyddet.
• stödjer du ledningens, chefernas och arbetarskyddets kompetens inom ledning av arbetsförmåga.
• deltar du i utredningen och utvecklingen av personalens kompetensbehov.
• samlar du in, följer upp och tolkar information om personalens hälsa och arbetsförmåga samt arbetsplatsens hälsosamhet och säkerhet som stöd för beslutsfattandet.
• samarbetar du med olika aktörer i verksamhet som främjar, upprätthåller och återställer arbetsförmågan.

HR som strategisk partner

HR fungerar som samordnare av ledning av arbetsförmåga inom organisationen. HR är ledningens strategiska partner som ansvarar för definierandet av målen kring arbetshälsan, arbetsförmågan och arbetarskyddet hos organisationens personal och verkställandet och uppföljningen av gemensamma verksamhetsmodeller. HR upprätthåller, utvecklar och implementerar verksamhetsmodeller och processer för ledning av arbetsförmåga i samarbete med andra aktörer samt utvärderar deras förverkligande. HR stödjer ledningens och chefernas kompetens kring ledning av arbetsförmåga genom olika utbildningar, informationstillfällen och instruktioner, samt ser till att nödvändig information lätt kan hittas till exempel i Intranet.

HR stödjer hela personalens arbetsförmåga

HR planerar, vägleder och samordnar verksamhet som stödjer personalens arbetsförmåga. I praktiken deltar HR i rekrytering och inskolning, vid behov som stöd för chefen och arbetstagaren på nätverksmöten samt i utvecklingen av en arbetsmiljö som främjar och upprätthåller hälsan. HR har en viktig roll i uppföljningen, upprätthållandet och utvecklingen av personalens kompetens.

HR hjälper arbetstagare, chefer och ledningen att lösa utmaningar kring arbetsförmågan. Detta kan innebära att man försöker hitta sätt att möjliggöra återgång till arbete eller fortsatt arbete, till exempel genom att anpassa arbetet, arbetsprövning och/eller omplacering.

Samordnaren för arbetsförmåga hjälper när arbetsförmågan har försämrats

I vissa organisationer finns en samordnare för arbetsförmåga, en person med utbildning för uppgiften och som känner till arbetslivets och rehabiliteringens metoder och servicesystem. Samordnaren för arbetsförmåga stärker samarbetet mellan flera aktörer samt säkerställer kommunikationen i de olika stadierna av stödprocessen. Därutöver fungerar samordnaren för arbetsförmåga som stöd och motiverare för arbetstagaren till exempel vid återgång till arbetet efter en lång sjukfrånvaro.

HR:s uppgifter inom ledning genom information är varierande: HR samlar in information om arbetsförmåga och arbetsoförmåga från olika källor, följer upp och analyserar den och skapar en lägesbild utgående från informationen. Sådan information är till exempel arbetshälsoundersökningar, personalomsättning, personalens kompetens, antalet samtal om tidigt stöd, sjukfrånvaro, invalidpensioner och olycksfall. Informationen behövs på organisationens olika nivåer för att utveckla och utvärdera verksamheten och som stöd för beslutsfattandet. Årsklockan för ledning av arbetsförmåga är ett bra verktyg för ledning genom information.

En expert inom HR är ofta representant för arbetsplatsen i företagshälsovårdssamarbetet. HR:s uppgift är till exempel att delta i utarbetandet av företagshälsovårdens verksamhetsplan. Grunden till verksamhetsplanen är organisationens strategiska mål, behoven utgående från arbetsplatsens omständigheter och tillsammans överenskomna åtgärder. Verksamhetsplanen ska tydligt beskriva arbetsplatsens och företagshälsovårdens ansvar och uppgifter.

Ett fungerande företagshälsovårdssamarbete förutsätter att arbetsplatsen och företagshälsovården känner till och samordnar sina stödprocesser för arbetsförmåga. Detta stödjer smidig kommunikation, stödåtgärder i rätt tid och uppfyllande av båda parternas förväntningar.

HR följer upp och utvärderar verksamhetsplanens förverkligande tillsammans med företagshälsovårdens representanter. På gemensamma möten går man igenom bland annat uppgifter som företagshälsovården har samlat in och aktuella händelser på arbetsplatsen. Smidigt samarbete gör det möjligt att vara förutseende och reagera snabbt i förändringssituationer.

Företagshälsovårdssamarbetet kan planeras och åtgärder inriktas i enlighet med organisationens årsklocka.

Övrigt samarbete

HR samarbetar med organisationens alla aktörer och främjar samarbetet mellan aktörerna. Det lönar sig att utarbeta tydliga verksamhetsmodeller för samarbete på arbetsplatsen, så att samarbetet inte är bundet till individer. Detta är viktigt särskilt i förändringssituationer när samarbete som grundar sig enbart på personliga relationer kan försämras.

Har man identifierat organisationens behov och tagit tillräcklig hänsyn till dessa när man utarbetat företagshälsovårdens verksamhetsplan? Hur kan det ömsesidiga samarbetet utvecklas?

Hur ofta och på vilka sätt följer HR och företagshälsovården tillsammans upp hur väl företagshälsovårdens verksamhetsplan förverkligas?

HR:s roll

Hur väl fungerar ledningens och HR:s strategiska partnerskap just nu inom organisationen? Hur utnyttjar ledningen HR till exempel som producent och tolk av information samt aktör som föreslår åtgärder? Hur kan HR vid behov stärka denna sin roll i organisationen? 

 Ledning genom information

Hurudana fungerande metoder för ledning genom information har HR redan, vilka nya metoder behövs? Hur mycket kombinerar HR till exempel data man fått med olika mätare, analyserar och tolkar denna data utöver att endast sammanställa och rapportera data? Hurudant stöd (till exempel kompetens, tid, redskap) behöver HR för mångsidig ledning genom information? Använder man redan en årsklocka för ledning av arbetsförmåga? Samlar man in förebyggande information även om resurser för arbetsförmåga? 

 Samarbete

Hurudant är det nuvarande företagshälsovårdssamarbetet enligt er? Har man identifierat organisationens behov och tagit tillräcklig hänsyn till dessa när man utarbetat företagshälsovårdens verksamhetsplan? Hur kan det ömsesidiga samarbetet utvecklas? Hur ofta och på vilka sätt följer HR och företagshälsovården tillsammans upp hur väl företagshälsovårdens verksamhetsplan förverkligas?