5. Skeden och roller inom anpassning av arbete
Skeden inom anpassning av arbete
På arbetsplatsen kan initiativet till anpassningen komma från den anställda själv, från företagshälsovården eller från chefen. I vissa situationer kan chefen också av arbetsgemenskapen få kännedom om oro över att en anställd ska klara sig i arbetet.
Anpassning av arbetet underlättas om man deklarerat på arbetsplatsen att allas arbetsförmåga stöds, individuella situationer beaktas och återgången till arbete efter sjukfrånvaro uppmuntras. En av de grundläggande uppgifterna för chefen på din arbetsplats är att anpassa arbetet, på samma sätt som att komma överens om arbetsskift eller semestrar, eller till exempel skola in en ny person.
Identifiering av belastningsfaktorer
Det är arbetsgivarens skyldighet enligt lag att identifiera en situation där arbetsrelaterade faktorer bidrar till att arbetstagarens hälsa försämras. Faktorer kan till exempel vara att personen upplevt våld vid utförande av arbetsuppgifter eller att arbetsuppgifter har anhopats över en lång tidsperiod.
På arbetsplatsen måste dessa situationer hanteras genom konkreta anpassningar av arbetet. Det är inte alltid möjligt att identifiera belastande arbetssituationer eller arbetsprocesser, men den anställda tjänar på att den totala belastningen minskar.
Kartläggningen av risker på arbetsplatsen och arbetsplatsutredningen som utförs av företagshälsovården ger användbar information om belastningsfaktorer som gäller arbetsuppgifterna.
Identifiera följande belastningsfaktorer som gäller arbetets organisering och innehåll på din arbetsplats. De kan vara skadliga för hälsan om de får förekomma en längre tid eller vara extrema:
Identifiera på arbetsplatsen följande sociala belastningsfaktorer som är skadliga för hälsan om de får förekomma en längre tid eller vara extrema:
Identifiering av resursfaktorer
Anpassning av arbete handlar inte bara om att identifiera och eliminera riskfaktorer. Det handlar också om att identifiera och stödja arbetets meningsfullhet och öka utmaningar som är lämpliga för den anställda. Genom att identifiera resursfaktorer relaterade till arbetsuppgifterna på din arbetsplats, deras organisation, växelverkan med arbetsgemenskapen och organisationen, och genom att investera i detta kan man stärka resultaten av anpassningen av arbetet.
Stöd från företagshälsovården
Det arbete som stödjer arbetsförmågan utförs i bästa fall i samarbete mellan den anställda, chefen, eventuellt HR och förtroendemannen, samt företagshälsovården. Om verksamhetsmodellerna är etablerade kan arbetet anpassas på din arbetsplats utan stöd från företagshälsovården. Nätverksmöte om anpassning av arbete ordnas genom gemensamt avtal mellan arbetstagaren och arbetsledaren.
När du förbereder dig för ett möte är det bra att komma ihåg:
- Vårdpersonal kan inte lämna ut information om en anställds hälsa till tredje part (även chefer) utan den anställdas tillstånd.
- Uppgifter om den anställdas hälsotillstånd behandlas endast med den anställdas samtycke.
- Samtliga deltagare i mötet är bundna av tystnadsplikt avseende information om den anställdas hälsotillstånd.
- Anpassningen gäller arbetet och man behöver inte behandla individuella hälsouppgifter.
I samband med anpassning av arbetet kan man komma överens om att ändra anställningsavtalet. Till exempel kan en förkortning av arbetstiden, en mindre krävande arbetsbeskrivning och att avstå från chefsansvar påverka inkomsterna från arbetet. Det är bra att arbetsgivaren och den anställda diskuterar dessa frågor så tidigt som möjligt så att villkoren gällande anpassningen eller lindringen av arbetet blir tydliga för alla.
- Anpassningen av arbetet kan innebära att en del av lönen ersätts med socialförsäkrings- eller rehabiliteringsförmåner.
- I vissa kollektivavtal definieras ersättande arbete, vilket innebär att en anställd tillfälligt flyttas till ett annat arbete om hans eller hennes hälsotillstånd hindrar honom eller henne från att utföra sina normala uppgifter och den anställda anses behöva sjukfrånvaro från sitt normala arbete.
- Arbetsgivaren och arbetstagaren kan komma överens om det ersättande arbetet. Lagen innehåller inga bestämmelser om ersättande arbete.
Frågor som ska diskuteras på nätverksmötet
- Den anställdas arbetsförmåga i förhållande till arbetsuppgifterna
- Den anställdas egen bedömning av arbetsförmågan, företagshälsovårdens utredningar och bedömningar, chefens åsikt
- Omständigheter som särskilt belastar den anställda i arbetet och anpassningslösningar
- Åtgärder för anpassning av arbetet, ansvariga personer och anpassningens varaktighet
- Potentiella effekter av anpassningen på arbetstiden och lönen och anpassningen av eventuella (rehabiliterings)förmåner med lönen
- Provperiod och uppföljningsmötet som hålls därefter
- Preliminär reservplan om åtgärderna för anpassning av arbetet inte är till hjälp
Rollen för olika aktörer vid anpassning av arbete
Arbetsplatsens ledning
Arbetsplatsledningens uppgifter omfattar att definiera arbetsplatsens strategi och mål . Som en del av detta arbete måste ledningen av arbetsförmågan beaktas. Vilka kompetenser behövs på arbetsplatsen för att uppnå målen och hur kan kompetensen stärkas? Hur påverkar anpassningen arbetssituationen för olika anställda och finns det belastningsfaktorer som hotar förmågan att klara sig i arbetet?
Ledningens roll är att
- ansvara för säkra och hälsosamma arbetsförhållanden
- fastställa visioner, strategier och mål för arbetsplatsen och se till att de anställda kan klara av de utmaningar de står inför
- leda arbetsförmågan enligt strategin och ta hänsyn till möjligheterna på arbetsplatsen
- bedöma arbetsförmågan med indikatorer som är lämpliga med tanke på arbetsplatsens mål
- förhandla med samarbetspartner, såsom företagshälsovården, samordnare av arbetsförmågan eller arbetspensionsanstalterna, för att stödja arbetsförmågan.
Chef
Den närmaste chefens roll är avgörande för att arbetet ska kunna anpassas. Chefen undersöker hur arbetet förlöper och tar vid behov itu med problemen med utförandet av arbetet med hjälp av metoder för tidigt stöd. Chefen måste ta hänsyn till att han/hon inte får avslöja omständigheter som rör den anställdas hälsotillstånd, såsom orsaken till frånvaron för arbetsgemenskapen, om inte detta är den anställdas önskan. Om så önskas kan den närmaste chefen få stöd för planering av anpassningen av arbetet från företagshälsovården. Dessutom kan chefen få stöd från exempelvis arbetarskyddschefen, samordnaren för arbetsförmågan eller personaladministrationen.
Chefens roll är att
- observera förändringar i de anställdas arbetsförmåga och ta upp frågan med den anställda vid behov
- uppmana anställda att kontakta företagshälsovården på ett tydligt sätt i frågor angående hälsan
- hålla kontakt med den anställda under en eventuell sjukfrånvaro
- genomföra praktiska arrangemang för anpassning av arbetet, arbetslokaler och utrustning
- vid behov ordna inskolning, till exempel efter lång tids frånvaro.
Dessutom ska chefen ansvara för
Tips till chefen
Hur bemöter jag en anställd efter en lång sjukfrånvaro och vad kan jag säga? En anställd som återvänder från sjukfrånvaro kan vara nervös för hur han/hon behandlas på arbetsplatsen. Situationen kan också vara ny och förvirrande för chefen. Tips till stöd för chefen:
- Säkerställa inskolningen i de anpassade arbetsuppgifterna eller, efter en lång sjukfrånvaro, i då aktuella arbetsuppgifter
- Naturlighet och empati räcker – situationen kräver inte särskild expertis
- Välkomna den anställda och visa att du är glad att ha honom eller henne tillbaka. ”Välkommen tillbaka på jobb! Jag är glad att du är tillbaka.”
- Fråga, anta inte. – ”Vad tycker du om att vara tillbaka på jobbet?”, ”Är du orolig för något när du börjat jobba igen?”, ”Vill du att jag ska berätta för de andra anställda?”, ”Hur kan jag som chef bäst hjälpa dig med att börja jobba på nytt?”
- Stöd arbetet med tanke på både arbetet och den anställdas behov – ”Vi håller redan på att planera organiseringen av ditt arbete när du kommer tillbaka till arbetet”, ”Har du haft tid att tänka på det? Vad tycker du om de planerade arbetsuppgifterna, arbetsmängden och arbetsarrangemangen för närvarande?”
- Berätta att du är tillgänglig – ”Du kan kontakta mig när som helst, så kan vi tänka igenom sakerna tillsammans.”
I arbetsgemenskapen sker ofta flera förändringar när en anställds arbete anpassas. Om en anställds arbete lindras måste organisationen av det arbete som inte utförs ordnas. Detta kan leda till upplevelser av orättvisa eller till och med avund i arbetsgemenskapen. Å andra sidan kan det vid anpassningen av arbetet komma förslag på förbättringar som passar alla. En situation där alla alltid utför lika mycket arbete är inte alltid möjlig. Det är viktigt att alla anställdas individuella situation behandlas enligt samma rättvisa process. Arbetet ska ordnas så att ingen överbelastas.
Arbetskamrater
En arbetskamrats återkomst från sjukfrånvaron kan vara nervöst för såväl honom eller henne och de andra anställda. Hur ska man ta emot en arbetskamrat som återvänder från en lång sjukfrånvaro och vad är lämpligt att säga?
Tips till arbetskamraterna
- Var ditt naturliga jag, det är allt som krävs. Ta emot den anställda på samma sätt som du själv skulle vilja bli bemött om du ställdes inför en liknande situation.
- Var uppmärksam på din arbetskamrats återkomst och välkomna honom eller henne – ”Roligt att du är tillbaka på jobbet!”. Det finns dock inget behov av att göra det till något större nummer.
- Be arbetskamraten att följa med på lunch eller kaffe.
- Erbjud din hjälp med arbetsuppgifterna – ”Om du känner att saker har förändrats eller att det helt enkelt bara är svårt att komma igång med arbetet i början, kan vi se och fundera kring det tillsammans.”
- Berätta om eventuella förändringar i arbetsinnehållet, verktyg, arbetsmetoder eller arbetsfördelning ur de anställdas synvinkel.
- Erbjud att följa med på samtal med chefen om arbetskamraten har frågor som kräver chefens ställningstagande eller hjälp.
Företagshälsovård
Företagshälsovårdens specialkompetens vid anpassning av arbetet är att bedöma arbetsförmågan: bedömning av arbetsbelastningen samt förståelse för sambandet mellan arbetsbelastning och hälsan. Företagshälsovården ger en medicinsk grund, men det är arbetsgivaren som planerar och genomför arbetsuppgifterna (direktionsrätt). Företagshälsovården (företagsläkare, företagshälsovårdare eller företagspsykolog) kan vid behov fungera som samordnare vd anpassning av arbetet.
Företagspsykologer har expertis i att bedöma arbetets psykologiska och sociala belastning. Vid behov kan psykologens undersökning användas för att bestämma den anställdas kognitiva och sociala förmåga. Om de kognitiva symtomen är centrala för psykiska störning hos den anställda eller om kraven på databehandling är höga, kan en neuropsykolog konsulteras som stöd för anpassningen av arbetet.
Istället för företagshälsovården kan arbetstagarens huvudsakliga vårdkontakt också vara vid en psykiatrisk poliklinik inom den specialiserade hälsovården eller primärvården. I detta fall kan vårdpersonalen, till exempel en psykiater, delta i samrådet om den anställda så önskar. Företagshälsovården kan också i detta fall spela en samordnande roll. Dessutom kan samordnaren för arbetsförmågan eller personalrepresentanten fungera som stöd vid anpassning av arbetet.
- Personalrepresentanten kan fungera som stödperson på nätverksmöten om den anställda så önskar. Personalrepresentanten omfattas av samma sekretessplikt som övriga deltagare på nätverksmötet.
- Samordnaren för arbetsförmågan är expert på arbetslivet, rehabilitering och servicesystem. Stora arbetsplatser kan ha egen samordnare av arbetsförmågan. Den expertis som samordnaren av arbetsförmågan medför kan vara till hjälp när man anpassar arbetet, byter arbetsuppgifter inom organisationen eller söker ett helt nytt jobb.
Syftet är att främja samarbetet mellan företagshälsovården och arbetsgivaren i att bedöma arbetsförmågan enligt den så kallade 30-60-90-regeln. När sjukfrånvaron har pågått i 30 dagar är arbetsgivaren skyldig att anmäla sjukfrånvaron till företagshälsovården. Vid 60 dagar ska rehabiliteringsbehovet utredas och vid 90 dagar den återstående arbetsförmågan.
Att reflektera över
Genomförande av anpassning av arbete
Försök minnas en situation där en psykisk störning påverkade den anställdas arbetsförmåga. Reflektera över följande frågor och försök hitta de mest konkreta svaren. De vägleder valet av sättet på vilket arbetet kan anpassas. Uppgiften fortsätter i nästa avsnitt.
- Vilken typ av olägenhet upplevde den anställda av den psykiska störningen eller symtomet?
- Hur påverkade den upplevda olägenheten den anställdas arbetsförmåga? På vilket sätt framgick det?
- Vilka arbetsuppgifter eller delar av dem påverkades av den olägenhet den anställda upplevde?
Strukturera exemplet via processen Skeden inom anpassning av arbete:
- Hur skulle arbetsbelastningsfaktorerna kunna identifieras på din arbetsplats?
- Hur skulle resursfaktorerna kunna identifieras på din arbetsplats?
- Vilka alternativ har din arbetsplats för att anpassa arbetet för anställda i olika medarbetargrupper?
- Skulle du ha behövt utbildning eller handledning för att genomföra processen? Vilka är alternativen på din arbetsplats för att få handledning?